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7 Tipps für das vernetzte Arbeiten mit ERP-Software

25. 11. 2021
erp

Schneller, besser, effizienter – welches Unternehmen sucht nicht nach Möglichkeiten, sich noch besser aufzustellen? Entscheidende Wettbewerbsvorteile dazu liefert ERP-Software. Dank der zentralen Datenhaltung und des integrierten Zusammenspiels aller Funktionsbereiche können sämtliche Abteilungen und Mitarbeitende vernetzt arbeiten. Dadurch stehen jederzeit und überall aktuelle Informationen für die Erledigung der Aufgaben zur Verfügung. In diesem Beitrag geben wir Ihnen 7 Tipps für das vernetzte Arbeiten in der betrieblichen Praxis.

 #1 Gestalten Sie zusammenhängende Prozesse

Egal, ob Sie auf der grünen Wiese starten oder bereits auf eine organisch gewachsene Prozesslandschaft blicken können, für ein vernetztes Arbeiten benötigen Sie zusammenhängende Arbeitsabläufe ohne Medienbrüche. Nach einer gründlichen Analyse der Prozesse erfolgt die Suche nach gemeinsamen Schnittpunkten. Gleichzeitig lassen sich redundante Tätigkeiten identifizieren und eliminieren, was die Effizienz weiter erhöht.

 #2 Schaffen Sie eine Kultur der Gemeinsamkeit

Ein gemeinsame Sprache, eine gemeinsame Kultur und gemeinsame Kommunikationskanäle sind zentrale Voraussetzungen für vernetztes Arbeiten. Hinzukommt das ERP-System, welches das ganze  Unternehmen verbindet und das Silo-Denken aufbricht. Wer seine Organisation nach dem Motto «Gemeinsam schaffen wir das» ausrichtet, darf dabei die Rolle des ERP nicht vergessen. Es bildet die gemeinsame, für alle (wortwörtlich) verbindliche Arbeitsgrundlage.

 #3 Fördern Sie die vernetzte Kommunikation

Der Informationsaustausch im Sinn einer vernetzten Kommunikation ist und bleibt auch im Zeitalter der Digitalisierung wichtig. Die optimale Nutzung von ERP-Software basiert wesentlich auf dem Wissen im Umgang mit Daten und Funktionen. Dazu gehört auch spezielle Themen wie Learning by Doing, Best Practices oder der Umgang mit Fehlern. Kenntnisse lassen sich nicht nur intern austauschen, sondern auch mit Anwendern anderer Firmen (User-Gruppen) oder dem Systempartner.

 #4 Eliminieren Sie Papier und Schatten-IT

Medienbrüche sind Gift für das vernetzte Arbeiten. Werden zum Beispiel Prozesse nicht sauber geplant und umgesetzt, entstehen rasch individuelle «Hacks» und Workarounds. Die Kreativität der Anwender ist gross. Solche Seitentriebe zeigen sich oft als Papiernotizen, Exceltabellen und anderen Formen der Schatten-IT wie abteilungsspezifische Apps und Programme. Hinterfragen Sie deren Notwendigkeit und schaffen Sie im ERP die Möglichkeit, diese bei Bedarf abzubilden.

 #5 Holen Sie alles raus aus Ihrem ERP-System

Schatten-IT entsteht oft auch aus dem Nichtwissen über die Möglichkeiten des ERP-Systems. Gerade Standardlösungen werden dafür gemacht, möglichst viele unterschiedliche Kunden und Branchen zu bedienen. Die Folge davon ist ein breiter Funktionsumfang. Die meisten Anwender nutzen davon nur die Spitze des Eisbergs. Um das vernetzte Arbeiten zu etablieren, ist es nötig, die passenden Funktionen der ERP-Software zu kennen (und natürlich auch zu nutzen).

 #6 Digitalisieren Sie das Mitarbeiterwissen

Nicht nur früher war es üblich, dass sich langjährige Mitarbeitende mit der Zeit ein profundes Fachwissen aufgebaut haben, welches nur in Ihrem Kopf abgespeichert war. Häufig haben sich diese Experten bewusst abgegrenzt, um ihre Position zu sichern. Grenzen blockieren die Vorteile des vernetzten Arbeitens und führt dazu, dass das Rad im Unternehmen jedes Mal neu erfunden werden muss. Digitalisieren Sie daher das interne Wissen. Am besten direkt im zentralen ERP-System.

 #7 Vergessen Sie nicht, laufend zu optimieren

Dass verschiedene Abteilungen in unterschiedlicher Weise mit demselben Kunden zu tun haben, ist nichts Neues und mit dem ERP auch kein Problem. Spannend wird es erst, wenn man solche Cases analysiert und optimiert. Plötzlich entdeckt das Marketing neues Potenzial, welches bisher dem Kundendienst vorbehalten war. Die Nutzung eines ERP-Systems in Zusammenhang mit vernetztem Arbeiten ist wie ein lebendiger Organismus, welcher rostet, wenn er rastet.

Empfehlenswerte Lektüre, für alle, die mehr wissen wollen:

  • Arbeitswelt 4.0: Das KMU der Zukunft. Beobachter Verlag, 2021. ISBN 978-3-03875-379-7
  • Vernetztes Kompetenzmanagement. Springer Verlag, 2018. ISBN 978-3-662-54953-7
  • Arbeitswelt der Zukunft. Verlag Springer Fachmedien, 2018. ISBN 978-3-658-20968-1

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