Jak vybírat informační systém?

Jak vybrat informační systém - ilustrace

Jaká je vlastně role informačního systému ve společnosti? Obecně se dá říci, že v každé firmě je IS nástrojem, který má zefektivnit práci. V každém provozu však bude sloužit v jiných podmínkách a v konkrétních krocích jinému účelu. Jak ale zvolit to nejlepší řešení pro vaši firmu?

Každý níže uvedený bod popisuje důležité mezníky, které by zájemce o ERP měl dopředu znát a měl by vědět, jak se jeho dodavatel k problematice staví.

Identifikace potřeb

Jak to funguje u ABRY

Pro zájemce vytváříme tzv. Specifikaci. V ní dáváme dohromady podrobné informace o klientovi, doporučujeme, jaké části ERP systému nasadit, jakým způsobem systém co nejefektivněji využít a zjišťujeme rozsah zakázkových aplikací. Zkrátka, šijeme ABRU klientovi na míru.

Popis toho, co potřebuje a popis specifikace výsledků, které si představuje, je práce zadavatele - budoucího uživatele informačního systému. Bez předchozích zkušeností je to však poměrně složitá úloha. Dodavatel IS by měl být schopen pomoci a následně přijít s vlastní sumarizací a návrhem řešení.

V prvním kroku je potřeba popsat děje, které ve firmě probíhají. Zjistit, jaké informace evidují jednotlivá oddělení, jak probíhá jejich předávání, kde jsou úzká místa. Vytvoří se pracovní model, do kterého informační systém zapadne.

ABRA na trhu působí již více než dvacet let. Zejména při návrhu dodávky nového řešení čerpá ze svých zkušeností, nabízí nejen software, ale také know-how.

S.A.F.E. implementační metodologie ABRY

Léta zkušeností nám umožnila vyvinout metodologii implementace systému S.A.F.E. Jejím cílem je hladký a bezpečný přechod na nový systém s co nejmenšími nároky na čas a náklady. Na základě výše zmiňované Specifikace vytvoříme přesný plán prací, který obsáhne všechny budoucí náklady a nenechá prostor pro "neviditelné" vícenáklady.

Nasazení systému

Jak probíhá zavedení nového systému? Jak zabezpečit svá data při jejich převodu?

Dodavatel IS musí být schopen zabezpečit implementaci systému s minimálními riziky. Ač je zavedení IS velmi náročný proces, nesmí žádným způsobem ohrozit data klienta. Na jeho konci by měla být společnost s plně funkčním informačním systémem a vyškolenými uživateli, kteří ho umějí využívat bez dohledu dodavatele. V rámci implementace by měl dodavatel zajistit instalaci software, jeho nastavení a testování klíčových procesů, které ověří správné nasazení systému.

ABRA a uživatelská školení

Uživatelská školení vás naučí pracovat se všemi základními agendami systému. Jsou k dispozici zdarma. Ale jen těmito školeními vzdělávací služby ABRA Software nekončí, víme, jak dokáže správná práce se systémem zefektivnit provoz celé společnosti a nabízíme proto rozsáhlá školení na téma přizpůsobení a správy systému. Pro firmy, které se chtějí prostřednictvím informačního systému posunout o velký kus dál, je připravená ABRA Akademie a rozsáhlý kurz Správce ERP systému, který těží z dlouholetých zkušeností pracovníků ABRY.

Práce se systémem a jeho správa

Kolik lidí bude se systémem pracovat? Jak zajistit vyškolení obsluhy? Vyplatí se správce systému vlastní nebo z řad dodavatele? Jaké jsou podmínky technické podpory?

Uživatel informačního systému by měl být seznámen s nejpřímější cestou zpracování pracovního úkolu v systému. Promyslete, co mají vaši zaměstnanci umět, a zjistěte si, jaká školení dodavatel IS nabízí. Vyzkoušejte si, na kolik je systém intuitivní a prověřte si, zda-li je možné ovládání přizpůsobit vašim potřebám. Kurzy zaměřené na osvojení ovládání systému patří ke každé instalaci a jsou u ABRA Software zdarma. Podle velikosti a dalších specifik vaší firmy se vám může vyplatit vyškolit si správce informačního systému z vlastních řad, který bude schopen základních i složitějších změn v konfiguraci systému bez (placeného) zásahu dodavatele. Průběžné přizpůsobování systému může zvedat efektivitu procesů o desítky procent, proto se úzká spolupráce dodavatele, firmy a správce systému z té či oné strany opravdu vyplatí.

ABRA roste s vámi

ABRA vyvíjí informační systémy v ucelené řadě ABRA Gx, na jejímž vrcholu stojí ERP systémy ABRA G4 a ABRA G3. Příslušnost k jedné rodině umožňuje velmi snadný přechod mezi jednotlivými produkty v rámci celé produktové řady. V takovém případě je zachována logika ovládání a uspořádání systému. ABRA G3, G2 a G1 navíc využívají stejnou databázovou technologii, což zaručuje nejsnadnější možný přestup na vyšší verzi. Příjemným bonusem pro uživatele menších systémů je, že obsahují funkce a možnosti, které jsou jiných výrobců dostupné pouze u systémů vyšších řad.

Myslete na rozvoj

Plánujete rozšiřovat firmu? Budete zavádět nové pracovní postupy? Jak snadno se v systému dají realizovat funkční změny? Umožňuje systém plynule růst?

Firma je živý organismus, který podléhá přirozenému vývoji. To přináší potřebu v rámci IS využívat nové funkce či agendy. Určitě přemýšlíte, kde byste chtěli vidět svojí firmu za pět let a co bude potřeba k tomu, aby její růst byl do té doby plynulý. Informační systém by měl mít schopnost růst s vaší firmou, a to jak průběžně, pomocí zařazení nových funkcí nebo celých modulů, tak i možnostmi přechodu na vyšší verzi systému. Při výběru IS je pohled do budoucnosti správným úhlem pohledu. Sami určitě cítíte, jak náročný je přechod na nový systém a tato náročnost poroste s vaší firmou. Proto už teď vybírejte software tak, aby vám umožnil růst s co nejmenšími nároky na transfer dat, změny datových struktur a hlavně zaškolení zaměstnanců.

A jak to všechno zvládnout?

Nečeká se od vás, že se stanete odborníkem na ERP systémy, vaše práce je být odborníkem na vaši firmu. Se všemi fázemi výběru, implementace IS a výše popsanými problémy vám pomůže buď dodavatel systému, nebo specializovaná agentura. Dodavatel již při výběru IS musí deklarovat, že je schopen naplnit své závazky a musí umět zodpovědět každou otázku uživatele. Dbejte na to, aby předem vypočtené a dohodnuté náklady na zavedení systému odpovídaly částce, kterou za systém skutečně ve finále zaplatíte - a to nejen v čistě finančním pohledu, ale i v čase svém i svých zaměstnanců. Požadujte, aby vám dodavatel nabídl zkušenosti nejen v samotném nasazení ERP software, ale i v oblasti firemních procesů.