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Das Management einer Fluggesellschaft ist eine Herausforderung. Die Generaldirektorin von OK AVIATION Group ging sie frontal an

21. 10. 2020
ABRA Gen managt die Flugzeugfertigung bei der OK AVIATION Group

Die erste Welle der Coronavirus-Krise hat in der Flugbranche wirklich hart zugeschlagen. Flugzeuge am Boden, arbeitslose Piloten, geschlossene Grenzen und Probleme mit dem Transport von Waren und Ersatzteilen. Wie wurde die tschechische OK AVIATION Group, die alles rund um Privatflüge anbietet, mit dem plötzlichen Ausfall eines Großteils ihres Geschäftsfelds fertig? Das haben wir ihre Generaldirektorin, Kateřina Svatošová, gefragt, die uns im Geschäftssitz des Unternehmens auf dem Flughafen Příbram empfing.

„Covid hat uns schon beeinträchtigt, noch bevor er im März voll ausbrach. Schon Ende Januar und im Februar stornierten unsere Kunden massenhaft Flüge. Dann kamen die Einschränkungen durch die Regierung, und der gesamte Flugbetrieb blieb auf dem Boden,“ fasst Svatošová den Anfang der Krise zusammen.

Wie ABRA Software bei der Produktion und dem Verkauf von Flugzeugen in der OK AVIATION Group hilft

Welche Schritte musste die Unternehmensleitung schnell einleiten?

  1. Schnelle Reaktion auf Änderungen – „Im Rahmen unserer Schulungstätigkeiten haben wir uns auf die Online-Ausbildung konzentriert, wir haben die Ausbildungsmaterialien angepasst und spezielle Ausbildungsvideos produziert.“
  2. Strategierevidierung – „Wir haben unsere Funktionsweise im Flugbetrieb überdacht und neue langfristige Pläne geschmiedet.“
  3. Intensivere Entwicklung des eCommerce„Wir arbeiten mit ABRA Software an der Automatisierung des Online-Verkaufs und der Verknüpfung mit dem Informationssystem. Wir müssen den Bestellprozess und die anschließende Rechnungsstellung automatisieren und die Informationen über die Lagerbestände synchronisieren. Wir haben uns entschlossen, den unzureichenden externen Online-Shop einzustellen und den gesamten Online-Verkauf auf die E-Shop-Lösung von ABRA umzustellen.
  4. Einsatz modernisierter IT„Schon letztes Jahr haben wir mehr in die Modernisierung der IT investiert, daher war es für uns kein Problem, unsere Verwaltungsmitarbeiter ins Home-Office zu schicken.“
  5. Konzentration auf Dienstleistungen„Trotz der geschlossenen Grenzen gelang es uns, Aufträge zur Flugzeugwartung an Land zu ziehen.“

Womit beschäftigt sich die OK AVIATION Group?

Zu OK AVIATION gehören fünf Tochtergesellschaften, die sich mit folgenden Geschäftsfeldern beschäftigen – Flughafendienstleistungen, Verkauf von Flugzeugen, Wartung, Anteilseigentum, Betrieb für Eigentümer und Schulungen sowie Herstellung von UL-Flugzeugen. Welcher Bereich ist für Ihr Unternehmen besonders wichtig?

Besonders wichtig war für uns schon immer der Verkauf von Flugzeugen, insbesondere die Exklusivvertretung der Marken PILATUS und PIPER in Mittel- und Südosteuropa. Die Tochtergesellschaften sind nach und nach als Support für den Vertrieb entstanden, damit wir den Kunden ein breiteres und hochwertigeres Spektrum von Begleitdienstleistungen anbieten konnten. Auf der anderen Seite unterstützen wir die Entwicklung der einzelnen Unternehmen vollständig, was sich in ihrem stetigen Wachstum widerspiegelt. Über deren Zahlen freuen wir uns wirklich. Es ist uns gelungen, eine Symbiose zu bilden, in der sich die Unternehmen gegenseitig unterstützen und komplexe Dienstleistungen für Flugzeugeigentümer gemeinsam anbieten.

Welche Flugzeuge werden bei Ihnen hergestellt? Wie verläuft die Fertigung?

Wir fertigen einen Typ von UL-Flugzeugen, für den wir die komplette Dokumentation in der Fertigung vorbereitet haben. Wenn alle Komponenten da sind und keine unerwarteten Verzögerungen eintreten, fertigen wir das Flugzeug in 2 Monaten – einschließlich aller erforderlichen Tests und Kontrollen. Sicherheit steht bei uns immer an erster Stelle. Kontrolltätigkeiten begleiten den gesamten Fertigungsprozess, wodurch die Techniker bis ins Detail mit jedem Flugzeug vertraut sind und ihre Erfahrungen dann bei der anschließenden Wartung nutzen können.

