Blog

10 tipů, jak hladce implementovat informační systém

17. 5. 2019

Během implementace informačního systému prochází každá firma mnoha změnami a procesy. Některé jsou náročné časově, jiné organizačně, mnohé dokonce lidsky. Na konci této cesty má být úspěšně implementovaný a fungující informační systém, který firmě pomůže efektivně podnikat a neplýtvat zdroji. Jak na to, aby firma implementací hladce proplula a byla s jejím postupem i výsledkem spokojena?

Sepsali jsme pro vás 10 tipů, které se nám za více než čtvrtstoletí spolupráce se zákazníky osvědčily.

  1. Komunikujte otevřeně
    Zdá se to samozřejmé, ale klíčem k úspěchu je především jasná formulace očekávání, pozitivní i negativní zpětná vazba a aktivní výměna informací mezi zúčastněnými stranami po celou dobu spolupráce – od výběrového řízení po předání (i během následné údržby či rozšiřování).
  2. Nahlížejte na implementaci jako na projekt
    Zavedení nového systému obnáší mnoho dílčích úkonů, fází a kroků, a předpokládá efektivní řízení lidí i správné načasování – ostatně jako každý jiný projekt.
  3. Dívejte se do budoucna
    Informační systém vám pomůže posunout vaše podnikání dál. Co od firmy a lidí v ní očekáváte za 5 nebo za 10 let? Již před výběrem dodavatele pro vás může být plánování implementace skvělou příležitostí revidovat některé procesy ve firmě a ujasnit si, co pro vás má nový systém udělat. Nebojte se i odvážných vizí, informační systémy dnes mají opravdu široké možnosti a umí zvládnout i velmi specifické požadavky.
  4. Buďte realističtí
    Systém může vyřešit mnoho zdánlivě neřešitelných potíží. Někdy však může být lepší na začátku maximálně využít to, co zvolený informační systém již umí v základu než zadání překombinovat. Promyslete také, kolik uživatelů bude se systémem skutečně pracovat a kolik licencí tedy potřebujete. Pokud již nějaký systém používáte, sepište si výhody, které chcete zachovat a nevýhody, které vám komplikují práci.
  5. Nespěchejte
    Komplexní řešení firemních procesů zabere čas. Je to investice do budoucna, která vám má přinést úspory a větší radost z podnikání. Po konzultaci vašich očekávání a plánů s dodavatelem si určete reálný časový horizont a počítejte také s časovou rezervou pro případ možných zdržení.
  6. Vyberte dodavatele, který vám rozumí
    Implementace může být dlouhodobý proces a váš nový systém bude vaši firmu a podnikání provázet mnoho let. Je tedy důležité zvolit partnera, ze kterého máte dobrý pocit, který zná či dokáže snadno pochopit vaše potřeby, je proaktivní a umí přijmout odpovědnost za svoji práci. Preferujte spolupráci s jedním dodavatelem, který má a dobře zná vlastní systém, případně jej umí propojit s ostatními aplikacemi, programy a systémy které používáte.
  7. Pověřte řízením implementace za vaši firmu projektového manažera
    Vyberte stabilní, silnou a lidskou osobnost, která je dobře obeznámena s chodem firmy i jejími plány do budoucna a má špičkové organizační schopnosti. Kvalitní řízení může proces implementace významně usnadnit, zrychlit a také zpříjemnit. Může představovat také značnou úsporu financí, protože odpadá mnoho prostojů nebo možných nedorozumění.
    „Z mého pohledu je nejdůležitější vyzrálá osobnost a lidské hledisko. Projektový manažer je takový hromosvod mezi poskytovatelem a svými ovečkami ve firmě. A to musí ustát.“ doporučuje Marie Staňková, která řídila projekt implementace v Nakladatelství C.H. BECK.
  8. Nepanikařte
    Během implementace takřka vždy dojde k větším či menším komplikacím, nečekanému vývoji, zdržení či nedorozumění. To jsou přesně chvíle, kdy oceníte kvalitního projektového manažera na obou stranách. Případné nástrahy zkuste vnímat jako příležitost vyjasnit si další postup.
  9. Testujte
    Zkoušejte, jestli je vše, jak má být a případné návrhy na zlepšení co nejdříve řešte. Nic však neuspěchejte, testovat napůl hotovou práci by zákonitě vedlo pouze ke zklamání a zmatkům.
  10. Školte
    Sednout za volant bez řidičského průkazu není dobrý nápad. Nechte svoje kolegy a zaměstnance důkladně proškolit, aby s novým systémem uměli zacházet a využili celý jeho potenciál. Kvalitní dodavatel nabízí školení pokrývající veškerou firemní agendu.

Zajímají vás podrobnosti, jak projektově řídit celý proces implementace? Stáhněte si našeho detailního Průvodce implementací.

Pro získání odkazu na PDF, zadejte svůj e-mail:


Odesláním souhlasu zároveň potvrzujete, že výše uvedené osobní údaje se vztahují k Vaší osobě a jste oprávněn/a udělit společnosti ABRA Software a.s. souhlas s jejich zpracováním pro obchodní a marketingové účely na dobu 5 let. Přečtěte si celé znění souhlasu se zpracováním osobních údajů pro společnost ABRA Software a.s. (správce) dle GDPR a souhlas potvrďte níže:

Obsah marketingových sdělení si můžete kdykoliv nastavit přímo z obdržených zpráv, přes odkaz v zápatí.


Zajímáte se o systém ABRA Gen? Napište nám!

Zeptejte se CZ