Aktuality

Jak na automatické reporty

29. 5. 2017

Obchodní údaje, informace o klientech i data o hospodaření firmy většinou nabízejí sofistikované business inteligence systémy. Jak však pokrýt potřebu manažera, který nemá k dispozici plnohodnotný BI systém, a přitom potřebuje denně takovéto informace vyhodnocovat i bez nepřetržitého přístupu do informačního systému?

Řešení je ve využití agendy Naplánovaných úloh (Automatizační server) a agendy Odesílání E-mailů. Náš příklad předpokládá, že tyto 2 agendy máte k dispozici a automatizační server již odesílá z vašeho systému e-maily. Pokud byste chtěli tyto licence objednat, kontaktujte prosím svého obchodníka nebo konzultanta.

Jak z informačního systému posílat e-mailem seznam nezaplacených faktur po datu splatnosti?

V agendě Faktury vydané, v záložce Omezení, na položce Stav zaplacení zaškrtněte Nezaplacené vůbec a zaplacené částečně, můžete vybrat i Přeplacené.

Automatické reporty, obrázek č. 01

(Obr1)

Potvrďte výběr a přejděte na položku Datum splatnosti. Zvolte tlačítko s více možnostmi (symbol tří teček).

Automatické reporty, obrázek č. 02

(Obr2)

Zde můžete definovat datum s relativní hodnotou, tak abyste ho nemuseli každý den měnit. Např. od nějakého data po dnes, s odečtením sedmi dnů, čímž stanovíte míru tolerance.

Zvolte Vlastní nastavení buď klikem na záložku, nebo na poslední volbu.

Automatické reporty, obrázek č. 03

(Obr 3)

Automatické reporty, obrázek č. 04

(Obr 4)

V ukázce nastavujeme data od 1. 1. 1899 do dnes -7 dní. Potvrďte tlačítkem OK.

Nyní zadejte příslušnou osobu (v omezení) u položky Vytvořil, např. „Martin Nejedlý“. Tím definujete, že budete dostávat informace o fakturách vytvořené právě tímto spolupracovníkem, a ne za celou firmu. Pokud byste chtěli sledovat všechny pohledávky, tu volbu vynechte.

Takto definované omezení buď uložte, nebo rovnou zobrazte aktuální seznam dokladů (které je potřeba vymáhat) stisknutím tlačítka Získat záznamy.

Pokračujte volbou Tisk, export (F5).

Automatické reporty, obrázek č. 05

(Obr5).

Důležité je zvolit Vše podle definice omezení (s občerstvením), aby se dotaz do databáze vyhodnotil při každém spuštění úlohy a nenabízeli se pořád stejné doklady.

Vyberte vhodnou tiskovou sestavu a stiskněte Naplánovat.

Automatické reporty, obrázek č. 06

(Obr 6)

V případě, že vyskočí chybová hláška (obr. č. 7), je nutné požádat oprávněného pracovníka, aby vám přidělil přístupová práva nebo nastavil naplánovanou úlohu za vás.

Pozn.: Nevíte, jak nastavit práva? Obraťte se na Hotline ABRA.

Automatické reporty, obrázek č. 07

(Obr 7)

Následně se zobrazí dialog:

Automatické reporty, obrázek č. 08

(Obr 8)

Jestliže neopravujete vlastní definici, zvolte první volbu Jako novou definici a pokračujte Dále.

Automatické reporty, obrázek č. 09

(Obr 9)

Nastavte Plán: Naplánovat úlohu volbou týdně, Čas spuštění např. na 10:00 hodinu –zvolte takovou hodinu, kdy již obvykle bývá stažen bankovní výpis do banky. Navolte dny pondělí a čtvrtek.

Přejděte na záložku Odeslat zprávu po dokončení úlohy.

Automatické reporty, obrázek č. 10

(Obr 10)

V položce Kód a Název pojmenujte naplánovanou úlohu v číselníku úloh (obdoba pojmenování záznamu například v číselníku zakázek).

Zvolte, jaký má být vyplňován Předmět e-mailu. Vyberte Typ adresáta 4(e-mail) a zadejte mailovou adresu, na kterou mají zprávy odcházet. Stiskněte tlačítko Dokončit.

Zobrazí-li se upozornění, že Automatizační server neběží (obr. č 11), je potřeba ho nakonfigurovat. V tomto případě požádejte svého správce systému nebo konzultanta o pomoc.

Automatické reporty, obrázek č. 11

(Obr 11)

Nyní již jen otestujte správné nastavení: v agendě Naplánované úlohy označte danou úlohu a stiskněte tlačítko Spustit.

Automatické reporty, obrázek č. 12

(Obr 12)

Systém e-mail odešle po doběhnutí naplánované úlohy a úlohy Odeslání připravených elektronických zpráv.


Související články a videa