OK AVIATION privater Flugverkehr OK AVIATION Flugzeugwerft

Welche Management-Taktiken funktionieren für die Generaldirektorin von OK AVIATION Group?

Wir haben mit Kateřina Svatošová auch über das Personalmanagement, Motivation und die Suche nach Energie für Arbeit und Familie gesprochen. Hier sind ihre zehn interessanten Tipps:

  1. Keine Angst vor Änderungen und Innovationen. Auch unsere Transformation von einem kleinen Familienunternehmen in einen großen Konzern konnte nicht ohne die Einrichtung von Prozessen von statten gehen. Je eher man das macht, desto besser.
  2. Wir kommunizieren alle Änderungen intensiv, damit die Leute sie verstehen, daran teilhaben möchten und selbst mit neuen Einfällen zu uns kommen.
  3. Ich höre den Leuten zu und nehme mir bei Bedarf Zeit für sie. Wir erklären einander jede Aufgabe und ich prüfe, ob die Leute sie verstanden haben.
  4. Ich versuche, die Kollegen kennen zu lernen und ihre Einschränkungen und ihre starken Seiten zu erkennen. Dann kann ich sicherstellen, dass jeder die Arbeit macht, die ihn zufriedenstellt. Und dass alle Qualität liefern.
  5. Wichtig ist die Motivation. Wir haben es hier einfacher, weil die meisten unserer Leute schon allein durch ihre Flugleidenschaft motiviert werden.
  6. Wir unterstützen die persönliche Entwicklung und versuchen, eine familiäre Atmosphäre beizubehalten. Für uns ist es wichtig, dass sich alle gegenseitig helfen und sich auch bei komplizierteren Problemen absprechen, weil es hier vor allem um die Sicherheit geht.
  7. Ich habe gelernt, meine Zeit zu organisieren, meinen Arbeitstag zu planen und den Plan dann konsequent einzuhalten. Es ist auch wichtig, sagen zu können, „Stopp, ich muss jetzt aufhören und mich meiner Familie widmen“.
  8. Um meine Energie aufzuladen, mache ich gern eine Arbeit, bei der ich nicht nachdenken muss und bei der man gleichzeitig ein Ergebnis sieht. Zum Beispiel Holzhacken. Ich liebe Bücher und das Malerische der tschechischen Sprache. Beim Lesen kann ich mich absolut entspannen. Und natürlich geben mir unsere drei Kinder am meisten Energie – sie sind absolut unglaublich und zusammen mit meinem Mann für mich eine riesige Stütze im Leben.
  9. Ich liebe Herausforderungen. Ich löse gern komplizierte Aufgaben. Und wenn das Ergebnis gelingt, treibt mich das Gefühl der Zufriedenheit immer weiter voran.
  10. Ich heiße alles willkommen, was den Gang des Unternehmens vereinfacht.

Wie vereinfacht ABRA Gen den Betrieb von OK AVIATION? Der Schlüssel ist die Vernetzung der Informationen im System

Können Sie sich die Leitung des Unternehmens ohne Informationssystem vorstellen? Was wissen Sie daran am meisten zu schätzen?

Im Prinzip kann ich mir das nicht vorstellen. Wenn ich zum Beispiel einen Ausgaben- und Cash-Flow-Plan erstellen möchte, muss ich wissen, welche Aufträge offen stehen, welche bevorstehen, wann wir was bezahlen müssen und wann wir einen Zahlungseingang vom Kunden erwarten können. Das ist alles sehr wichtig, und das steht mir in ABRA Gen zur Verfügung.

Durch gut zusammengesetzte Informationen stellt man oft überraschende Fakten fest. Eine subjektive Meinung kann sehr verzerrt sein.

Genau das sagt auch der Inhaber von Lékárny.cz, Vladimír Finsterle, in unserem Interview – dass er immer auf der Grundlage von Fakten entscheide, die auf genauen Geschäftsdaten basieren.

Dem stimme ich 100% zu. Ich habe schon oft auf den ersten Blick gedacht, dass irgendein Produkt große Umsätze erzielt, in den Daten zeigte sich aber, dass ein Grüppchen anderer, kleinerer Produkte für die Kunden wesentlich interessanter ist. Fakten sind für die Entscheidungsfindung einfach unabdingbar.

