Blog

Jaká je budoucnost účetnictví? Digitalizovaná

9. 2. 2022
Digitalizace účetnictví

Trend je jasný. Role účetních získává manažerské rysy. Už nejde jen o zápis a kontrolu, ale spíš o správné nastavení pravidel pro automatizaci a analýzu výstupů. K tomu je potřeba mít po ruce chytré softwarové nástroje.

Rutinu nahrazuje kreativita, což mimo jiné znamená chodit s větší radostí do práce. Ranní káva v kanceláři, kde člověka místo nudy čeká tvůrčí aktivita, chutná hned o něco lépe. A koneckonců nejen tam! Když je systém v cloudu a data tudíž nejsou uložená v konkrétním počítači, ale na vzdálených serverech, přihlásíte se do něj klidně i na home office, nebo kdekoli jinde. A když má rovnou webovou verzi, tak i z tabletu nebo mobilu. Responzivní design zaručí, že se aplikace přizpůsobí velikosti konkrétní obrazovky.

Co všechno by měl účetní software zvládnout? Základem je aktualizovaná legislativa, kdy se můžete spolehnout, že program zahrne všechny zákonem stanovené povinnosti a nestane se, že je nějaký řádek v přiznání či výkazu špatně. Důležité je také intuitivní ovládání. Je to trochu jako s nábytkem. Čím kvalitnější kus, tím jednodušeji se skládá. Jak říkají UX designéři – i ten nejlepší program na světě je zbytečný, když nevíte, jak ho používat. Ideální je, když přirozeně poznáte, kam kliknout, nebo ještě lépe, když má web zabudovaný tutoriál a provede vás každou agendou.

Software by měl zvládat podvojné účetnictví i daňovou evidenci, přiznání k DPH včetně exportů v xml a hlavně automatické zaúčtování. To může mít hned několik podob. Data z přijatých faktur a dalších dokladů se přes speciální služby založené na umělé inteligenci vytěží a rovnou zaúčtují. Účetní jen zkontroluje, zda všechno sedí a případnou chybu snadno opraví. My v ABRA Flexi tuto možnost nabízíme díky napojení na partnerská řešení. A k dispozici máme další doplňky, třeba automatické zaúčtování bankovních pohybů. Jak to funguje? Představme si často opakované akce – může to být výběr z bankomatu, poplatek za pojištění či platby přes Gopay. Abyste je pokaždé nemuseli zadávat znova, nastavíte si pravidlo, třeba „přesná shoda s textem“. Aplikace pak zobrazí platby označené stejným slovním spojením a vy už jen kliknete na tlačítko „zaúčtovat“. Nastavené parametry můžete přidávat, odebírat nebo kopírovat do jiné z vámi účtovaných firem. 

Užitečné je také propojení s e-shopem, odkud do Flexi můžete importovat objednávky nebo dokonce rovnou i vydané faktury. Když se vše nastaví správně na typech dokladů, skladech a dalších položkách, importované vydané faktury z hlediska zaúčtování v podstatě nevyžadují zásah,“ říká účetní ABRA Flexi Zuzana Veselá. K dispozici jsou také hromadné změny na dokladech nebo upravené reporty o vzájemném zápočtu pohledávek s rozdílem s přesnou částku, kterou má daná firma doplatit. A samozřejmě import i export excelových souborů.

Co dalšího účetní oceňují? „Práci hodně usnadní automatické načítání výpisů z bank a platebních bran, párování plateb a jejich automatické zaúčtování,“ popisuje Zuzana Veselá. Čím chytřejší software v této oblasti je, tím úspěšnější je i samotné párování. V ideálním případě to zní jednoduše – všechno má variabilní symbol, klient platí přesně to, co na faktuře má a vše se spáruje samo. „Ano bylo by to krásné, ale v realitě to tak růžové není, klient se uklikne ve variabilním symbolu, pokud ho tedy vůbec zadá, zaplatí celkem bez daně místo s daní a myslím, že dalších kuriozit máte každý spoustu. Nespárovaných plateb přibývá a většina programů vám ukáže k platbě  všechny neuhrazené doklady, protože přece nedošlo k žádné shodě. V lepším případě zkusí trefit přesně částku, ale jen když sedí měny,“ jmenuje neduhy product owner ABRA Flexi Stanislav Kurinec. 

Jak tento problém jeho tým programátorů vyřešil? Do hry zde vstupuje spoustu věcí, které ERP systém ví, ale nevyužívá. Podle čísla účtu může například identifikovat už historickou úhradu nebo na základě poznámky zjistit, co se v bance opakuje. Podobné algoritmy mají jeden společný cíl – ukázat účetním ten nejpravděpodobnější doklad, se kterým spárují platbu, když už to automat nedokázal. Chcete o automatizaci účetnictví vědět víc? Podívejte se na Abra.eu/flexi. Chytrý software pro menší byznys běží v cloudu a funguje na platformách Windows, macOS i Linux. Flexi kromě účetnictví řeší skladové zásoby, majetek i HR administrativu a pomůže také s cenotvorbou.