8 Tipps zur effizienten Verarbeitung der Buchhaltung in ABRA Gen

Mit dem Informationssystem ABRA Gen können Sie die Arbeit der Buchhalterinnen und Buchhalter vereinfachen, effektiver gestalten und automatisieren. Wir zeigen Ihnen 8 Tipps für verschiedene smarte Funktionen, die die Belegabrechnung wesentlich beschleunigen und gleichzeitig eine perfekte Kontrolle über die Unternehmensfinanzen bieten.

1. Vorkontierungen nutzen

   Ein wesentlicher Teil der Abrechnung von Buchhaltungsbelegen kann mithilfe sog. Vorkontierungen automatisiert werden. Es reicht, einmal Parameter für sich wiederholende Fälle einzurichten (Konten, Belegreihen, Ausgaben- oder Einnahmentypen, Umsatzsteuereinstellungen usw.) – das System rechnet den Beleg dann selbst automatisch nach den eingegebenen Regeln ab. Es ist anschließend nicht mehr notwendig, bei jedem Quellbeleg z. B. die Kontonummer einzugeben oder die Umlagen zu öffnen. ABRA Gen enthält bereits eigene Vorkontierungsvorlagen für die häufigsten Vorgänge, die die aktuelle Rechtslage berücksichtigen – diese können entweder in der gelieferten Form genutzt oder einfach über eine Schaltfläche mit eigenen Regeln verglichen werden, dann kann der gewünschte Zustand entsprechend eingerichtet werden.

   

   Bei eigenen Anpassungen für die Vorkontierungen ist es sinnvoll, Einträge über sog. Verweise (statt der Eingabe konkreter Kontonummern) einzurichten. Die Verweise können zum Beispiel auf eine Belegreihe, eine Einnahmenart, einen Umsatzsteuersatz usw. verweisen. Nach der einmaligen Parametereingabe reicht es dann, je nach Art des Vorgangs auf die jeweilige Regel zu verweisen – der Verweis und der gewünschte Prozess werden automatisch umgesetzt. Häufigste Einsatzgebiete von Verweisen

• Belegreihen (eingehende, ausgestellte Rechnungen, sonstige Belege, ...)
• Umsatzsteuersätze, Umsatzsteuerindizes
• Arten von Ausgaben, Einnahmen
• Lagertypen, Lager
• Kassen und Bankkonten
• Unternehmensadressbuch (neu ab Version 19.4)

1. Automatische Umlagen von Beträgen aktivieren

   Im System können Regeln für automatische Umlagen eines Betrags aus einem Quellbeleg in mehrere Zeilen eingerichtet werden. Diese Funktion muss in den Einstellungen der Unternehmensangaben aktiviert werden. In den Vorkontierungen finden Sie dann die Registerkarte „Umlagen“, in der alles Notwendige eingerichtet werden kann.

   

   Z. B. kann ein gekürzter Vorsteuerabzug in einer Zeile realisiert oder ggf. manuell umgelegt werden. Nach der Festlegung der Regeln kann die Umlage ABRA Gen ganz überlassen werden. Wenn bei der Umlage ein Fehler auftritt, wird der Restbetrag anhand der Standardvorkontierung als normale Steuer abgerechnet und alles kann anschließend berichtigt werden.

2. Rechnungsabgrenzung nutzen

   Mit dieser relativ neuen Funktion kann die Rechnungsabgrenzung auf Belegen vorgenommen werden, die in andere Zeiträume oder Monate fallen. ABRA Gen generiert die Abrechnung nach den festgelegten Parametern, z. B. können Sie auf einer Eingangsrechnung auf die Schaltfläche „Rechnungsabgrenzung“ klicken und anschließend auswählen, wie die Abgrenzung erfolgen soll (monatlich – 12/24/36 Zeilen, jährlich – 1/2/... Zeilen usw.). Es wird also ein Zeitraum (von – bis), die Anzahl der Perioden und Zeilen eingerichtet. In der Auseinanderrechnung können Sie anschließend noch manuelle Anpassungen vornehmen. Es muss jedoch vorher der nächste Zeitraum eingestellt werden, in dem die Abrechnung vorgenommen werden soll (z. B. das nächste Jahr).