Wo sehen Sie den größten Raum für die Automatisierung der Unternehmensprozesse?

Wir haben mit der Automatisierung im Rahmen des gesamten Unternehmens begonnen, weil wir zusammen umsatzsteuerveranlagt sind. Durch die Vernetzung der Tätigkeiten der einzelnen Unternehmen haben wir einen relativ großen Verwaltungsaufwand bezüglich der Abrechnung innerhalb des Konzerns. Ich fand es furchtbar, dass man in der einen Firma relativ lange damit beschäftigt war, eine ordnungsgemäße Rechnung auszustellen, die dann in der Schwesterfirma, wieder zeitaufwändig, per Hand abgeschrieben und eingetippt wurde. Der erste Schritt der Automatisierung war also gerade die interne Rechnungsstellung zwischen unseren Gesellschaften, die jetzt über ABRA Gen läuft. Es zeigte sich, dass die Zeitersparnis wirklich riesig ist.

Welche Vorteile sehen Sie beim Umgang mit Rechnungen im elektronischen ISDOC-Format?

Das ISDOC-Format nutzen wir im Rahmen der elektronischen Kommunikation innerhalb des Konzerns. Wir würden diese Kommunikationsart gern auch nach außen anbieten. Der elektronische Dokumentenaustausch erscheint wir wesentlich, weil die Effizienz der Mitarbeiter plötzlich ganz woanders ist.

Motor Rotax Cockpit des Flugzeugs Dynamic OK Edition

Wie hilft Ihnen ABRA Gen bei der maßgeschneiderten Fertigung und der Wartung von Flugzeugen?

Wir managen die Fertigung und die Wartung von Ultraleicht-Flugzeugen in ABRA Gen. Wir haben das System an unsere Bedürfnisse angepasst und verlassen uns darauf. Es ist toll, dass auf der Grundlage dieser Aktivitäten verschiedene Stücklisten entstehen und die genauen Fertigungsverfahren erfasst werden. Darüber kann dann eine einfache Anknüpfung an die Administrative erstellt werden. Wir haben in ABRA Gen den genauen Fertigungsprozess des ersten Flugzeugs einschließlich einer detaillierten Liste mit allen Teilen und weiteren Materialien erfasst – jetzt haben wir sofort den Überblick, ob für eine neue Bestellung alle Komponenten im Lager verfügbar sind. Wir nutzen Mindest- und Höchstlagerbestände. Durch die genaue Positionierung im Lager weiß der Lagerarbeiter immer perfekt, wo er selbst das kleinste Schräubchen findet.

Auf der Grundlage aller Informationen stellen wir Wartungs-Kits zusammen, damit unsere Techniker nicht für jede Kleinigkeit ins Lager müssen. Der Techniker weiß den Typ des Flugzeugs, das er warten wird, und bei regelmäßigen Kontrollen kennt er alle Aufgaben. Daher erhält er im Lager einen kompletten Satz mit allem, was er für seine Arbeit benötigt. Der Inhalt des Kits kann genau bestimmt werden, weil ABRA Gen weiß, was bei jeder Aufgabe passiert. Wenn ein Teil fehlt, wird es unverzüglich durch ABRA Gen bestellt.

Uns hilft auch die Möglichkeit sehr, an alle Belege beliebige Dokumente anhängen zu können. Für jedes Teil benötigen wir die komplette Dokumentation und eine Verlaufserfassung. Dadurch haben wir alles an einem Ort, mit einem konkreten Empfänger verknüpft. Bei einer Reklamation haben wir dadurch alle Informationen sofort zur Hand.

Gibt es einen anderen Bereich in ABRA Gen, der die Prozesse im Unternehmen erleichtert?

Ich halte die Vernetzung für das wichtigste. Auch wenn ich mir gerade eine eingegangene Rechnung ansehe, kann ich mir schnell über die Geschäftsfälle zusammenhängende Unterlagen ansehen und feststellen, ob alles vollständig ist oder ob wir etwas vergessen haben. So kann ich den Cash-Flow besser überwachen und beeinflussen. Ich weiß es sehr zu schätzen, dass ich alle Information sofort auf dem Monitor vor mir habe, ohne damit ein paar Leute beschäftigen zu müssen. Das erspart mir und den Menschen um mich herum viel Zeit.

ABRA Gen dient bei uns auch zur Kontrolle, bei der diese Vernetzung der Informationen sehr wichtig ist. Man muss nicht überall dabei sein und kann aus den Daten trotzdem den Verlauf herauslesen – das ist super.


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