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Einrichtung der Volltext-Autovervollständigung in neuen Stücklisten

30. 9. 2020
Tipps und Tricks für das Informationssystem ABRA Gen

Wir zeigen Ihnen, wie Sie in der Autovervollständigung der neuen Stücklisten die Volltextsuche aktivieren können. Mit dieser Funktion wird die Auswahl konkreter Posten beschleunigt und vereinfacht. An unserem Beispiel zeigen wir Ihnen auch, wie Sie bei der Auswahl von Lagerfachkarten nicht nur den Code-Anfang, sondern auch Wortanfänge, die in der Bezeichnung oder der Spezifikation enthalten sind, in die Belegzeilen eingeben können.

Seit ABRA Gen Version 19.4 werden die Stücklisten schrittweise auf eine neue Datenverarbeitungstechnologie überführt.

Der Hauptvorteil dieser Technologien ist die höhere Leistung bei der Verarbeitung hoher Datenvolumen. In der aktuellen Version 20.2 nutzen bereits mehr als zwanzig Listen die neue Technologie.

Neben den technologischen Änderungen „im Hintergrund“ bringen die neuen Stücklisten auch einige Änderungen im Programm mit sich. Eine der wichtigsten Änderungen ist die Unterstützung der Autovervollständigung.

Wenn Sie in ein Feld, das mit der jeweiligen Stückliste verknüpft ist, Text eingeben, wird die Autovervollständigung aktiviert, die anhand der eingegebenen Zeichenfolge ein Menü mit Einträgen anbietet, die dem eingegebenen Text entsprechen.

Das Angebot ändert sich während des Schreibens dynamisch. Wenn der gewünschte Eintrag angezeigt wird, können Sie ihn auswählen (z. B. in den Beleg übernehmen), ohne die „kleine Stückliste“ öffnen zu müssen.

In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, wie der Mechanismus der Autovervollständigung mit der Volltextsuche kombiniert werden kann.

In der Standardeinstellung (nach der Aktualisierung auf die Version, in der die konkrete Stückliste auf die neue Technologie umgestellt wurde) funktioniert die Autovervollständigung im Modus Erweiterte Ergänzung.

„Erweiterte Ergänzung“ bedeutet, dass bei der Eingabe eines bestimmten Postens alle Einträge angeboten werden, in denen der entsprechende Posten mit der eingegebenen Zeichenfolge beginnt.

Wenn auf einem Beleg der Code einer Lagerfachkarte ergänzt werden muss, bietet ABRA Gen nach dem Eintrag eines Teils des Codes Posten an, deren Code mit der eingegebenen Zeichenfolge beginnt.

Abb. 1: Autovervollständigung für Lagerfachkarten-Codes
Abb. 1: Autovervollständigung für Lagerfachkarten-Codes

Das Verhalten der Autovervollständigung kann geändert werden (wird für jede Stückliste, die auf die neue Technologie umgestellt wird, einzeln eingestellt).

In unserem Beispiel möchten wir, dass der eingegebene Text nicht nur im Code der Lagerfachkarten, sondern auch in den Feldern „Bezeichnung“ und „Spezifikation“ gesucht wird.

Zu diesem Zweck muss die Datenquelle für die Autovervollständigung von „Erweiterte Ergänzung“ in Volltext geändert werden. Wir gehen wie folgt vor.

Sachbereich „Volltextsuche“ (1. Phase der Einrichtung)

Zuerst muss kontrolliert werden, ob die Definition der Volltextsuche für die Stückliste „Lagerfachkarten“ erstellt wurde und ob sie aktuell ist (der Zustand „OK“ lautet.

Abb. 2: Sachbereich „Volltextsuche“
Abb. 2: Sachbereich „Volltextsuche“

Wenn für die Definition Aktualisieren angezeigt wird, muss eine Aktualisierung vorgenommen werden – entweder mit der Schaltfläche Volltext aktualisieren (auf der Registerkarte „Verzeichnis“ im Sachbereich „Volltextsuche“) oder durch eine geplante Aufgabe vom Typ „Aktualisierung der Volltextsuche“ (wenn die Liste eine größere Menge an Einträgen enthält oder wenn im System gleichzeitig mehrere Anwender arbeiten, empfehlen wir die geplante Aufgabe).

