Welche Software-Tools für die Online-Arbeit besonders geeignet sind

Egal, für welche Lösung Sie sich entscheiden – wir empfehlen, sie einheitlich in der ganzen Firma einzusetzen. Dadurch wissen alle Mitarbeiter, welches Tool sie verwenden sollen, wie es eingerichtet wird und wo notwendige Informationen zu finden sind. Vergessen Sie nicht, sie möglichst bald nach der Einführung der Regeln gründlich zu schulen.

Aufgabenplanung und Arbeitsnachweis

Alle Arbeitsvorgänge müssen zuerst gut geplant werden, anschließend muss die dafür aufgewendete Zeit erfasst werden können. Dies nicht nur für die Bedürfnisse des Managements, sondern auch für die gegenseitige Koordination der Teammitglieder. Für die Aufgabenverwaltung und das Projektmanagement empfehlen wir folgende Tools:

• Trello – einfache Aufgabenerfassung in Boards und Listen.
• BaseCamp – einfache Aufgabenerfassung, nach Projekten aufgeteilt.
• Asana – erweitertes Tool zur Projektverwaltung und Zeitplanung.

Neben der Aufgabenverwaltung muss auch unbedingt nachverfolgt werden, wie lange sich die Teammitglieder ihnen widmen. Jeder im Team hat somit den Überblick, wer gerade woran arbeitet. Dafür hat ABRA Software ein Tool:

• primaERP – Arbeitszeiterfassung mit Option zum übersichtlichen Nachweis

Für alle Kunden von ABRA Software, die sich neu für den Einsatz von primaERP entscheiden, bieten wir es 3 Monate lang kostenlos an. Weitere Informationen zu diesem Sonderangebot erhalten Sie unter [email protected].

Kommunikationssoftware

Im Rahmen des Teams erfolgt die Kommunikation über Telefonkonferenzen, bei denen der Computerbildschirm mit der Präsentation oder einer anderen gemeinsamen Arbeit live geteilt werden kann. Wir haben mit folgenden Tools gute Erfahrungen gemacht:

• MS Teams – Text-, Audio- und Videokommunikation mit der Möglichkeit zu Telefonkonferenzen, Bildschirmfreigabe und Gesprächsaufzeichnung. Ein Vorteil ist die Integration in MS Office 365, einschließlich E-Mail und Outlook-Kalender. Wenn Ihre Mitarbeiter bereits Office 365 nutzen, ist es eine einfache und gleichzeitig relativ preiswerte Lösung.
• Slack – im Funktionsumfang im Prinzip wie MS Teams, komplizierter kann die Integration mit dem E-Mail-Server von MS Exchange sein.
• Google Hangout Meet – komplexes Programm für die Kommunikation und die Organisation von Meetings; von Vorteil ist die Integration in die anderen Google-Dienstleistungen, falls sie diese nutzen. Bietet kostenlose Gruppengespräche mit bis zu 10 Kontakten.

Wenn Sie keinen Bildschirm teilen müssen, können Sie einige der einfacheren Tools nutzen, die auch in der privaten Kommunikation normal eingesetzt werden: Facebook Messenger, WhatsApp, Skype oder Viber. Für Präsentationen und Schulungen können hingegen Tools verwendet werden, die sich auf die Freigabe von Bildschirmen durch den Redner mit hochwertiger Aufzeichnung des Events konzentrieren:

• GoToMeeting – ein umfassendes Tool für Online-Schulungen und ‑Präsentationen, mit dem der Bildschirm geteilt werden kann, online Fragen zur Präsentation gestellt werden können und das Ganze aufgezeichnet und als Video exportiert werden kann.
• Join.me - einfache Web-Anwendung für Schulungen, wie Sie sie auch von unseren Webinaren kennen.

Auf allen Apple-Geräten können die gleichen Tools verwendet werden:

• FaceTime – ermöglicht den Zusammenschluss mehrerer Anwender in einer Videokonferenz.
• Bildschirmfreigabe – andere können sehen, was auf Ihrem Bildschirm vor sich geht.

Software für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten

Die Teamarbeit sollte an einem gemeinsamen Speicherort gespeichert werden. Neben einfachen Speicherplätzen, in denen Dateien nur wie auf einer Festplatte gespeichert werden, gibt es umfassende Cloud-Tools, in denen Dateien von allen eingeladenen Benutzern bearbeitet und kommentiert werden können.

Gemeinsame Arbeit an Dokumenten:

• MS SharePoint – ist Teil von MS Office 365 und arbeitet daher direkt mit MS Office-Dokumenten.
• Google Disk – arbeitet mit einem eigenen Format (Google-Dokumente), das ins MS Office-Format exportiert werden kann.
• iCloud – arbeitet mit einem eigenen Format (Apple-Dokumente), das ins MS Office-Format exportiert werden kann.

Schnelle Speicher:

• OneDrive – dient gleichzeitig als Cloud-Plattform für MS SharePoint, daher kann hier auch mit freigegebenen Dokumenten gearbeitet werden.
• DropBox

Fernzugriff auf das ERP-System ABRA Gen

Für den Fernzugriff auf das Informationssystem ABRA Gen benötigen Sie einen Terminal-Server. Fehlt dieser, können Sie das gesamte System in die Cloud verlagern, z. B. mit dem ABRA online Dienst.

Erfahren Sie mehr darüber, welche Regeln für das Homeoffice aufgestellt werden sollten und wie Sie Ihre internen Prozesse anpassen können.