Tipy a triky

Jak na opakovanou účetní uzávěrku a audit dokladů

23. 2. 2021
Tipy a triky pro informační systém ABRA Gen

Možná se vám to už také stalo. Majitel firmy se krátce po skončení účetního období obrátil na účetní oddělení s dotazem: „Tak jak jsme dopadli?“. Aby však na tuto otázku mohla účetní alespoň přibližně odpovědět, musí nejprve provést účetní uzávěrku. Tím se napočítají počátky účtů účetního rozvrhu a spočítá se zisk před zdaněním.

A právě pro podobné případy slouží v ABRA Gen předběžná uzávěrka v agendě Účetní závěrka. V systému ABRA Gen se nemusíte bát provést ji okamžitě po skončení účetního období. Uzávěrka sama o sobě nic neblokuje a lze ji provádět opakovaně!

Obr 01: Agenda Účetní závěrka
Obr 01: Agenda Účetní závěrka

V předběžné účetní uzávěrce není potřeba kontrolovat, že jsou zaúčtovány všechny žádosti a provedeny ostatní uzávěrky (skladu, fakturace apod.).

Obr 02: Nastavení předběžné účetní uzávěrky
Obr 02: Nastavení předběžné účetní uzávěrky

Při předběžné uzávěrce doporučujeme ihned nenastavovat audit všech dokladů v deníku. Auditace dokladů je popsána dále.

Obr 03: Nastavení auditace dokladů
Obr 03: Nastavení auditace dokladů

Takto nastavenou uzávěrku můžete opakovat libovolněkrát, stačí zvolit v prvním kroku „Zopakovat poslední závěrku“. Opakování má smysl po každém větším doúčtovaném a zkontrolovaném bloku běžných závěrkových účetních operací. Opakovaná uzávěrka pouze aktualizuje počátky pro nové účetní období, a to i ty ručně změněné!

Více popisuje online nápověda:

Obr 04: Opakování poslední uzávěrky
Obr 04: Opakování poslední uzávěrky

Auditace dokladů

Auditace lze nastavit hromadně při finální uzávěrce, abyste měli všechny účetní záznamy zadané do příslušného období chráněny proti nechtěné změně.

Zároveň lze jakýkoliv účetní zápis v deníku v průběhu uzavírání účetního roku označit i hromadně jako „Auditovaný“, což provedete stiskem tlačítka „Auditace“ v agendě Účetní deník.

Obr 05: Auditace označených záznamů
Obr 05: Auditace označených záznamů

Jestliže provedete auditaci, daný záznam již nejde upravovat, a to jak v deníku, tak v primárním dokladu (faktura, pokladní příjem apod.). Tím je chráněn proti nežádoucí změně.

Obr 06: Auditace záznamu znemožní jeho další změnu
Obr 06: Auditace záznamu znemožní jeho další změnu

Jestliže je přeci jenom potřeba auditovaný doklad znovu opravit, musí daný uživatel požádat nebo informovat hlavní účetní, aby o změně věděla a mohla reagovat na všechny důsledky této změny. Jestliže se změnou souhlasí, může provést „Odauditaci“.

Obr 07: Zrušení auditace u vybraných záznamů
Obr 07: Zrušení auditace u vybraných záznamů

Nastavování a rušení auditací smí pouze Supervisor nebo osoba se speciálními právy. Tato práva je vhodné nastavit pouze osobně hlavní účetní, která je zodpovědná za podání daňového přiznání. Práva nastavíte v agendě Role:

Obr 08: Nastavení práv k funkcím účetnictví
Obr 08: Nastavení práv k funkcím účetnictví

Zajímáte se o systém ABRA Gen? Napište nám!

Zeptejte se CZ