Jak se stát vládcem času pomocí DIY systému time managementu?

Každý normální člověk by si přál pracovat méně a přitom dosahovat stejných nebo ještě lepších výsledků. Není proto divu, že články typu „10 zaručených tipů, jak zvýšit svou produktivitu“ jsou stále populární. Ale ani ti nejpoctivější z nás, kteří se snaží řídit všemi zaručenými radami úspěšných podnikatelů, často nepoznají, jak se změnila jejich efektivita po jejich implementaci. Abychom mohli prohlásit, zda se zvýšila naše výkonnost nebo ne, měli bychom ji přece nejdříve změřit!

V tomto článku se s vámi chci podělit o vlastní systém produktivity práce založeném na KPI (Key Performace Indicatiors), kterému říkám „DIY – do it yourself“ time management. Ve zkratce – takový přístup může z intenzivní práce udělat veselou RPG hru, kde je hlavní výhrou „vytuněná“ postava hlavního hrdiny a skutečné peníze v kombinaci s rostoucí životní úrovní. Jen doplním, že tou vytuněnou postavou se stanete samozřejmě vy.

Jediné, co k tomu budete potřebovat, je internet a Excel. Tak jdeme na to!

Co se děje, když svůj čas nemáte pod kontrolou?

Každý z nás je vlastníkem poměrně malého časového kapitálu. Pokud budeme optimisticky předpokládat, že před sebou máme ještě 50 let produktivního života, máme v zásobě zhruba 440 tisíc hodin. Pokud odečteme čas nutný na spánek, vznikne nám z toho 290 tisíc hodin. Přitom, na rozdíl od peněžního kapitálu, se časový kapitál nedá doplnit. Nemůžeme si vydělat ani minutu navíc, můžeme jenom více či méně využívat zdroje, které máme. Žádní časoví milionáři se na této planetě doposud nevyskytují.

Gleb Arhangelsky přichází s nelítostnou statistikou – pokud pracujete v kanceláři, průměrně jednou za 8 minut vás někdo vyruší. Kvůli výpadkům pozornosti a drobnostem, které je třeba neustále řešit, tak denně ztratíte až dvě hodiny času, což je 12 % vašeho životního kapitálu. Tento čas utíká zbytečně a nenávratně.

Nakolik efektivně jsme schopni pracovat s tím zbytkem? Když přemýšlíte „kolik času si mám vyhradit na tento projekt?“, na základě kterých informací se rozhodnete? Máte ve svém osobním účetnictví spolehlivé informace týkající se hospodaření s vaším nejcennějším kapitálem? Víte, kolik času jste čemu věnovali?

Takové myšlenky se mi honily hlavou, když jsem se začala více zabývat time managementem. Pracovala jsem tehdy na volné noze, sama si sestavovala pracovní rozvrh a sama jsem ručila za jeho dodržování. Kalendáře, to-do listy, poznámky apod. – bez toho všeho se samozřejmě neobejdete. Ale nic z toho neřešilo můj problém vybalancování času. Opakovaně jsem se setkávala se stejnými problémy. Buď jsem měla přemíru volného času, což vedlo k jeho neefektivnímu využití a samozřejmě i menším ziskům, nebo jsem se naopak vyhecovala k vyšším výkonům a vzala na svoje bedra příliš velkou zátěž, což vedlo k poklesu kvality mého života (asi víte, jak je to s tím spánkem a partnerskými vztahy, když jedete na plný výkon, že?). Navíc jsem jenom člověk a nedokážu být každý den stejně výkonná. V pondělí se prostě pracuje jinak než v pátek. To jen ztěžuje každodenní plánování. Proto úkoly, které jsem si pro svůj time management vytyčila, byly následující:

1. Pochopit, jaký režim mi vyhovuje nejvíc a kolik času jsem schopna produktivně pracovat.
2. Plánovat podle zjištěných dat optimální výkon na týden/měsíc dopředu.
3. Získat přesná data o vlastní produktivitě, která pak bude možné porovnávat v čase.

Překvapivě už jenom zvládnutí prvního bodu pro mě mělo velký význam. Sama na sobě jsem vyzkoušela efekt, který zná většina sportovců a trenérů. Pokud si pořídíte zápisník a začnete zapisovat výsledky svých tréninků, výsledky se budou zlepšovat rychleji, než kdybyste žádný zápisník neměli. Uvědomění v sobě skýtá obrovskou sílu. Abych mohla jednoduše zaznamenávat čas, musela jsem najít vhodný time tracking software, který bych mohla mít neustále po ruce a získaná data mohla exportovat například do Excelu a využívat je pro další plánování.

Vyzkoušela jsem asi tucet různých aplikací, dokud jsem neobjevila, co jsem potřebovala. Mojí jasnou volbou se nakonec stala aplikace českých vývojářů primaERP. Tuto aplikaci je možné používat ve webovém prohlížeči, Androidu, nebo iOS. Umožňuje vytvářet si projekty, odhadovat čas potřebný na jejich plnění, synchronizuje data v cloudu, umožňuje import dat ve formátu CSV/XLS/PDF a umožňuje integraci pomocí API. Prostě to má všechno, co má správný time tracking software mít!

V průběhu prvního měsíce jsem se snažila vypěstovat zvyk zaznamenávání času a přizpůsobovala si aplikaci „k obrazu svému“. Nejtěžší asi bylo naučit se zaznamenávat opravdu všechno, co dělám, zaznamenávání času samo o sobě bylo velmi jednoduché. Stiskla jsem tlačítko a mohla se věnovat, čemu bylo potřeba. Potěšila mě i možnost integrace primaERPu s Googlem kalendářem, kde jsem zaznamenávala všechny důležité úkoly na týden dopředu.

