Stapelverarbeitung von Rechnungen und Anzahlungen

Automatisieren Sie den gesamten Prozess zum Versand von Rechnungen und anderen Belegen.

Ich bin an einer Demonstration interessiert

Das Paket ist für den Stapelversand von Rechnungen bestimmt. Dadurch kann die manuelle Verarbeitung jeder einzelnen Rechnung vollständig automatisiert werden. Die Rechnungen können automatisch ausgedruckt oder einfach elektronisch (als ISDOC oder PDF) exportiert und per E-Mail verschickt werden.

Wie funktioniert das Add-on?

Zuerst wird die Vorgehensweise zur Verarbeitung des Belegs definiert. Im optimalen Fall bereitet der Sales-Mitarbeiter die Rechnungen nur vor und speichert sie im System. Anschließend startet der Mitarbeiter, der für die Verarbeitung der ausgehenden Rechnungen verantwortlich ist, ihre Stapelverarbeitung. Diese verläuft bei jeder Rechnung anhand der eingestellten Kommunikationsart für die konkrete Firma.

Gemäß den Einstellungen im Adressbuch teilt ABRA Gen Dokumente folgendermaßen auf:

Per Post versendete Dokumente
  • werden zentral auf einem Drucker im gewählten Formular ausgedruckt
  • werden im Modul „Post“ auf dem Postformular für den Mengenversand erfasst
Elektronisch versendete Dokumente
  • Es wird eine E-Mail mit PDF-Anhang und elektronischer Unterschrift erstellt.
  • Die Zustimmung des Kunden wird im Unternehmensadressbuch erfasst.

Nach der Installation des Pakets wird im Sachbereich „Ausgestellte Rechnungen“ das neue Element „Bearbeitungsstand“ hinzugefügt. Der Sachbearbeiter kann mit Filtern alle bisher nicht verarbeiteten Rechnungen anzeigen und mit der Schaltfläche „Druck/Senden“ die automatische Verarbeitung starten. Anschließend werden alle Rechnungen nach und nach verarbeitet: entweder durch Ausdruck der Rechnung und Erstellung eines Eintrags im Modul „Versendete Post“ oder durch den Export ins elektronische ISDOC- oder PDF-Format und die Erstellung eines Eintrags im Sachbereich „Versendete E-Mails“.

Im System wird nach der Verarbeitung der einzelnen Rechnungen eingetragen, wie sie versendet wurde; die Rechnung wird farblich von den nicht verarbeiteten Belegen abgehoben.

Häufigste Anwender des Add-ons

Alle Unternehmen, die regelmäßig größere Mengen an Rechnungen ausstellen, zum Beispiel Handelsgesellschaften, Versicherungen, Energielieferanten, Telekommunikations- und andere Dienstleister.

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