Jak najít a odstranit mezery v účetních řadách

Do zákonné povinnosti vést průkazné účetnictví spadá mimo jiné také nutnost používat číselné řady dokladů, které jsou souvislé a nepřerušované.

ABRA Gen umožňuje osobám s oprávněním smazat doklad, pokud byl vytvořen omylem. Jestliže jej smažete ihned po vytvoření a žádný další doklad mezi tím nevznikl, je vše v pořádku. Jestliže ale mezi tím vznikl nějaký další doklad, ABRA Gen vás před uložením varuje:

Máte-li dostatečná práva, můžete přesto záznam smazat.

Jestliže uživatel zapomene vzniklou mezeru v číselné řadě doplnit, účetní má možnost odhalit vzniklý nesoulad včas a situaci řešit.

V agendě „Účetní reporty“ je report na kontrolu konzistence účetních řad.

Kontrolu můžete provádět za jednotlivá období a typy, případně i jednotlivé řady dokladů. Report vám sdělí, jaká čísla v řadách dokladů chybí nebo zda je řada souvislá.

Jak postupovat v případě, že systém nalezl nekonzistenci? Otevřete agendu „Řady dokladů“ na záložce „Nepoužitá čísla“.

V záložce Nepoužitá čísla vidíte konkrétní doklady (report zahrnuje všechny doklady i neúčetní jako např. objednávky). Kde je to pro vás důležité, můžete vyhradit „mezeru“ sobě nebo konkrétnímu zaměstnanci, který vytvořením dalšího dokladu do stejného období mezeru zaplní.

Zpřístupnění záložky Nepoužitá čísla je chráněno právem.

V odůvodněných případech lze zaplňování řad zcela automatizovat volbou „Zaplňovat mezery po smazaných dokladech“.

Při použití této volby myslete na to, že bude-li v řadách stovek dokladů číslo z počátku období zaplněno dokladem s datem konce účetního období, nepůsobí to příliš věrohodně.