„Důležité je před problémy se neschovávat,“ tvrdí projektová manažerka C. H. Beck

Jako v jedné z mála firem jsme při implementaci ABRA Gen v Nakladatelství C. H. Beck měli možnost spolupracovat s profesionálním projektovým manažerem, který měl na projekt dostatečnou kapacitu a perfektně znal procesy vlastní firmy. Nakladatelství C. H. Beck svěřilo tento úkol Marii Staňkové, která se ho chopila s neuvěřitelným nasazením a velmi profesionálně. Paní Staňková má velkou zásluhu na hladkém průběhu náročné implementace a ukázala nám, jak vypadá perfektní projektové řízení. Tento koncept spolupráce pro nás byl velmi obohacující, a proto jsme se paní Staňkové zeptali na její recept na vedení projektu. Věříme, že i dalším zákazníkům otevře nové možnosti při spolupráci s naším projektovým týmem.

V čem spočívala vaše role projektové manažerky implementace ERP systému?

Celý projekt jsem od začátku organizačně vedla a troufám si říct, že jsem do značné míry hrála roli iniciátora změny. Po návratu z rodičovské dovolené jsem byla pověřena sjednocením vnitrofiremních procesů, které konkrétně spočívalo v propojení dvou informačních systémů, které tehdy v naší společnosti fungovaly. Vnímala jsem, že tento stav nebyl slučitelný s vizí a koncepcí naší společnosti a značně by nás v budoucnu brzdil. Sepsala jsem argumenty pro a proti a předložila vedení. Výsledek znáte :-)

Během samotného projektu bylo důležité porozumění jednotlivým částem implementace, a také jsem nesměla ztratit nadhled. Bylo třeba udržet směr k cíli, který byl na začátku vytyčen.

Byla jste také u výběru dodavatele. Jak probíhaly přípravy a co se ukázalo být nejdůležitějším?

Fáze výběru byla náročná, ale zásadní. Rozhodli jsme se, že si důkladně zmapujeme situaci na trhu s dodavateli ERP systémů. Nadefinovali jsme si zásadní obsahové a funkční milníky, které by náš nový ERP systém měl mít, a rozeslali dotazník asi 60 fungujícím společnostem v ČR. Tak nám odpadla více než polovina společností, s cca deseti jsme udělali předkolo a 3 se dostaly do úzkého výběru. Každá tato společnost pak měla přibližně čtyřhodinovou prezentaci před naší výběrovou komisí, která se skládala z vedoucích osob odpovědných za klíčové oblasti.

Jak probíhala implementace v Nakladatelství C. H. Beck? Čtěte ZDE >>>

Kdybyste měla poradit ředitelům firem, kteří mezi svými lidmi hledají vhodného kandidáta ve firmě na vedení implementace, co byste jim doporučila?

Zaprvé všem doporučuji, aby si pro takový projekt skutečně vybrali někoho, kdo jej bude vést, udrží si celkový přehled a bude se mu moci intenzivně věnovat, tedy někoho, pro koho to nebude agenda navíc k vlastní práci, ale samostatná odpovědnost.

A až jej budou hledat, doporučila bych, aby si vybrali člověka psychicky odolného J, který je komunikativní, podnikavý, nebojí se změn a výzev, a hlavně je náročný sám k sobě. Myslím, že nejsou až tak důležité IT či ekonomické znalosti, ty člověk získá v průběhu implementace. Spíš se nesmí bát ptát se a snažit se věcem přijít na kloub. Ideální pak je, pokud se v akutní fázi nasazení systému může věnovat projektu full-time, a je dobré, když vše nejen organizačně vede, ale také se fakticky sžije s jednotlivými realizačními oblastmi. Jen tak dovede vnímat souvislosti a projekt jako celek.

Dokážete odhadnout, kolik vám vedení implementace zabralo času během pracovního týdne?

V akutní fázi (cca měsíc až dva) jsem se věnovala implementaci plně. V průběhu tak 2-3 dny v týdnu.

