Controlling a finanční řízení v praktickém pohledu majitelů firem

Vidět informace ve správných souvislostech. Rozhodovat se na základě faktů. Mít finance pod kontrolou. To vše doručené ve funkčních a srozumitelných reportech nabízí kvalitní controlling, o jehož praktickém využití jsme debatovali s majiteli a šéfy třech různorodých firem. A v čem je vlastně controlling firmám prospěšný? „Controlling má obrovskou přidanou hodnotu v tom, že nezávisle na konkrétním technickém řešení vám nastaví zrcadlo a naprosto nestranně zjistí, jak to s vámi vlastně je,“ říká Alexandr Koníček, majitel startupu Big Boy.

Klíčovou roli v controllingu a finančním řízení hrají informace, které jsou nezbytné pro správné a rychlé rozhodování v core byznysu. „Co se zaznamenává na nějaké papíry nebo se nezaznamenává vůbec, to se jen velmi těžko sleduje. U nás tedy byla velká změna, že původní evidence z Excelu a papíru jsme začali převádět do datového zdroje, abychom mohli následně sledovat a vyhodnocovat,“ říká Jan Zeman, majitel Biopekárny Zemanka a doplňuje:

„V tuto chvíli sledujeme především tržby, hrubou marži, vyrobené kusy rozdělené podle kategorií a vykrývání objednávek, což je pro náš obor klíčový ukazatel. Na měsíční bázi pak porovnáváme výsledky s plánem.“

Poněkud odlišné ukazatele musí díky specifičnosti svého oboru sledovat letecká firma OK Aviation Group. „Potřebujeme s přesnými daty pracovat kvůli bezpečnosti a dodržování leteckých předpisů,“ vysvětluje generální ředitelka Kateřina Svatošová. Vedle běžných věcí, jako je obrat, marže či obrátkovost zboží, sleduje hlavně nálet letadel, protože to je zásadní informace, která prostupuje do všech společností ze skupiny. „Díky tomu přesně víme, kdy má jít letadlo na servis, kdy se má jaká součástka vyměnit nebo se musí udělat předepsaný program údržby. Letová doba se pak promítá do mzdového účetnictví a tréningu pilotů.“

Potřeba důsledného controllingu dříve nebo později nastane i u startupů a rychle se rozvíjejících byznysů. Bodem zlomu bývá právě rychlý nárůst poptávek po zboží. „Na začátku jsem se hodně řídil svými pocity, věděl jsem, jak prodávat, jak marketovat. Ale nyní se z pocitů stává nepřítel,“ potvrzuje Alexandr Koníček a dodává: „Dnes s 2,5 miliony sklenic ročně a 84 zaměstnanci už potřebuji znát přesná fakta a vědět, co se ve firmě děje. Proto jsme museli procesy systematizovat.“

Všem třem podnikatelům pomohl s controllingem a finančním řízením tým ABRA Software pod vedením Lukáše Cyrankowského. „Konzultant musí všechno vidět očima podnikatele a jeho odvětví. Něco jiného je potravinářství a něco jiného letecký průmysl, každý obor má svoje specifika,“ říká Lukáš. „Vždy se ve firmě pozorně díváme, ptáme se, dáváme dotazy do souvislostí a snažíme se maximálně nacítit konkrétní byznys a porozumět mu. Mojí snahou je totiž rozumět potřebám managementu, vidět firmu z jeho pohledu, oponovat a hledat věci tak, aby nakonec byly v reportingu funkční.“

A právě nezaujatý pohled na firmu zvenčí je důležitý pro Jana Zemana: „Nejvíce oceňuji nabízenou kombinaci zkušenosti, schopnosti naslouchat a snahy být užitečný. Pak má ten pohled zvenčí pro nás skutečně cenu zlata. Přidanou hodnotu také vidím v klientském přístupu, ve schopnosti vcítit se do druhé strany, což stojí energii a čas. A právě to se na straně ABRA Software děje.“

Podobný pohled má i Kateřina Svatošová, která našla v Lukášovu týmu spolehlivého průvodce ve směrování firmy správnou cestou: „Tým controllingu nám velmi pomáhá. Proti mně nyní sedí někdo, kdo dokáže okamžitě reagovat a dát mi zpětnou vazbu. Navíc mi umí vysvětlit, kolik práce vyžaduje převedení některých myšlenek do počítačového světa, což já si třeba neumím představit. Pak si vyhodnotíme, jestli to za to stojí a případně najdeme jiné řešení, kterému se umíme přizpůsobit.“

Tento přístup je zcela odlišný od velkých auditorských firem. „Velký rozdíl je v doručování řešení, přebírání odpovědnosti a nesení rizika. Služby velké čtyřky jsou skutečně pro velké firmy,“ vysvětluje Jan Zeman, který sám před vstupem do podnikání v takové firmě pracoval. „Menší firmy pak dost často nedostanou řešení přizpůsobené jejich byznysu. Doporučil bych proto spolehnout se na někoho, kdo je pro vás skutečným partnerem, nebojí si vyhrnout rukávy a jít do toho s vámi.“

„Obrovská přidaná hodnota naší spolupráce je v tom, že mám jistotu bezstarostného chodu firmy. Vše běží, jak má, a já mám prostředky, jak to rychle zkontrolovat,“ uzavírá Alexandr Koníček. „Zbavil jsem se rutinní práce a složitých kontrol. Mám čas rozvíjet firmu a vymýšlet nové věci. Chci, aby firma byla funkční i beze mě a měla stabilní strukturu.“