Homeoffice: Regeln für das Funktionieren im Unternehmen

Die aktuellen Sicherheitsmaßnahmen im Zusammenhang mit dem Coronavirus machen es erforderlich, dass Unternehmen ihren Mitarbeitern die Arbeit von Zuhause aus in erhöhtem Maße ermöglichen. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern genaue Regeln für das Homeoffice auf und passen Sie einige interne Prozesse an. Tipps & Ratschläge

Für wen wird das Homeoffice empfohlen:

Homeoffice wird für Mitarbeiter empfohlen, die eigenständige geistige Arbeit ausüben, für die sie nur einen Computer, ggf. Internet und einige Cloud-Dienstleistungen benötigen.

Wenn der Mitarbeiter manuelle Arbeiten verrichtet oder zu Hause keine ruhigen Arbeitsbedingungen hat, ist die Arbeit im Homeoffice ungeeignet.

Regeln für die Arbeit im Homeoffice aus Sicht der Mitarbeiter

• Schaffen Sie zu Hause einen Bereich, den Sie nur zum Arbeiten verwenden. Denken Sie daran, was in Ihrer Umgebung vor sich geht – wenn Sie telefonieren oder an einer Videokonferenz teilnehmen, ist das alles hör- und sichtbar.
• Versuchen Sie, Ihren normalen Arbeitsalltag beizubehalten, lassen Sie sich nicht ablenken.
• Planen Sie Ihre Arbeit – machen Sie einen grundlegenden Plan für die nächste Woche, einen detaillierten Plan für den nächsten Tag. Teilen/beratschlagen/erstellen Sie diesen Plan zusammen mit Ihrem Vorgesetzten.
• Seien Sie für Kollegen und Kunden ansprechbar – nutzen Sie Chats und Videogespräche.
• Behalten Sie bei Videogesprächen und Chats den Überblick, wer daran teilnimmt und welche sensiblen Informationen Sie dabei preisgeben.
• Schreiben Sie am Ende jedes Tages auf, woran Sie gearbeitet haben und was Sie getan haben. Teilen Sie diese Informationen Ihrem Vorgesetzten oder ggf. dem ganzen Team mit, falls es davon betroffen ist. Nutzen Sie für die Zeiterfassung Timetracking-Tools.
• Speichern Sie Dokumente in der Cloud, damit auch Kollegen darauf Zugriff haben, die damit arbeiten müssen.

Regeln für die Arbeit im Homeoffice aus Sicht des Managements

• Organisieren Sie jeden Morgen ein kurzes Videogespräch mit jedem Mitarbeiter im Homeoffice. Rekapitulieren Sie darin die Arbeit des letzten Tages und planen Sie den nächsten Tag. Wenn dies nicht möglich ist, behalten Sie zumindest einen Überblick über die Arbeitspläne der einzelnen Mitarbeiter und korrigieren Sie diese Pläne rechtzeitig. Fordern Sie außerdem von jedem Mitarbeiter einen täglichen Arbeitsbericht ein.
• Veranstalten Sie nach Bedarf kurze Team-Meetings als Videokonferenz, halten Sie sich über das Geschehen im Team auf dem Laufenden und rekapitulieren Sie die Ergebnisse der Teamarbeit.

Regeln für diejenigen, die im Büro sind

Für die Kollegen, die nicht im Homeoffice sind, sollten in der Zeit der Pandemie neben den üblichen Hygieneregeln, die Sie unter dem Link unten finden, folgende Regeln gelten:

• Fahren Sie nach Möglichkeit mit dem Fahrrad oder Auto auf Arbeit, nicht mit dem öffentlichen Nahverkehr.
• Halten Sie Abstand von Ihrer Umgebung. Die empfohlene sichere Entfernung beträgt 2-4 Meter. Nutzen Sie möglichst große Räume (verteilen Sie sich so gut wie möglich im Raum).
• Geben Sie nicht die Hand, winken Sie lieber.
• Verlagern Sie Meetings in den virtuellen Raum (Videokonferenzen, Chats), vermeiden Sie persönliche Kontakte.
• Kürzen Sie Treffen, die nicht ins Web verlegt werden können, so stark wie möglich und begrenzen Sie die Teilnehmeranzahl.
• Lüften Sie möglichst viel.
• Verwenden Sie obligatorisch Handdesinfektionsmittel – stellen Sie es direkt am Büroeingang auf.
• Desinfizieren Sie die häufig angefassten Oberflächen (Türklinken, Griffe usw.) regelmäßig.

Informationen des tschechischen Gesundheitsministeriums (auf Englisch): https://koronavirus.mzcr.cz/en/