Casablanca

Komplexe Telekommunikationsdienstleistungen und deren Integration in ein tschechisches ERP-System.

Serverraum Casablanca

Wobei hilft ABRA Gen?

  • komplette Absicherung der Wirtschafts-, Personal- und Lohnbereiche, Vermögensverwaltung und Lagerwirtschaft
  • deckt die Einkaufs- und Verkaufslogistik sowie das Management der Kundenbeziehungen (CRM) ab und unterstützt Management-Entscheidungen
  • Bestandteil der Gesamtlösung sind notwendige Systemüberwachungen, die Messung von Datenübertragung, Energie usw.
  • vereinheitlichte Datengrundlage, Garantie einer einheitlichen Wahrheitsversion bei allen Outputs und Sicherstellung, dass Daten nur einmal ins System eingetragen werden müssen
  • maßgeschneiderte Funktion zur automatischen Rechnungsstellung, einschließlich Ausstellung von Rechnungen rückwirkend und im Voraus, Sortierung nach Zweigstellen, Situationen, wann Dienstleistungen in Rechnung gestellt werden sollen und wann nicht, Ausnahmen von der Rechnungsstellung, automatische Paarung von Zahlungseingängen usw.
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BRANCHEDienstleistungen, Finanzen, Verkauf
MITARBEITER80
JAHRESUMSATZ6,4 Mio. CHF
ORTPrag
WEBwww.casablanca.cz

Das Unternehmen Casablanca INT ist seit mehr als 16 Jahren auf dem Telekommunikations- und IT-Markt tätig, und zwar als rein tschechische Firma ohne ausländisches Kapital. In dieser Zeit hat sie sich zu einem der bedeutendsten Telekommunikationsanbieter in Tschechien hochgearbeitet. Die folgende Fallstudie beschreibt das Projekt zur Auswahl und zur Implementierung eines ERP-Systems, das Casablanca INT als Backbone-Software-Infrastruktur für die Verarbeitung der alltäglich anfallenden Routine-Aufgaben und die Integration spezifischer Lösungen nutzt, die für die Arbeit im Bereich der Telekommunikations- und IT-Dienstleistungen unabdingbar sind.

Pavel Hodinka

Projektmanager, Casablanca.

ABRA hat bei der Ausschreibung gewonnen, weil der schrittweise Zukauf weiterer Module möglich ist. Ein wesentlicher Vorteil war auch die umfassende Dokumentation zum Quellcode, die uns ABRA geben konnte.

AUSWAHL EINES INFORMATIONSSYSTEMS FÜR EIN TELEKOMMUNIKATIONSUNTERNEHMEN

In den ersten Jahren auf dem Markt deckte das Unternehmen die Bedürfnisse der automatisierten Verarbeitung durch die eigene Entwicklung von Teilbereichen des Systems. Dazu gehörten Anwendungen für die Rechnungsstellung, die Kundenerfassung und das Workflow-Management.

Es fehlte jedoch die Vernetzung mit der Buchhaltung und weiteren Sachbereichen, die für rechtliche Belange maßgeblich sind. Das so konzipierte Informationssystem reichte mit der Zeit nicht mehr. Daher wurde Ende 2007 entschieden, es durch eine Standard-ERP-Lösung zu ersetzen.
„Von der Einführung des neuen Systems erwarteten wir die Erfüllung von drei Hauptanforderungen. Wir wollten die aufgesplittete Datengrundlage zentralisieren, eine einheitliche Wahrheitsversion in allen Outputs sicherstellen und verhindern, dass die gleichen Daten mehrfach ins System eingelesen werden,“ fasst die Pavel Hodinka die Vorgaben des Implementierungsprojekts zusammen.

Das Mitarbeiterteam, das mit der Auswahl des Informationssystems betraut wurde, begann das ganze Projekt mit einer eigenen Marktanalyse und traf eine Vorauswahl geeigneter Hersteller. Dabei verließ es sich auf firmeninterne Kenntnisse und öffentlich zugängliche Informationen, insbesondere aus dem Internet und Fachzeitschriften. Die potenziellen Hersteller wurden in zwei Gruppen aufgeteilt. In der ersten Gruppe befanden sich Hersteller von Wirtschafts-Informationssystemen und ERP-Lösungen der niedrigeren Kategorie, wie z. B. Cígler Software, Stormware oder Altus Software. In die zweite Gruppe wurden Hersteller aufgenommen, die sich auch auf umfassende und robuste ERP-Systeme spezialisieren. Dazu gehören ohne Zweifel Microsoft, Asseco Solutions und ABRA Software.

