5 tipů, jak automatizovat zpracování mezd
Zpracování mezd typicky začíná u shromáždění a zpracování podkladů. Optimální variantou jsou elektronické zdroje, ať už se jedná o výkazy práce, nemocenské dávky, podklady pro prémie, docházku apod. Data vstoupí do mzdových listů, projdou mzdovou uzávěrkou a následuje zaúčtování a vystavení platebních příkazů.
Jak celý proces automatizovat?
-
Automaticky importujte data pro výpočet mezd
Zajistěte si ve firmě všechna vstupní data v elektronické podobě. Pomocí zakázkové úpravy na míru požadavkům vaší firmy lze data automaticky importovat do mzdových listů.
-
Pracujte s editačními seznamy
Pokud data pro zpracování mezd nelze získat v elektronické podobě, práci vám usnadní funkce Editační seznamy dílčích (i souhrnných) listů v agendě Mzdové listy. Díky této funkci nemusíte otevírat a upravovat každý mzdový list zvlášť. V editačním seznamu si zadávané údaje seřadíte do přehledné tabulky a velmi rychle už upravujete požadované hodnoty (např. odpracované hodiny, přesčasy apod.).
-
Automatizujte pravidelné výpočty
Pokud každý měsíc zadáváte do stanoveného data všechny potřebné podklady, lze pomocí řešení na míru připravit automatizovaný výpočet mzdových listů a současně i další kroky, jako je např. odeslání výplatních pásek ke kontrole vedoucím firemních oddělení. Stejným způsobem lze automaticky spouštět výpočet mzdových uzávěrek, a to v době, kdy vás to nezdržuje od další práce. Po úspěšném dokončení uzávěrky lze stejně tak automaticky rozeslat výplatní pásky e-mailem všem zaměstnancům.
-
Mějte přehled v grafických reportech
Základní integrovaný report mezd obsahuje rychlý přehled o počtu zaměstnanců, průměrné hrubé mzdě nebo mzdových nákladech rozdělených po jednotlivých střediscích. Veškeré detailnější přehledy lze nastavit v modulu ABRA BI, kde z grafu ihned vidíte například sezónnost mzdových nákladů ve vybraném středisku.
-
Komunikujte s úřady elektronicky
Různé výkazy a další data lze exportovat do XML. Následně pak snadno odešlete elektronické soubory příslušným úřadům – např. vyúčtování zálohové/srážkové daně či DPH na daňový portál, kde proběhne validace nebo podklady do systému Trexima. Přímo lze komunikovat přes veřejné rozhraní pro elektronický podaní (VREP) ČSSZ, přičemž ihned získáte informaci o tom, zda má podání všechny náležitosti. Odeslat lze také libovolné PDF (např. podání pro zdravotní pojišťovny) nebo XML do datové schránky přímo z agendy odeslané e-maily.