   

   In den Parametern muss für die Rechnungsabgrenzung eine Abrechnung in einem anderen Zeitraum aktiviert worden sein. Die Rechnungsabgrenzung ist Teil des Quellbelegs, wenn dieser berichtigt wird, wird also alles von selbst umgerechnet und je nach Eingabe abgerechnet. Anwendungsgebiete der Rechnungsabgrenzung:

• Ausgestellte und eingehende Rechnungen
• Gutschriften
• Sonstige Belege
• Interne Belege
• Kasseneinnahmen und ‑ausgaben

1. Automatische Rundung

   Durch diese Neuerung, die seit Version 19.4 verfügbar ist, können zu viel oder zu wenig gezahlte Kleinstbeträge bei Belegzahlungen ausgeglichen werden. Wenn der Kunde einige Rappen oder Cents mehr oder weniger bezahlt, kann der Ausgleich so eingerichtet werden, dass die Belegzahlungen ausgeglichen sind. Die automatische Rundung kann in den Unternehmensangaben auf der Registerkarte Zahlungen – Rundungsunterschied eingerichtet werden. Hier reicht es, einen Grenzwert, die Belegreihe und die Kontonummer für die Abrechnung einzurichten. Nach dem Speichern des Auszugs wird ein Beleg „Sonstiges“ ausgestellt.

   

   Wenn die automatische Rundung nicht automatisch angewendet wird, kann sie im Bankauszug eingerichtet werden – hier kann der Ausgleich mit der Schaltfläche „Nachzahlen“ vorgenommen werden. Wenn die Rundung nicht fristgerecht vorgenommen wird oder von einem anderen Anwender vorgenommen werden soll, kann sie auf der Registerkarte „Zahlungen“ über die Schaltfläche „Nachzahlen“ auf dem Quellbeleg durchgeführt werden. Anwendungsgebiete der automatischen Rundung:

• Ausgestellte und eingehende Rechnungen und deren Gutschriften
• Ausgestellte und eingehende Proforma-Rechnungen
• Sonstige Belege

1. Keine Zeit mit Kontoauszügen und Umlagen verschwenden

   Zeit und Routinearbeiten können dadurch eingespart werden, dass Kontoauszüge in elektronischer Form auf dem Computer und anschließend selbsttätig vom System importiert werden.

   

   Eine Nebenfunktion sind die sog. Zahlungskartenavise, wenn aus verschiedenen Quellen (z. B. Sammelauszahlungen über PayPal, Kartenzahlungen von Kunden oder Nachnahmeauszahlungen von Logistikunternehmen) ein Betrag eingeht, der mithilfe von Avisen in einzelne Zahlungen auseinandergerechnet und mit den einzelnen Quellbelegen gekoppelt werden muss. Die damit zusammenhängenden Gebühren werden im Rahmen der Auseinanderrechnung als Negativbetrag für die Kosten abgerechnet, und die Quellbelege werden in voller Höhe angerechnet.

   

2. Prozesse durch die Online-Genehmigung von Belegen beschleunigen

   Eine wesentliche Beschleunigung des gesamten Buchhaltungsprozesses bietet die Möglichkeit, die Online-Genehmigung von Belegen und anschließend z. B. Zahlungsanweisungen und weitere Schritte einzurichten. Dieser Funktion haben wir einen eigenen Workshop gewidmet. Details zu den Möglichkeiten der Online-Genehmigung von Belegen erfahren Sie in diesem Artikel.

