10 Tipps zum Wechsel und zur Auswahl des Informationssystems
Jede moderne Firma entwickelt sich stetig, und ein veraltetes Informationssystem oder einige zusammengestückelte Software-Tools müssen nicht unbedingt mit dem Tempo mithalten. Wie erkennen Sie diesen Moment und wie bereiten Sie sich auf den Wechsel und die Auswahl des Systems vor? Wir geben Ihnen zehn Tipps, wie Sie bei der Systemauswahl vorgehen sollen.
Den geeigneten Augenblick für den Wechsel abpassen
Denken Sie über den reibungslosen Lauf der internen Unternehmensprozesse nach, befragen Sie Manager, Schlüsselanwender der Informationssysteme und deren Administratoren in der IT-Abteilung. Ist das vorhandene System mit anderen Anwendungen verknüpft? Passt es sich an neue Prozesse und Innovationen an? Funktioniert es stets gemäß der geltenden Rechtsprechung? Reagiert der Anbieter auf Ihre Anforderungen? Nein? Dann ist es Zeit für einen Wechsel.
Ein stabiles Projektteam aufbauen
Fassen Sie den Systemwechsel von Anfang an als Projekt auf, denn egal, für welches System Sie sich entscheiden: Sie benötigen ein stabiles Projektteam. Wählen Sie einen starken Leader und Projektmanager aus, die mit ihrem Team die Änderung durchsetzen und zu Ende bringen können. Vom Anfang wird dieses Team auch mit dem Systemanbieter an der Implementierung zusammenarbeiten.
Unternehmensbereiche, Sachbereiche und Prozesse für das neue System identifizieren
Sehen Sie sich die Funktionsweise des gesamten Unternehmens an und beschränken Sie sich nicht nur auf die Bereiche, die vom vorhandenen System abgedeckt werden. Der Einsatz eines neuen Systems ist ein Anlass zum effektiven Management neuer Prozesse, zur Integration in andere Lösungen oder zur Beseitigung von Prozessen, die suboptimal sind und den Lauf der gesamten Firma beeinträchtigen.
Funktionsanforderungen definieren
Stellen Sie in den einzelnen Unternehmensbereichen fest, was das neue System erfüllen soll. Bei diesem Schritt ist es wichtig, sich darüber klar zu werden, dass Ihre Mitarbeiter es seit Jahren gewohnt sind, im aktuellen System zu arbeiten, was ihren Horizont einengt. Befreien Sie sich von allen aktuellen Verfahrensweisen und definieren Sie die Anforderungen gemäß dem Zweck, versuchen Sie nicht sofort, ihre Lösung zu entwerfen.
Alle zusätzlichen Dienstleistungen und Vorteile jedes Anbieters abwägee
Zur vollständigen Zufriedenheit mit der Funktionsweise des neuen Systems reicht es nicht, nur die funktionellen Anforderungen aufzuzählen. Befragen Sie den Anbieter zu den nicht weniger wichtigen Umständen Ihrer langfristigen Zusammenarbeit. Welche Dienstleistungen und Schulungen bietet der Anbieter an, wie viel wird die jährliche Wartung kosten, wie funktioniert die Hotline, welche individuellen Anpassungen sind möglich usw.
Auswahl der Anbieter einengen und ein indikatives Angebot anfordern
Sie haben jetzt eine Aufstellung der Anforderungen. Weisen Sie diesen nun eine Wichtung zu. Suchen Sie nach Anbietern von Informationssystemen und engen Sie die Auswahl anhand der Wichtungen Ihrer Anforderungen auf maximal zehn Anbieter ein. Bitten Sie die Anbieter um ein indikatives Angebot auf der Grundlage der Vergabedokumentation. Ein verantwortungsbewusster Anbieter vereinbart einen persönlichen Besuch, damit er das Angebot genau nach Maß für Ihr Unternehmen zusammenstellen kann.
Budget aufstellen
Die Aufstellung eines Budgets für die Einführung des Systems ist einer der Hauptparameter für den Anfang. Stellen Sie den Grenzwert anhand der eingegangenen Angebote ein und rechnen Sie ca. 20 % Reserve für Änderungsverfahren hinzu. Berechnen Sie die Amortisierung der Investition, in die Sie auch die Einsparungen für menschliche Arbeitskraft aufnehmen können.
Das richtige Tempo für das Auswahlverfahren einhalten
Das Auswahlverfahren sollte ca. zwei bis zweieinhalb Monate dauern. Das erscheint Ihnen zu kurz? Im Gegenteil. Versuchen Sie immer, dauerhaft den Elan der Anwender und das flotte Tempo der Erfüllung der einzelnen Schritte aufrechtzuerhalten. Verzögerungen, Schweigen und Wartezeiten führen nur zur Chaos, bei dem Sie sich nicht sicher sind, wer Ihnen eigentlich was präsentiert hat.
Auswahlkriterien sorgfältig festlegen
Legen Sie im Rahmen des Auswahlverfahrens Wichtungen für die einzelnen Kriterien statt, die Sie vergleichen – z. B. Preis, Systemfunktionen, Referenzen. Die Punktbewertungen für objektive Kriterien legt der Projektleiter fest, bei subjektiven Kriterien erhalten wichtige Anwender das Wort – geeignet sind anonyme Abstimmungen, bei denen anschließend die Ergebnisse ausgewertet werden.
Referenzbesuch
Bitten Sie um einen Referenzbesuch bei einem Kunden mit einem ähnlichen Geschäft und beobachten Sie, wie das System in diesem Unternehmen genutzt wird, wie es mit ihm wächst und wie normale Anwender damit umgehen. Fragen Sie nach allem, was Sie interessiert.
Wir helfen Ihnen gern beim Wechsel und der Auswahl des Informationssystems. Kontaktieren Sie uns.
Wenn Sie der Auswahl des Systemanbieters gleich am Anfang ausreichend Aufmerksamkeit schenken, ernten Sie in Form einer langfristigen vorteilhaften Partnerschaft Erfolge. Unsere Tipps bilden das Rückgrat für die Vorgehensweise bei der anspruchsvollen Auswahl des Informationssystems.