Nakonec jsem po dvou měsících používání dospěla k několika závěrům:

1. Věděla jsem, že mám problémy se spánkem, ale netušila jsem, že ty problémy jsou natolik vážné. Není divu, že od určitého okamžiku se můj mozek prostě přehříval a vypínal. Pokusila jsem se nastavit týdenní a měsíční režim spánku a dala si za úkol dosahovat stanovených hodnot. Už teď mohu říct, že to byl jeden z hlavních úspěchů, který ocenilo nejen moje tělo, ale i moje rodina, včetně kočky. Přehled z aplikace může vypadat takto:
2. Také se ukázalo, že když jsem měla pocit, že pracuju málo, pracovala jsem hodně. A když jsem měla pocit, že pracuju normálně, pracovala jsem příliš mnoho. Když jsem uviděla tato čísla, začala jsem si stanovovat jiné cíle – nepřesahovat svůj měsíční pracovní limit. Takovým způsobem jsem si nemusela krást čas určený na spánek a naučila jsem se přesněji určovat časovou náročnost a výnosnost jednotlivých projektů (v přepočtu na jednu odpracovanou hodinu). Dokonce se ukázalo, že můj nejlepší klient, který mi přinášel nejvíce zakázek, měl ode mě historicky nastaveny konzultace zadarmo a když jsem si pomocí time trackeru začala zaznamenávat čas, který musím strávit dopravou za tímto klientem a na samotných konzultacích, ukázalo se, že projekty pro tohoto zákazníka jsou cenově výrazně podhodnoceny. Když jsem mu ukázala report obsahující kromě odpracovaných hodin i čas strávený dopravou a osobními schůzkami, poměrně bezbolestně jsme se dohodli na zvýšení ceny na celý projekt. Pro tvrdá čísla má pochopení většina podnikatelů.
3. Nejpříjemnějším zjištěním pro mě bylo, že přece jenom mám poměrně slušné zásoby volného času, který můžu věnovat něčemu užitečnému nebo oblíbeným činnostem. Rozhodla jsem se, že je lepší si nic nenalhávat a poctivě si vyhradit čas na odpočinek. Ukázalo se, že ať dělám, co dělám, tělo si stejně jednou za čas vyžádá zábavu. Minutku na obrázek, dvě na písničku, deset minut na přečtení nového článku na mitvšehotovo.cz… Zkrátka to tělo potřebuje a rozhodla jsem se, že je lepší naučit se s tím žít, než bojovat s prokrastinací jako s větrnými mlýny. Proto jsem začala dopředu plánovat čas na odpočinek. Prokrastinační chvilky téměř zmizely. Věděla jsem, že si můžu bez výčitek svědomí dopřát chvilku na přečtení článku nebo video. Dokonce jsem si udělala seznam „prokrastinačních aktivit“ a světe div se, daří se mi místo koukání na kočičí videa číst anglické články o marketingu nebo si pouštět vzdělávací videa na TEDu. To mi pomohlo méně odbíhat od práce a vracet se zpět k práci bylo najednou také mnohem jednodušší.

Nakonec jsem se rozhodla vytvořit tabulku v Excelu a zapsat do ní celkový počet hodin, které mohu týdně věnovat jednotlivým činnostem. Samozřejmě si nechci stopovat čas, kdykoli jdu na oběd nebo ven na pivo, proto tam jsou poměrně velká prázdná „okýnka“.

Nyní jsem schopna lépe vyvážit svůj pracovní harmonogram na základě své produktivity během konkrétních dní v týdnu, nikoliv jen na základě konkrétních úkolů, které musím splnit.

S pomocí primaERPu a Excelu je možné i kontrolovat poměr mezi pracovním a volným časem.

Jednou týdně si dám nohy na stůl, exportuji údaje z primaERPu do Excelu a porovnám předpokládané údaje se skutečností. Pomáhá mi to plánovat úkoly na příští týden a mnohem lépe určovat odhadovanou cenu na nové projekty (pracuji jako překladatelka a copywriter).

Tuto plánovací a vyhodnocovací chvilku mám ve svém pracovním týdnu nejraději, protože když vidím výsledky černé na bílém, mohu si říci „příští týden budu pracovat tak, že si zlepším svoje ukazatele a vydělám za stejný čas více peněz“, což je mnohem lepší, než si říkat „zdá se mi, že jsem tento týden nějak málo pracovala, příští týden musím víc zabrat“. Názorné zobrazení na mou motivaci velký pozitivní vliv.

Na závěr mohu říct, že tato sebeanalýza byla velmi zajímavá a přínosná. Na intuici se v time managementu radím příliš nespoléhat. Naštěstí jde IT i v tomto směru neustále kupředu a kluci z primaERPu mi dokonce slíbili, že brzy ani nebudu potřebovat Excel, protože se v aplikaci objeví mnohem více přehledných grafů a všechno tak budu mít na jednom místě.

Doufám, že tento článek vám pomůže vytvořit si vlastní systém pro time management a vychutnat výsledky, které vám přinese. Není to až tak složité, jak na první pohled vypadá. Přeju všem hodně štěstí. A nezapomeňte:

„Když něco nemůžete změřit, nemůžete to ani řídit.“
Peter Drucker