Jak efektivně vymáhat pohledávky pomocí automatických upomínek

Nenechávejte pohledávky po splatnosti ležet bez povšimnutí. Pokud pohledávky porostou, může se vaše firma dostat do problémů, nehledě na to, že odběratele naučíte, že se o pohledávky nestaráte. Přitom v prvopočátku se mohlo jednat jen o ojedinělé opomenutí klienta.

Jak nezanedbat ani jednu pohledávku? S tím vám pomůže nový modul ABRA Gen Automatické upomínky.

Nově je součástí základního jádra systému a nejde jen o katalogový doplněk. Jestliže jste měli původní katalogový doplněk, stačí obchodníka požádat o změnu licenčního klíče. Pokud automatické upomínky nevyužíváte, můžete požádat svého obchodníka o zapůjčení licence na otestování.

Automatické upomínky umožňují nastavit velmi individuální způsob upomenutí i formulaci textu. Můžete také vybrané firmy nebo doklady z upomínek vyloučit. Doba, po jakou lze upomínání zastavit, lze upravit právy uživatelů.

Co potřebujete?

Kromě licence automatických upomínek musíte mít nastaveno odesílání e-mailů z ABRA Gen a zprovozněný automatizační server.

Jak začít s nastavením?

Nejprve spusťte agendu „Parametry automatických upomínek“ a založte nový záznam.

Na první stránce zadejte libovolný kód, název, vyberte e-mail, ze kterého mají upomínky odcházet, nastavte, jaká je minimální částka na FV (např. 10 Kč) a jaký odklad ve vymáhání může nastavit běžný uživatel.

Dále se můžete rozhodnout, zda chcete automaticky generovat i upomínky na firmy, kde nemáte uveden e-mail, který se vyhledá podle definice popsané dále v textu.

Výraz nemusíte vyplnit – pak bude nastavení platit pro všechny faktury. Jestliže použijete nastavení v příkladu, budou vyloučeny z upomínání faktury v řadě FOZ (zahraniční) nebo můžete vyloučit z upomínání doklady vystavené v EUR nebo USD, protože zde limit 10 EUR je podstatně vyšší než 10 Kč a můžete si na to vytvořit definici s jiným limitem.

Na záložce Upomínky zvolte, kolik dní po splatnosti se má první upomínka vygenerovat.

Zároveň zde určíte, jaký se má použít tiskový formulář upomínky a text do e-mailu. Při volbě „Neodesílat e-mail“ je vygenerován jen koncept e-mailu, který neodchází zcela automaticky.

Díky konceptu může vaše asistentka před finálním odesláním zkontrolovat, že v upomínkách nejsou například běžící reklamace.

Do pole Výraz se nám osvědčil výraz:

if((Firm_ID.InvoicingDelivery=0) or (Firm_ID.InvoicingDelivery>2),'',if(NxPos('@',Firm_ID.ElectronicAddress_ID.EMail) >0,Firm_ID.ElectronicAddress_ID.EMail,Firm_ID.ResidenceAddress_ID.FaxNumber))

Použití výrazu zajistí, že bude použit e-mail určený pro elektronickou komunikaci, a pokud jej u dané firmy nemáte zadaný, systém použije e-mailovou adresu uvedenou u sídla společnosti.

Výraz pro předmět je:

'Faktura Vydaná '+IssuedInvoice_ID.DisplayName+' - '+DocOrder +'. upomínka'

Na poslední záložce „Reporty faktur vydaných“ můžete zvolit jaký tiskový formulář faktury se má použít jako příloha. Jako příklad uvádíme pro tuzemské faktury český tiskový formulář pro ostatní anglický.

Po uložení jsou všechny parametry nastaveny.

Dále si můžete v číselníku „Stavy vymáhání pohledávek“ doplnit i stavy, kdy prostá domluva nepomohla a upomínku řeší vaše právní oddělení.

Například:

Nyní můžete v agendě faktur vydaných nebo adresáři firem nastavit doklady nebo celé firmy, které mají odklad v upomínání. Tlačítkem „Vymáhání“ lze odklad nastavit jak pro jeden záznam, tak hromadně:

Jestliže máte vše připraveno, můžete nastavit naplánovanou úlohu, která bude automaticky generovat upomínky podle vaší definice.

Nastavte si například, že každé pondělí a čtvrtek se vygenerují upomínky a to v 10:00, aby se ještě ten den stihl načíst aktuální bankovní výpis s úhradami.

V záložce parametry nastavte, jakou definici budete tuto naplánovanou úlohu spouštět:

V záložce Odeslat zprávu po dokončení úlohy si nastavte e-maily pracovníků, kteří mají mít přehled o právě vygenerovaných upomínkách.

Nyní máte vše nastaveno a můžete úlohu spustit. Jestliže jste udělali vše správně, pro pohledávky po splatnosti déle jak 14 dní (nebo podle vašeho nastavení) se vygenerují upomínky.

Nezapomeňte, že dle popsaného nastavení nedochází e-maily automaticky, ale zůstávají v agendě „Odeslané E-maily“ ve stavu koncept:

Po kontrole je můžete hromadně odeslat.

S případným doladěním nastavení vám může pomoci náš konzultant.

Na funkci automatických upomínek přímo navazuje další modul pro správu pohledávek Insolvence firem a osob. Ten vám z veřejně dostupné databáze hlídá, zda na některou firmu ve vašem adresáři není zahájeno insolvenční řízení, abyste včas dokázali přihlásit své pohledávky. Bohužel rejstřík není dostupný na Slovensku, a tedy ani ve slovenské verzi ABRA Gen.