Blog

Marco Hrabinský z Enders CZ: I mimo krizi se vyplatí myslet dopředu. Když přijde, tolik vás nezaskočí.

3. 3. 2021
Ilustrační obrázek: krájení masa

Štěstí přeje připraveným. Marco Hrabinský, jednatel firmy Enders CZ, která dodává spotřební materiál, stroje a ostatní vybavení pro zpracovatele masa, gastronomii a další segment potravinářského průmyslu, ryb a sýrů, cítil v kostech, že je čas naučit se prodávat ve 21. století. Řezníci a kuchaři byli sice zvyklí na osobní prodej tváří v tvář, což sedí k tradici přes 180 let staré firmy s kořeny v Německu, doba se ale vyvíjí a směr je jasný – byznys míří do onlinu. Společnost tak rok před nástupem pandemie rozjela e-shop, který na jaře 2020 jakoby našla. Přechod do e-commerce přirozeně navázal na celkovou automatizaci firmy spojenou se skladováním, účetnictvím, servisem i řízením vztahu se zákazníky. „Firmu bych chtěl do konce roku 2021 odstřihnout od všech zbytečných papírů,“ říká Hrabinský.
Marco Hrabinský z Enders CZ

Vývoj v čase

2018 – Enders CZ v rámci ABRA Gen využívají Nákup a prodej, Sklady, Servis, CRM a ABRA BI.

Přelom 2018/2019„Společně s panem Fredericem Endersem, majitelem společnosti, jsme začali vizionářsky přemýšlet nad změnou obchodního modelu a vnitřní organizací firmy,“ říká Hrabinský.

S cílem optimalizovat náklady a zeštíhlit administrativu, aby se firma mohla soustředit na jádro svého byznysu, Enders CZ outsourcuje také agendu účetnictví.

Červenec 2019 – ABRA Software přebírá kompletní účetní služby a do konce roku vyladí procesy s důrazem na předkontace tak, aby se vše účtovalo automaticky.

Firma s přechodem na automatizované účetnictví začala využívat také v testovacím režimu OCR nástroj na vytěžování faktur, čímž účetním odpadla ruční práce při zadávání faktur přijatých. Teď to za ně dělá stroj. O implementaci se postarala ABRA Software. „S nápadem přišel váš obchodní ředitel Petr Vojta. Pravidelně se setkáváme, vždy na začátku nového roku na strategických schůzkách i s naším vynikajícím konzultantem, panem Klimentem, kde vyjádřím své plány a společně hledáme řešení, jak jich dosáhnout. A přesně tak jsme došli i k vytěžování faktur,“ upřesňuje Hrabinský.

Září 2019 – Endres CZ spouští e-shop s externím partnerem. Jedná se o semi-řešení na klíč založené na poloautomatizaci.

Podzim 2019 – Firma díky nástroji ABRA BI zpozoruje úbytek zákazníků, protože ne všichni akceptovali změnu z osobního na digitální prodej. Klienty tedy aktivně obvolává a vysvětluje, co a jak funguje a řeší i konkrétní objednávky a prodej. Když o pár měsíců později přichází pandemie, jsou už na tento způsob komunikace zvyklí.

Leden 2020 – Optimalizace skladů. „Nastavili jsme mnohem přehlednější systém vedení skladů metodou A. Na začátku jsme museli některé procesy přizpůsobit, protože jsme přicházeli na nesrovnalosti, na které se v předchozím způsobu vedení skladu přijít nedalo,“ vysvětluje Head of Accounting Services ABRA Software Lenka Vlková.

Podzim 2020 – Enders CZ společně s marketingovým partnerem pracují na vylepšení popisků, obrázků a informací k produktům v e-shopu a ladí SEO tak, aby je vyhledávače držely na předních příčkách.

Leden 2020 – Hrabinský se soustředí na efektivnější nastavení modulu CRM, aby ABRA Gen pomáhal předpovídat krizové situace související se ztrátou zákazníků a úbytkem prodeje, chystá kvartální marketingové kampaně propojující offline i online prostředí a implementuje modul SCM.

Září 2020 – Kvůli vysokému podílu manuálních kroků firma mění dodavatele online prodeje a v květnu 2020 přechází na ABRA E-shop, který implementuje brněnské ABRA E-commerce centrum.

Aktuální situace

Automatizace pomohla snížit náklady za účetní služby o 30 procent.

Nákupčí nebo office manažerka zasílá přijaté faktury na dvě interní e-mailové adresy (pro tuzemské a zahraniční faktury), odkud je nástroj pro vytěžování faktur zadá do ABRA Gen. Fakturantka pouze kontroluje, zda je všechno správně.

Svůj automat mají také faktury vydané – na každou objednávku, která projde externím skladem, se automaticky vystaví faktura.

Ke každé faktuře s dobou po splatnosti delší než sedm dní se odesílá upozornění, že je potřeba zaplatit. „Není to ani tak výtka jako spíš informace zahrnující konkrétní částku a variabilní symbol s takovým jemným pozor, že se na to má zákazník podívat,“ doplňuje Hrabinský.

ABRA Software zajišťuje veškeré „vyšší účetnictví“ jako jsou uzávěrky a hospodářské výsledky. V Enders CZ zůstaly bankovní operace, faktury vydané a agenda dobropisů.

„Naše účetní je ráda, že má s kým konzultovat složitější případy. Markantně se snížil prostor pro chyby a odpadla spousta ruční práce s přepisováním dat do systému,“ říká Hrabinský.

BI reporty pomáhají najít příležitosti a hrozby

Protože firma pracuje s měsíčními hospodářskými výsledky, je pro ni klíčové v této lhůtě sledovat výnosy, náklady a pohyby na kontě.

Každý obchodník vidí, jaké zboží šlo na konkrétní zákazníky. U těch klíčových firma pozoruje, které produkty se na nich „točí“.

Všem obchodním oddělením zároveň chodí report shrnující reklamace, jaké faktury jsou po splatnosti, i která přijatá objednávka ještě nebyla čerpána.

Lepší vztah se zákazníky díky dynamickému CRM

„V CRM jsme si připravili vlastní řadu aktivit, abychom u konkrétních zákazníků sledovali obchodované produkty, platební morálku a přehled souvislostí a aktivit z minulosti. Obchodník, který má denně splnit 15 až 20 telefonů, tak nemusí nikam překlikávat, ale všechno rovnou vidí v Genu,“ popisuje Hrabinský.

V minulosti obchodníci „chodili“ tzv. po regionech, což ale bylo příliš statické. Teď je systém například upozorní, že zákazník z Plzně si už tři týdny nic neobjednal, proto je potřeba se s ním spojit a zjistit příčinu.

Budoucí plány & vize

„Chceme automatizovat i zbylé účetní úkony, které zůstaly interní, a dále posilovat nástroj CRM. Ideálně pak všechno archivovat v digitální podobě a s klienty komunikovat tak, abychom nemuseli vytisknout jediný papír. A budeme mít radost, když e-shop stále poroste minimálním tempem v řádu jednotek procent týdně,“ uzavírá Hrabinský.


Zajímáte se o systém ABRA Gen? Napište nám!

Zeptejte se CZ