Aktuality

Automatické e-mailové vzkazy

24. 6. 2017

Zatoužili jste někdy po okamžité informaci ze systému ABRA Gen? Hodilo by se Vám vědět třeba o tom, jestli už zákazník zaplatil zálohový list nebo dlužník zaplatil fakturu?
ABRA Gen je na tyto situace připravena. Umí posílat e-maily podle Vaší definice.

Poznámka: Tento tip předpokládá,

  • že máte nastaven automatizační server a odesílání e-mailů ze systému ABRA Gen;
  • že máte spuštěnou naplánovanou úlohu Automatické vzkazy (ideálně s častým opakováním).

E-mailové vzkazy - obrázek č. 0

První příklad předvede posílání e-mailových vzkazů ve chvíli, kdy Váš zákazník zaplatí konkrétní zálohový list.

Vytvořte v systému zálohový list vydaný. Po uložení zálohového listu vyberte v menu Funkce > Automatické vzkazy.

E-mailové vzkazy - obrázek č. 01

Zobrazí-li se následující dialog, je nutné systém pro automatické vzkazy nastavit. Kontaktovat svého IT správce.

E-mailové vzkazy - obrázek č. 02

Pokud automatizační server běží, zobrazí se dialog:

E-mailové vzkazy - obrázek č. 03

Zvolte tlačítko Dále.

E-mailové vzkazy - obrázek č. 04

Zde změňte Typ adresáta na hodnotu 4 (e-mail) a zadejte svoji e-mailovou adresu, případně pomocí tlačítka Vložit přidejte další e-maily. Stiskněte opět Dále, a zkontrolujte všechna nastavení.

E-mailové vzkazy - obrázek č. 05

Po stisku tlačítka Dokončit, bude systém sám monitorovat stav dokladu, a kdykoliv dojde k připojení nebo odpojení platby k dokladu ZLV-2/2017, tak Vám pošle e-mail.

Upozornění: e-mail neodchází ihned po připojení platby, ale až po spuštění naplánované úlohy Odeslání připravených elektronických zpráv.

Druhý příklad ukáže definici, která není spojena s konkrétním dokladem. Po systému budeme chtít informační e-maily v situaci, jestliže dojde k zaplacení vymáhané faktury.

Založte definovatelnou položku na fakturu vydanou „Vymáhaná“. Otevřete agendu Definovatelné položky a zkontrolujte, že nemáme ještě žádnou definovatelnou položku v agendě Faktur vydaných.

E-mailové vzkazy - obrázek č. 06

Po stisku Získat záznamy zjistíte, zda již nějaké položky máte, nebo nemáte.

Jestliže bude seznam prázdný, stiskněte tlačítko Nový. Jestliže v seznamu již faktury vydané jsou, zvolte tlačítko Opravit.

Po stisku tlačítka Nový vyberte třídu Faktura vydaná. Při opravě je pole již vyplněno.

E-mailové vzkazy - obrázek č. 07

Stiskněte tlačítko Přidat a vytvořte položku Vymáhaná.

E-mailové vzkazy - obrázek č. 08

Upozornění: Máte-li instalovanou novou verzi (nyní v progresivní distribuci), je tento dialog odlišný, ale rámečkem označené položky se jmenují identicky.

E-mailové vzkazy - obrázek č. 09

Po stisku tlačítka Uložit je položka vytvořena a můžete ji umístit do formuláře systému ARBA Gen nebo ji měnit jen pomocí Rozšířené hromadné opravy.

V záložce E-maily a interní vzkazy spusťte agendu Definice automatických vzkazů, v záložce Seznam stiskněte tlačítko Nový a nadefinujte zde nový Automatický vzkaz.

E-mailové vzkazy - obrázek č. 10

V položce Předmět definujete nadpis e-mailu, a protože je dobré hned v předmětu vidět, a jaký doklad jde, použijte výraz %DISPLAYNAME% a firmu dlužníka zobrazíte výrazem <%NEW.Firm_ID.Name%>.

V Textu zprávy uveďte také celkovou částku faktury <%NEW.Amount%> . Uvedená  částka je v měně dokladu. Položka <%OLD.PaidAmount%> ukazuje původní součet plateb a <%NEW.PaidAmount%> celkově zaplacenou částku po vyvolané události.

Parametry jsou popsány v dokumentaci systému (help ABRA Gen) pod klávesou F1.

Na záložce Adresát doplňte, kdo má zprávu obdržet.

E-mailové vzkazy - obrázek č. 11

Tyto dva příklady využívají jako definované události již vytvořené kontrolní body v systému. Pochopitelně je řada událostí, které nejsou v základu systému obsažené, neváhejte tedy nové kontrolní body sami vytvářet. Se složitějšími skripty Vám rádi pomohou naši konzultanti.


Související články a videa