3. Buchhaltungsberichte und Belege

   Zur unternehmensinternen Übersichtlichkeit, Planung und Kommunikation sind übersichtliche Berichte und Überblicke unbezahlbar. Alle beliebigen Daten und Verzeichnisse, die markiert werden können, können einfach in übersichtliche MS-Excel- oder OpenOffice-Tabellen exportiert werden. Die häufigsten Funktionen nutzen Sie vorwiegend im Journal, im Rechnungsbuch oder auf den Proforma-Blättern. Markieren Sie einfach die Einträge, die exportiert werden sollen, und drücken Sie die Tastenkombination Strg+Alt+E. Es wird eine Excel-Tabelle geöffnet, in der Sie einfach die Spalten formatieren – fertig. Eine weiteres Darstellungs-Tool ist das Hauptbuch, in dem die Einträge angezeigt werden können. Im Prinzip ersetzt es die Anzeige im Journal. Allerdings ist es übersichtlicher und es werden eine Zusammenfassung wie in der Rohbilanz, die Gesamtabrechnung und bei Bedarf auch die Buchhaltungseinträge aus den Buchungsanträgen angezeigt.

   

   Aus dem Hauptbuch kann man per Mausklick in die Buchführung oder direkt bis zum Quellbeleg gelangen. Für jedes Konto kann beobachtet werden, welche Belege für das konkrete Konto abgerechnet wurden, in der Registerkarte daneben finden Sie die Abrechnung des gesamten Belegs. Auch das Hauptbuch kann mit allen Umsätzen aus verschiedenen Perioden exportiert und als PDF-Datei gespeichert werden (ggf. auch mit Fremdwährungen, Text usw.). Die Buchhaltungsbelege sind ein weiteres nützliches Tool für den Umgang mit den Buchhaltungsdaten. ABRA Software liefert vordefinierte Berichte nach den gesetzlich festgelegten Parametern mit – Voll- und Teilbilanzen usw. TIPP: Einige Konten in den Buchhaltungsbelegen werden anhand analytischer Vorgänge zugewiesen. Es ist daher sinnvoll zu kontrollieren und zu testen, ob alle Daten in die richtigen Zeilen exportiert werden, und ggf. in der .xls-Datei die notwendigen Parameter einzustellen, weil die Analysen jedes Unternehmens Unterschiede aufweisen können. Die Buchhaltungsbelege können als XML-Datei gespeichert und ins Steuerportal importiert werden (noch vor der Steuerberechnung).

4. Durch die Visualisierung der Buchhaltungsdaten einen schnellen Überblick erhalten

   Die moderne Datenvisualisierung, die direkt in ABRA Gen integriert ist, bietet einen schnellen Überblick über die Grundparameter. In der Buchhaltung vermittelt sie so schnell verfügbare und sehr übersichtliche Informationen über die Entwicklung z. B. des Gewinns, der Kosten, der Erträge und weiterer Kennzahlen. Sehr praktisch sind auch die MS-Excel-Funktionen, die über eine moderne API-Schnittstelle realisiert werden – sie ermöglichen die Online-Einsicht in aktuelle Buchhaltungsdaten statt manuell zusammengestellter Berichte aus Belegen und Übersichten. In der .xls-Tabelle können die gewünschten Funktionen und Daten einfach definiert werden, und die Daten werden dann übersichtlich in Echtzeit angezeigt. Das eigenständige Tool ABRA BI kann vollständig anhand der Bedürfnisse des konkreten Unternehmens eingerichtet werden und bietet praktisch unbegrenzte Möglichkeiten für die Arbeit mit Tabellen, Diagrammen und weiteren Anzeigewerkzeugen. Die visuell verarbeiteten Daten sind sehr nützlich für das Management und die Betriebssteuerung des Unternehmens, die Planung, die Gewinnmaximierung und die Risikominderung. Den fortgeschrittenen Möglichkeiten der Visualisierung und ihrer Nutzung insbesondere für das Management haben wir uns in einem eigenständigen Workshop, Ein umfassender Überblick über das Unternehmen, gewidmet.