VOM INTERNET-ANBIETER ZU CLOUD-DIENSTLEISTUNGEN

Casablanca INT begann als Spezialist für Internet-Standleitungen. Mit der Zeit erweiterte das Unternehmen sein Spektrum angebotener Dienstleistungen auf eigene Datenzentren, IP-Telefonie und IP-VPNs. Statt der wenigen Server, die die Firma am Anfang nutzte, betreibt sie heute moderne Datenzentren mit einer Gesamtfläche von 1.600 m2. Auch die Datenkonnektivität, die ihr jetzt zur Verfügung steht, hat sich mit den Jahren vervielfacht. Auf der progressiven Entwicklung von Informationstechnologien basiert auch ein Projekt, das Casablanca INT gemeinsam mit Hewlett-Packard, VMware und AMD 2012 vorgestellt hat. Es handelt sich um den Cloud-Dienst Big Blue One, der Daten sicher mit HP TippingPoint speichert, geografisch getrennte Backups und die Cloud-Verfügbarkeit sowie unbegrenzte Rechenleistung garantiert.

„Dieser Bereich ist jetzt für uns der Hauptfokus der Entwicklung. Er soll zum Schlüsselbereich unseres Dienstleistungsportfolios werden und gleichzeitig zu einem essenziellen Marktsegment. Wir werden jedoch die Konkurrenzfähigkeit des Unternehmens auch weiter auf die Komplexheit der angebotenen Dienstleistungen stützen,“ sagt Pavel Hodinka, Projektmanager des Unternehmens, der für die Implementierung und den Betrieb des Informationssystems verantwortlich ist. Das Unternehmen erzielt einen jährlichen Umsatz von 160 Mio. CZK (6 Mio. Euro) und beschäftigt 80 Mitarbeiter. Zu ihren wichtigsten Kunden gehören Unternehmen insbesondere aus dem Produktions- und Dienstleistungsbereich wie z. B. Pražská energetika, Zepter International, Moira oder IC Energo. Das Unternehmen ist nach ISO 9001:2000 zertifiziert.

WARUM AUSGEREIFTE ERP-PRODUKTE?

„Wir haben festgestellt, dass die Systeme der Hersteller aus der ersten Gruppe leider unseren Anforderungen nicht gerecht werden – selbst in der umfassendsten Version nicht. Daher haben wir die Auswahl auf vollwertige ERPs in- und ausländischer Herkunft eingegrenzt,“ kommentiert die Eingangsphase des Projekts Pavel Hodinka. „Die Prozessanordnung und IT-Infrastruktur von Telekommunikationsfirmen geht davon aus, dass ein ERP-System angeschafft und eingesetzt wird, das das Rückgrat bildet. Darauf können eigene Anwendungen für die Automatisierung spezifischer Prozesse und die Realisierung atypischer Ausgaben und Vorlagen aufgesetzt werden. Das betrifft insbesondere unsere Überwachungs- und Monitoring-Systeme, bei denen es keinen Sinn machen würde, sie im ERP-System als Module neu zu entwickeln,“ erläutert Pavel Hodinka.

Ein untrennbarer Bestandteil der Bewertungskriterien waren natürlich auch der Preis und der Zeitaufwand für das Implementierungsprojekt. Daher empfahl das Mitarbeiterteam, sich nicht mit Angeboten von SAP oder Microsoft Dynamics zu beschäftigen, die unter beiden Gesichtspunkten sehr anspruchsvoll waren. In der letzten Runde des Auswahlverfahrens blieben daher ABRA Software und Asseco Solutions mit ihren umfassenden, ausgereiften ERP-Systemen ABRA Gen und Helios Green.

Pavel Hodinka

Projektmanager, Casablanca.

ABRA hilft uns dabei, die Prozesse zu verbessern, und wir können uns dann mehr unseren Kunden widmen und die angebotenen Dienstleistungen perfektionieren.

