Tipy a triky

Jak najít a odstranit mezery v účetních řadách

8. 1. 2020
Tipy a triky pro informační systém ABRA Gen

Do zákonné povinnosti vést průkazné účetnictví spadá mimo jiné také nutnost používat číselné řady dokladů, které jsou souvislé a nepřerušované.

ABRA Gen umožňuje osobám s oprávněním smazat doklad, pokud byl vytvořen omylem. Jestliže jej smažete ihned po vytvoření a žádný další doklad mezi tím nevznikl, je vše v pořádku. Jestliže ale mezi tím vznikl nějaký další doklad, ABRA Gen vás před uložením varuje:

Obr 01: Varování před uložením
Obr 01: Varování před uložením

Máte-li dostatečná práva, můžete přesto záznam smazat.

Jestliže uživatel zapomene vzniklou mezeru v číselné řadě doplnit, účetní má možnost odhalit vzniklý nesoulad včas a situaci řešit.

V agendě „Účetní reporty“ je report na kontrolu konzistence účetních řad.

Obr 02: Kontrola konzistence účetních řad v agendě Účetní reporty
Obr 02: Kontrola konzistence účetních řad v agendě Účetní reporty

Kontrolu můžete provádět za jednotlivá období a typy, případně i jednotlivé řady dokladů. Report vám sdělí, jaká čísla v řadách dokladů chybí nebo zda je řada souvislá.

Obr 03: Zadání omezení pro účetní report
Obr 03: Zadání omezení pro účetní report

Jak postupovat v případě, že systém nalezl nekonzistenci? Otevřete agendu „Řady dokladů“ na záložce „Nepoužitá čísla“.

Obr 04: Nepoužitá čísla v agendě Řady dokladů
Obr 04: Nepoužitá čísla v agendě Řady dokladů

V záložce Nepoužitá čísla vidíte konkrétní doklady (report zahrnuje všechny doklady i neúčetní jako např. objednávky). Kde je to pro vás důležité, můžete vyhradit „mezeru“ sobě nebo konkrétnímu zaměstnanci, který vytvořením dalšího dokladu do stejného období mezeru zaplní.

Zpřístupnění záložky Nepoužitá čísla je chráněno právem.

V odůvodněných případech lze zaplňování řad zcela automatizovat volbou „Zaplňovat mezery po smazaných dokladech“.

Obr 05: Volba zaplňování mezer po smazaných dokladech
Obr 05: Volba zaplňování mezer po smazaných dokladech

Při použití této volby myslete na to, že bude-li v řadách stovek dokladů číslo z počátku období zaplněno dokladem s datem konce účetního období, nepůsobí to příliš věrohodně.


Související články a videa

Zajímáte se o systém ABRA Gen? Napište nám!

Zeptejte se CZ