Abb. 3: Aktualisierung der Volltextsuche
Abb. 3: Aktualisierung der Volltextsuche

Außerdem muss auf der Registerkarte „Details“ kontrolliert werden, ob im Rahmen der Volltextsuchendefinition für die Stückliste Lagerfachkarte Indizes für die gewünschten Posten definiert sind, d. h. Code, Bezeichnung und Spezifikation.

Abb. 4: Definition der Indizes für die gewünschten Posten
Abb. 4: Definition der Indizes für die gewünschten Posten

Wenn die notwendigen Indizes nicht definiert sind, müssen sie gemäß der Anleitung in der Online-Hilfe erstellt werden. Wenn ein Index hinzugefügt oder geändert wird, ändert sich der Zustand der Suchdefinition von „OK“ in „Aktualisieren“, und es muss eine Aktualisierung durchgeführt werden. (Die Funktion „Volltext aktualisieren“ bzw. die geplante Aufgabe muss nur bei Änderungen der Definition/Struktur des Indexes durchgeführt werden, bei Datenänderungen werden die Indizes automatisch aktualisiert.)

Sachbereich „Autovervollständigung“ (2. Phase der Einrichtung)

Nachdem die Definition für die Volltextsuche erstellt wurde, klicken Sie im Sachbereich Autovervollständigung auf den Eintrag Stückliste der Lagerfachkarten und anschließend auf Anpassen.

Abb. 5: Einrichtung im Sachbereich „Autovervollständigung“
Abb. 5: Einrichtung im Sachbereich „Autovervollständigung“

Zur Autovervollständigung der Werte aus einer konkreten Stückliste können die erweiterte Ergänzung und Volltext nicht gleichzeitig verwendet werden. Daher muss auf der Registerkarte Erweiterte Ergänzung das Kontrollkästchen Verwenden deaktiviert werden; auf der Registerkarte Volltext muss diese Option hingegen aktiviert werden.

Abb. 6: Aufhebung der erweiterten Ergänzung
Abb. 6: Aufhebung der erweiterten Ergänzung
Abb. 7: Aktivierung der Volltextsuche
Abb. 7: Aktivierung der Volltextsuche

Anschließend müssen mit Hinzufügen oder Einfügen die Volltextindizes in die Definition der Autovervollständigung eingefügt werden, die bei der Autovervollständigung verwendet werden sollen. Nachdem die Indizes Code, Bezeichnung und Spezifikation hinzugefügt wurden, muss die Definition mit Speichern gespeichert werden.

Abb. 8: Ergänzung der Volltext-Indizes
Abb. 8: Ergänzung der Volltext-Indizes

Sachbereich „Ausgestellte Rechnungen“ (Anwendungsbeispiel)

Wenn die Definition der Autovervollständigung für die Stückliste „Lagerfachkarten“ wie oben aufgeführt angepasst wurde, können Sie anschließend bei der Auswahl von Lagerfachkarten in die Belegzeilen nicht nur den Code-Anfang, sondern auch Wortanfänge, die in der Bezeichnung oder der Spezifikation enthalten sind, eingeben. (Das Wort „pozinkovaný“ in der Abbildung ist im Feld „Spezifikation“ enthalten.)

Abb. 9: Volltextsuche in Lagerfachkarten
Abb. 9: Volltextsuche in Lagerfachkarten

Hinweis: Versuchen Sie bei der Erstellung eigener Indizes für die Volltextsuche, die Zahl und Komplexität der Indexdefinitionen für die Autovervollständigung so gering wie möglich zu halten, um die Leistung nicht zu beeinträchtigen. Vor dem Einsatz neuer Definitionen für die Autovervollständigung empfehlen wir, sie ein einer Testumgebung zu prüfen.

Weitere Informationen zu den Eigenschaften der umgestellten Stücklisten finden Sie im Kapitel Neue Technologie der Stücklisten in der Online-Hilfe.


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