DURCH ANALYSE ZUR ENTSCHEIDUNG

Casablanca INT entschloss sich schließlich zur Anschaffung und zum Einsatz des ERP-Systems ABRA GenABRA Gen siegte Hodinka zufolge sehr knapp. Folgende Vorzüge waren schließlich für den Erfolg entscheidend: „Beide Lösungen schienen uns am Anfang praktisch gleich zu sein. ABRA wirkte jedoch offener und bot bessere Möglichkeiten zur schrittweisen Anschaffung weiterer Module. Ein wesentlicher Vorteil war auch die umfassende Dokumentation zum Quellcode, die uns ABRA geben konnte.“

Wie bei vielen anderen Projekten zeigte sich auch in diesem Fall, dass das Zünglein an der Waage die Qualität der Berater, deren Verständnis der Bedürfnisse des Kunden und die Fähigkeit zur fristgerechten und proaktiven Erfüllung sämtlicher Wünsche ist. Pavel Hodinka sagt dazu: „Bei der Vorstellung von ABRA Gen haben wir die praktischen Systemerfahrungen des leitenden Beraters sehr geschätzt, der uns nicht nur dessen Eigenschaften vorführte, sondern auch an einfachen und verständlichen Beispielen zeigte, wie es vom Benutzer angepasst werden kann.“ Wichtiger war es zu überprüfen, ob der Hersteller die entsprechenden Arbeiten auch umsetzt und ob wir uns auf die Qualität seiner Mitarbeiter verlassen können,“ sagt Pavel Hodinka.

„Ich denke, dass dies bei jedem Auswahlverfahren berücksichtigt werden sollte. Bei der Analyse vor der Implementierung werden konkrete Prozesse und Verfahrensweisen untersucht, und gerade in dieser Situation kann gut erkannt werden, ob die gewünschte ERP-Lösung und die Fachberater restlos alle Anforderungen erfüllen können. In der Regel werden hier sowohl kritische Projektpunkte als auch positive Seiten aufgedeckt, die dem Auftraggeber die Richtigkeit der Wahl bestätigen. Nicht zu vernachlässigen ist auch eine mögliche Anpassung des Endpreises, zu der es auch in unserem Fall kam, nachdem wir auf bestimmte Umstände gestoßen waren. Daher kann ich diese Vorgehensweise nur empfehlen,“ schließt Pavel Hodinka seine Erfahrungen ab.

HAUPTMERKMALE UND UMFANG DER GESAMTLÖSUNG

Die Auswahl des Herstellers und des Informationssystems wurde im Sommer 2008 abgeschlossen. Die Analyse vor der Implementierung war bereits fertig, es folgte also die eigentliche Systemeinführung, die insgesamt vier Monate dauerte. In den Produktionsbetrieb wurde ABRA Gen am 1. Januar 2009 übergeben. Es wird von 35 gleichzeitig arbeitenden Benutzern verwendet. Dazu dient ein Thick Client und eine dreischichtige Client-/Server-Architektur. Der Server für den Betrieb der Oracle-Datenbankanlage sowie der Anwendungs- und Terminal-Server für die Zugriffe aus externen Anwendungen sind getrennt. Auch der Server für die Web-Dienste, über die die intern entwickelten Anwendungen auf den Kern des ERP-Systems zugreifen, ist separat.

Das Unternehmen nutzt die ABRA Gen-Module für alle Wirtschafts-, Personal- und Lohnbereiche, die Vermögensverwaltung und die Lagerwirtschaft. Das System deckt auch die Einkaufs- und Verkaufslogistik sowie das Management der Kundenbeziehungen ab. Es umfasst auch Infrastruktur-Anwendungen für Workflows und unterstützt die Entscheidungsfindung für Manager. Bestandteil der Gesamtlösung sind notwendige Systemüberwachungen, die Messung von Datenübertragung, Energie usw. Da Unmengen an Daten aus diesen Prozessen verarbeitet werden müssen, fiel die Wahl gerade auf ABRA Gen, das auf Oracle-Datenbankanlagen basiert und daher auch in diesem Bereich maximale Leistung bringen kann.

Pavel Hodinka

Projektmanager, Casablanca.

Wir sparen zum Beispiel dadurch Zeit, dass wir die Zuordnung der Banküberweisungen perfekt automatisieren konnten. Diese Tätigkeit, die früher einen Mitarbeiter einen ganzen Tag gekostet hat, macht heute das Informationssystem und spart so spürbar Arbeitszeit.

HAUPTVORTEILE UND ZUKÜNFTIGE ENTWICKLUNG

Die Vorteile der Realisierung des Implementierungsprojekts zeigten sich in mehreren Bereichen. Der erste war die Erfüllung der drei Hauptanforderungen: vereinheitlichte Datengrundlage, Garantie einer einheitlichen Wahrheitsversion bei allen Outputs und Sicherstellung, dass Daten nur einmal ins System eingetragen werden müssen.
„Die Erfüllung der aufgeführten Anforderungen machte sich in der Beschleunigung und höhere Qualität der Arbeit der Benutzer bemerkbar. Gleichzeitig sank die Fehleranfälligkeit bestimmter Vorgänge wesentlich, wozu auch neue Prozesse beitrugen. Alle Mitarbeiter in der ganzen Firma können diese Fakten heute bestätigten,“ sagt Pavel Hodinka.

