Automatické zpracování doručených e-mailů
Používáte ve firmě řadu obecných e-mailových adres typu [email protected], [email protected] nebo [email protected]? Zprávy z těchto adres spravují různí pověření pracovníci a vy potřebujete komunikaci důsledně evidovat? Stahujte tyto e-maily přímo do informačního systému ABRA Gen. Ukážeme vám, jak na to.
Automatické zpracování doručených e-mailů vám pomůže v situaci, kdy obecné e-maily řeší současně více pracovníků a může být někdy těžké určit, kdo na kterou zprávu reagoval. ABRA Gen také může některé činnosti při načtení e-mailu zcela automatizovat, čímž ušetří čas i tím i peníze.
Tento tip je spíše představením možností systému, se kterými vám v konkrétní situaci pomůže konzultant. Na konkrétním příkladu vám ukážeme, jak automatizovat načítání faktur přijatých.
Jestliže máte nastaven v ABRA Gen e-mailový účet pro příjem doručené pošty (např. [email protected]), můžete nastavit i pravidlo pro zpracování. V našem příkladu si nastavíme pravidlo, aby se přílohy ve formátu ISDOC rovnou uložili jako dokument, který následně účtárna může hromadně načíst a nezdržovat se opisováním jedné faktury po druhé.
Spusťte agendu „Pravidla zpracování doručené e-mail. pošty“
Zadejte nové pravidlo:
V záložce Akce je právě možno nastavit, co se má stát a za jakých podmínek:
Podle nastavení z obrázků 01 a 02 se má soubor ve formátu ISDOC uložit do agendy dokumentů. Nyní stačí definici uložit.
Musíte ještě nastavit naplánovanou úlohu nejen na stahování doručených e-mailů (předpokládejme, že již máte nastaveno), ale ještě nastavíme naplánovanou úlohu na Zpracování doručených e-mailů:
Nezapomeňte ještě vybrat svoje vytvořené pravidlo pro zpracování.
Každý e-mail, který nyní bude doručen na e-mailovou adresu [email protected], bude zpracován naplánovanou úlohou, a pokud bude obsahovat přílohu ve formátu ISDOC, automaticky dojde k vytvoření dokumentu. Pracovník účtárny pak může přejít do agendy dokumentů, kde bude mít připraven filtr na ISDOC dokumenty:
Z vytvořených dokumentů pracovník označí ty, které chce zpracovat (již zpracované budou přeskočeny) a stiskne tlačítko „Zpracovat“. Průvodce pak uživatele provede založením dokladů do agendy faktury přijaté.
Automatické zpracován e-mailů lze podobným způsobem využít i v dalších oblastech ABRA Gen. E-maily lze například automaticky napojit na určenou firmu či osobu, takže je okamžitě vidíte v záložce Souvislosti. Přílohy z e-mailu můžete automaticky ukládat do zvolené složky na disku k dalšímu zpracování.
Naši konzultanti vám pomohou s tvorbou scriptů, které např. založí CRM aktivitu z poptávky nebo založí příjemku na sklad, budete-li mít s dodavatelem domluvený pevný formát dat. Možností, jak využít automatické zpracování e-mailů je celá řada.