Co považujete za nejdůležitější schopnost projektového manažera?

Z mého pohledu je nejdůležitější vyzrálá osobnost a lidské hledisko. Projektový manažer je takový hromosvod mezi poskytovatelem a svými ovečkami ve firmě. A to musí ustát. 

Implementace je náročná pro všechny, především časově. Zaměstnanci jsou po nějakou dobu vystaveni enormnímu tlaku, nálada se často propadá pod bod mrazu. Projektový manažer by měl umět povzbudit, situace uhlazovat, ale současně neslevit, stát za plánem jak finančním, tak časovým, nepanikařit, motivovat, a současně z toho sám nezkolabovat.

Co bylo nejtěžší na analytické fázi?

Postihnout všechny procesy do detailu. Odvaha navrhnout změny. Strach z toho, že to v nové podobě nebude fungovat. Bylo to opět hodně o komunikaci a o lidském hledisku – nebát se mluvit, sdělovat, navrhovat, přijímat argumenty, nebát se odpovědnosti. Nehrabat si na svém vlastním písečku.

Kdybyste mohla, změnila byste něco ve fázi analýzy?

Analýza pro mě byla nejstresovější. Snažit se postihnout všechny detaily, kdy současně víte, že je stejně nepostihnete, protože vyplavou napovrch při implementaci, nebo dokonce až v konkrétní praxi, to byl obrovský tlak, hlavně finanční. Protože co je napsáno ve studii, je naceněno, co tam není, platí se navíc. Nevím, jak by se dalo toto zvládnout lépe. Máte recept?

Stejný jako vy – komunikaci :-)

Jak jste jako zákazník vnímala organizaci projektu? 

Především jako velice profesionální.  Samozřejmě jsme v průběhu nabrali zpoždění z nejrůznějších důvodů, ať našich, tak vašich. Vždy jsme o nich věděli, vše prodiskutovali a pracovali s novým termínem.  Nicméně celý projekt jsme převzali ve stanoveném termínu.

Po celou dobu jsem až na výjimky vnímala, že je pro vás klient na prvním místě, nikdy jsme nepocítili, že by se případný tlak či stres na vaší straně přesouval na nás. Toto vše jde za projektovým vedením na vaší straně, Irena Poláková svým asertivním přístupem, vnímáním případných třecích ploch už v předstihu, vyhodnocením priorit a rychlými návrhy řešení dovedla velice umně velet své četě.

Na čem z vašeho pohledu závisí úspěch implementace?

Na odborné úrovni poskytovatele, to je jasné. Pokud odbornost je, pak jsou to též lidé, kteří implementaci provádějí a jejich ochota komunikovat, spolupracovat a vymýšlet to nejlepší, ochota přiznat chyby, poučit se z nich a napravit je. A to u vás bylo. Měli jsme ohromné štěstí, že jsme si s týmem z ABRA Software sedli. Tímto všem díky.

Máte recept na překonávání krizí během implementace?

Důležité je před problémy se neschovávat. Vyslechnout všechny zúčastněné strany, udělat si čas i na věčné stěžovatele, zvážit názory druhých a zasadit je do rámce celkového konceptu.  Hlavně nechat druhé pocítit, resp. to tak opravdově vnímat, že jsou potřební, že se s jejich názorem počítá. To nesmírně uklidňuje. Případně také umět přiznat chybu, nikoho neodsuzovat. A úplně to nejdůležitější: chovat se k sobě lidsky, vnímat své potřeby, obavy, přání, rozladění, afekty a nepodporovat špatnou náladu potíráním druhých.

Čím vás zkušenost s implementací obohatila ve Vašem profesním životě?

Mám teď o našich firemních procesech opravdu dokonalý přehled :-)

Kdybyste se mohla rozhodnout, šla byste do toho s ERP ABRA Gen znovu?

Ano.

Jak probíhala implementace v Nakladatelství C. H. Beck? Čtěte ZDE >>>