„Wir sparen zum Beispiel dadurch Zeit, dass wir die Zuordnung der Banküberweisungen perfekt automatisieren konnten. Diese Tätigkeit, die früher einen Mitarbeiter einen ganzen Tag gekostet hat, übernimmt heute das Informationssystem und spart so spürbar Arbeitszeit.“

„Auch andere Prozesse wurden ähnlich beschleunigt und verbessert, z. B. das Management und der Versand von Mahnungen. Daher konzentrieren wir uns auch weiter auf die umfassende Automatisierung aller Prozesse, bei denen das möglich ist. So arbeiten wir bei Cloud-Dienstleistungen an der Einführung eines Kreditsystems, das automatisierte Zahlungen ermöglicht. Diese Vorgehensweise macht nicht nur unsere Prozesse effizienter, sondern spiegelt sich auch im Preis der Dienstleistungen für den Kunden wieder und hilft so, die Firma wettbewerbsfähig zu halten,“ ergänzt Pavel Hodinka.

„Ein weiterer bedeutender Vorteil ist, dass das System offen und in der Anpassung flexibel ist. Die schnelle Einführung von Änderungen durch unsere eigenen Mitarbeiter hilft wiederum nicht nur dabei, die Prozesse zu verbessern, sondern unterstützt auch unsere Unternehmen. Wir können uns so mehr den Kunden widmen und die angebotenen Dienstleistungen perfektionieren, was sich direkt in den Wirtschaftsergebnissen bemerkbar macht,“ schließt Pavel Hodinka die Aufzählung der Vorteile ab.

MASSGESCHNEIDETE ANPASSUNGEN UND SPEZIFISCHE LÖSUNGEN

Zu den wichtigen maßgeschneiderten Anpassungen gehörte auch die Entwicklung von Funktionen für die automatische Rechnungsstellung. Rechnungen sollten rückwirkend und im Voraus ausgestellt und nach Zweigstellen sortiert werden, es gab Situationen, wann Dienstleistungen in Rechnung gestellt werden sollen und wann nicht usw. Auch die richtige Einstellung der Rechnungsstellungsregeln und die Feinjustierung des gesamten Prozesses bis ins kleinste Detail, wie z. B. die automatische Paarung von Zahlungseingängen, waren wichtig.

Ein weiterer Prozess, bei dem Funktionen nach den Anforderungen des Unternehmens ins System programmiert werden mussten, betraf die Einrichtung von Diensten. Dabei wurde das Standardmodul CRM verwendet. Das Modul wurde so angepasst, dass es automatisch Dienste für die Kunden der Vertreter generieren kann. Gleichzeitig musste mit der Implementierung des Kerns von ABRA Gen die Schnittstelle so an externe Sachbereiche angepasst werden, dass die Logik des gesamten Systems erhalten blieb.Es handelte sich hierbei insbesondere um ein Portal für die Vertreter, das ursprünglich von Mitarbeitern der Firma entwickelt worden war und das einen Überblick über die Kunden und die von ihnen genutzten Dienstleistungen bietet. Dieses Portal bezieht Stammdaten aus ABRA Gen und einigen weiteren, internen Subsystemen, um seinen Benutzern zusammenhängende Übersichten zu bieten, in denen nichts Wichtiges fehlen darf. Mit dem neuen Cloud-Dienst hängt der Betrieb eines Kundenportals zusammen. Dort können sich Kunden registrieren und einen virtuellen Server erstellen, diesen konfigurieren und die bestellten Dienstleistungen bezahlen. Diese intern entwickelte Funktion ist wiederum so an ABRA Gen angebunden, dass sämtliche Stammdaten für die Umsetzung der notwendigen Sachbereiche in der Buchhaltung, der Rechnungsstellung usw. eingelesen und wieder dort gespeichert werden können.

Alle diese Anpassungen können die Mitarbeiter des Unternehmens vornehmen. Und gerade bei maßgeschneiderten Anpassungen und Verknüpfungen mit internen Subsystemen zeigte sich die erwartete Eigenschaft der neuen Lösung – sie ist offen und einfach durch geschulte Mitarbeiter des Unternehmens an Benutzerbedürfnisse anzupassen.

Interessieren Sie sich für eine maßgeschneiderte Lösung für Ihr Unternehmen?

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