Tipy a triky

Automatické zpracování doručených e-mailů

28. 5. 2020
Tipy a triky pro informační systém ABRA Gen

Používáte ve firmě řadu obecných e-mailových adres typu obchod@firma.cz, info@firma.cz nebo uctarna@firma.cz? Zprávy z těchto adres spravují různí pověření pracovníci a vy potřebujete komunikaci důsledně evidovat? Stahujte tyto e-maily přímo do informačního systému ABRA Gen. Ukážeme vám, jak na to.

Automatické zpracování doručených e-mailů vám pomůže v situaci, kdy obecné e-maily řeší současně více pracovníků a může být někdy těžké určit, kdo na kterou zprávu reagoval. ABRA Gen také může některé činnosti při načtení e-mailu zcela automatizovat, čímž ušetří čas i tím i peníze.

Tento tip je spíše představením možností systému, se kterými vám v konkrétní situaci pomůže konzultant. Na konkrétním příkladu vám ukážeme, jak automatizovat načítání faktur přijatých.

Jestliže máte nastaven v ABRA Gen e-mailový účet pro příjem doručené pošty (např. uctarna@firma.cz), můžete nastavit i pravidlo pro zpracování. V našem příkladu si nastavíme pravidlo, aby se přílohy ve formátu ISDOC rovnou uložili jako dokument, který následně účtárna může hromadně načíst a nezdržovat se opisováním jedné faktury po druhé.

Spusťte agendu „Pravidla zpracování doručené e-mail. pošty“

Zadejte nové pravidlo:

Obr 01: Zadání nového pravidla pro doručenou poštu
Obr 01: Zadání nového pravidla pro doručenou poštu

V záložce Akce je právě možno nastavit, co se má stát a za jakých podmínek:

Obr 02: Nastavení akce, která se má provést
Obr 02: Nastavení akce, která se má provést

Podle nastavení z obrázků 01 a 02 se má soubor ve formátu ISDOC uložit do agendy dokumentů. Nyní stačí definici uložit.

Musíte ještě nastavit naplánovanou úlohu nejen na stahování doručených e-mailů (předpokládejme, že již máte nastaveno), ale ještě nastavíme naplánovanou úlohu na Zpracování doručených e-mailů:

Obr 03: Naplánování zpracování doručených e-mailů
Obr 03: Naplánování zpracování doručených e-mailů

Nezapomeňte ještě vybrat svoje vytvořené pravidlo pro zpracování.

Obr 04: Výběr pravidla pro zpracování
Obr 04: Výběr pravidla pro zpracování

Každý e-mail, který nyní bude doručen na e-mailovou adresu uctarna@firma.cz, bude zpracován naplánovanou úlohou, a pokud bude obsahovat přílohu ve formátu ISDOC, automaticky dojde k vytvoření dokumentu. Pracovník účtárny pak může přejít do agendy dokumentů, kde bude mít připraven filtr na ISDOC dokumenty:

Obr 05: Filtr pro všechny dokumenty ISDOC
Obr 05: Filtr pro všechny dokumenty ISDOC

Z vytvořených dokumentů pracovník označí ty, které chce zpracovat (již zpracované budou přeskočeny) a stiskne tlačítko „Zpracovat“. Průvodce pak uživatele provede založením dokladů do agendy faktury přijaté.

Automatické zpracován e-mailů lze podobným způsobem využít i v dalších oblastech ABRA Gen. E-maily lze například automaticky napojit na určenou firmu či osobu, takže je okamžitě vidíte v záložce Souvislosti. Přílohy z e-mailu můžete automaticky ukládat do zvolené složky na disku k dalšímu zpracování.

Naši konzultanti vám pomohou s tvorbou scriptů, které např. založí CRM aktivitu z poptávky nebo založí příjemku na sklad, budete-li mít s dodavatelem domluvený pevný formát dat. Možností, jak využít automatické zpracování e-mailů je celá řada.


Zajímáte se o systém ABRA Gen? Napište nám!

Zeptejte se CZ