Jak filtrovat data v ABRA GEN podle Excelové tabulky?
Filtrování dat podle excelové tabulky předvedeme na příkladu práce s informacemi v adresáři. Filtrování však funguje výborně i nad skladovými kartami a i jinými agendami, ve kterých je třeba hromadně změnit nějaké údaje. Dnešní Tip navazuje na článek „Jak v ABRA Gen pracovat s obchodními zástupci a partnery“.
Poznámka: doporučujeme základní znalost SQL dotazů
Příklad: Firma roste, přijímá nové obchodní zástupce a potřebuje přerozdělit firmy a regiony, které zástupci spravují. Jak to nejsnáze udělat?
V adresáři firem vyfiltrujte odběratele, označte všechny záznamy (Ctrl-A) a zkopírujte je do schránky (Ctrl-C). Stejného výsledku dosáhnete stisknutím pravého tlačítka myši v seznamu firem a volbou lokálního menu Uložit označené do schránky.
Poznámka: data do Excelu můžete vkládat nejen z označených záznamů v seznamech, ale i z uložených tiskových sestav.
(Obr1)
Spusťte MS Excel a vložte do prázdné tabulky záznamy ze schránky (Ctrl-V nebo funkcí vložit).
(Obr2)
Z tabulky odmažte nepotřebné sloupečky, upravte design podle libosti a vytvořte nový sloupec s názvem Obchodník. Do něj vepište jména obchodníků přidělených k firmám.
(Obr 3)
Seřaďte tabulku podle sloupečku Obchodník. Stiskněte tlačítko Seřadit.
(Obr4)
A potvrďte dialog, který se zobrazí.
(Obr 5)
Tabulka bude nyní setříděná podle jmen obchodníků.
(Obr 6 )
V systému ABRA GEN se vraťte do Adresáře firem.
Zvolte tlačítko Filtrovat.
(Obr 7)
Filtrujte data podle unikátní a jednoznačné položky – v našem případě to může být název firmy. Filtrovat můžete také podle IČ nebo kódu firmy. V těchto případech však musíte ohlídat, aby Excel neodmazal počáteční nuly, a tedy z kódu „001“ neudělal „1“.
Ve filtru napište do Názvu libovolný text.
(Obr 8)
Zároveň do poslední položky filtru Výraz napište také libovolný text – např. „Test“ a tiskněte tlačítko Test.
(Obr9)
Systém vypíše chybovou hlášku.
(Obr10)
Z hlášky vyčtete, že tabulka je přejmenována na „Firms A“ a pole, za která filtrujete podle jména, se jmenují „A.Name“. Další výrazy jako Upper, collate, like je možno nastudovat v příručce SQL Firebird nebo se s nimi můžete seznámit na některém z našich odborných seminářů.
Nyní se vraťte do Excelové tabulky a v druhém řádku prvního volného sloupce, v našem případě je to I2, vytvořte excelový vzorec, který obalí jméno firmy apostrofy - "'"&B2& "'". Je důležité, že apostrof je vložen mezi uvozovky.
(Obr11)
V následujících třech krocích popíšeme rozkopírování upravených názvů firem do nového sloupce (I) – pro každého obchodníka zvlášť.
Zkopírujte (kombinací kláves Clrl-C a Ctrl-V) obsah buňky druhého řádku sloupce I do buňky I3.
(Obr12)
V tomto okamžiku máte v buňkách I2 a I3 stejný obsah jako v buňkách B2 a B3 obalen apostrofy.
Upravte vzorec v buňce I3 tak, že dopíšete I2 &, vzorec tedy bude vypadat I2 & ",'"&B3& "'".
(Obr 13)
Takto jste dosáhli toho, že v buňce I3 máte obě jména firem z polí B2 a B3 obalená apostrofy a oddělené čárkou.
(Obr14)
Najeďte myší na buňku I3, uchopte praví černý růžek rámečku pole a roztáhněte ho do posledního řádku, kde je uveden ten samý obchodník („Franta“) jako v buňce I2. V našem případě do buňky I6. Stejného výsledku dosáhnete pokud v poli I2 zkopírujete obsah (Ctrl –C), označíte pole I3-I6 a vložíte záznam (Ctrl-V).
Zkopírujte (Ctrl+C) hodnotu posledního pole ze sloupce I pro obchodníka „Franta“, tedy z pole I6.
V systému ABRA Gen zrušte filtr Názvu firmy, ale ponechte zaškrtnutou položku Výraz, do které napište a.Name in (). Mezi závorky vložte zkopírovaný obsah ze schránky (Ctrl-V):
a.Name in ('AutoKola a.s.','Domspot Hašek','Finanční úřad Praha 1','Galenit a.s.','Teer Corporation')
(Obr 16)
Zvolte tlačítko Test. Zobrazí se dialog „Test výrazu proveden bez chyb“ a potvrzením tlačítka OK budou vyfiltrovány firmy, které má přidělen obchodník Franta.
Označte vypsané záznamy (Ctrl-A) a stiskněte tlačítko Rozšířená hromadná oprava.
(Obr.17)
Vyberte položku pro výběr obchodního zástupce.
(Obr18)
(Obr19)
Potvrďte daný úkon tlačítkem OK a ABRA Gen doplní do zafiltrovaných firem obchodního zástupce „František Procházka“.
Nezapomeňte, že tento postup má v praxi široké využití. Vyzkoušejte ho například při filtrování skladových karet podle kódu karty. Použili jste tip zajímavým způsobem? Podělte se o své zkušenosti a napište nám o tom.
