Schvalování dokladů

Základní popis

Modul umožňuje schvalování důležitých dokumentů stejně jako účetních dokladů podle připravených schvalovacích scénářů. Systém sleduje, kdo a co má aktuálně schvalovat a v jakém stavu schválení se daný doklad nachází. Zobrazuje také historii schvalovacího procesu. Schvalovací procesy je možné analyzovat a vyhodnocovat včetně sledování důvodů neschválení. Doklad je možné nejen schválit nebo zamítnout, ale také vrátit k doplnění. Požadavky na schválení se v agendě kumulují z celého systému. Při rozdělování schvalovacích kompetencí jednotlivým pracovníkům firmy je možné zohlednit systém rolí definovaný v IS, včetně hierarchie podřízenosti.

Přínosy pro uživatele

• schvalovatel si velmi rychle zobrazí „své“ požadavky ke schválení a v agendě je rovnou vyřídí
• pracovník čekající na schválení dokladu může snadno sledovat postup schvalování
• jednotlivé kroky schvalovacího scénáře je možné členit do skupin nebo vícestupňových kroků podle definovaného pořadí
• schvalovací kroky pro jednotlivé schvalovatele je možné podmínit vyhodnocením položek schvalovaného nebo navázaného dokladu (např. schvalovat, jen když je částka větší než …)
• snadná kontrola řešení požadavků na schválení u podřízených pracovníků
• u vybraných dokladů, jako například nabídky vydané, způsobí schválení automatický posun do dalšího kroku v definovaném procesu dokladu
• jednoduchá možnost zastoupení schvalovatele v rámci zastupitelnosti rolí

Funkce a vlastnosti

• na schvalovaném dokladu je k dispozici kompletní přehled postupu schvalování jednotlivých schvalovatelů, včetně zobrazení komentářů
• jako podmínky pro jednotlivé kroky schvalovacího scénáře lze definovat i složité kombinace a výrazy
• požadavky na schválení obsahují informace o zadavateli požadavku a stavu schvalovacího procesu
• k dispozici je zápis komentáře ke schválení, zamítnutí nebo vrácení k přepracování
• selektivní možnost povolení oprav ve schválených dokladech nebo zamítnutých dokladech
• oprava schváleného dokladu (je-li povolena) vyvolá spuštění nového schvalovacího procesu