Kategorizační údaje
Kategorizační údaje vám pomohou nahlížet na zákazníky v zajímavých souvislostech. K firmám v adresáři lze jednoduchým způsobem doplňovat aktualizované informace jak z ostatních agend systému ABRA Gen, tak i z externích zdrojů. Podle požadovaných kritérií jste pak schopni rychle filtrovat firmy nebo vybraná data zobrazovat např. při vystavování faktur.
Záložka „Kategorizace“ se v Adresáři firem nachází dlouhá léta, ne každý uživatel ji však umí využívat. V našem tipu si tedy ukážeme, jak pomocí kategorizačních údajů zefektivnit práci se systémem, jak přidat vlastní položky a jak zajistit aktualizaci všech informací.
(Obr 01)
V dřívějších tipech jsme se s kategorizačními údaji již setkali. Například v tipu Jak na hromadné oslovení klientů.
Některé kategorizační údaje lze plnit z externích systémů – počet zaměstnanců lze například získat z registru ARES, který se aktualizuje stiskem tlačítka Import z portálu ARES (CZ).
(Obr 02)
Zajímavější jsou kategorizační údaje „Interní“, které vycházejí z dat vašeho informačního systému. Pracovat lze s pohledávkami, průměrnou splatností, obratem a podobně.
Protože tyto údaje není možné ve větší databázi úplně rychle spočítat (většinou ani není nutné je mít aktualizované okamžitě při editaci firmy), je lepší údaje přepočítat dávkově pomocí Automatizačního serveru, naplánovanou úlohou. Ruční spuštění je popsáno v tipu Jak na hromadné oslovení klientů.
Spusťte agendu Naplánované úlohy.
Nejprve zkontrolujte, že úloha již není naplánovaná. V záložce omezení zadejte Typ úlohy „Aktualizace kategorizačních údajů“.
(Obr 03)
Jestliže po stisku klávesy F11 (Získat záznamy) žádnou naplánovanou úlohu nenajdete, můžete založit novou.
Doporučujeme také v této agendě zkontrolovat záložku Automatizační server. Musí být aktivní. Jestliže není, je vhodné kontaktovat vašeho IT správce, případně konzultanta.
(Obr 04)
Jestliže je tedy automatizační server aktivní, klikněte na záložku seznam a stiskněte tlačítko „Nový“ (F2).
Zvolte typ úlohy „Aktualizace kategorizačních údajů“, zaškrtněte, že je úloha aktivní, přidělte jí kód a pojmenujte ji podle potřeby. Volbou Naplánovat úlohu pak nastavte, jak často se má úloha spouštět:
(Obr 05)
V záložce Parametry úlohy můžete případně nastavit omezení jen na vaše odběratele, aby se údaje nepočítaly pro všechny firmy v adresáři:
(Obr 06)
V záložce Odeslat zprávu po dokončení úlohy je vhodné nastavit e-mailové upozornění, kdyby výpočet z jakýchkoliv důvodů selhal.
(Obr 07)
Nyní můžete naplánovanou úlohu uložit a buď vyčkat na první plánované spuštění, nebo ji spustit ručně v seznamu naplánovaných úloh.
(Obr 08)
Jestliže úloha doběhne v pořádku, bude v historii spuštění zaznamenán log:
(Obr 09)
POZOR: při větší databázi může přepočet trvat i mnoho hodin. Máte-li tedy velkou databázi (řádově statisíce položek) firem a dokladů, raději časový plán a filtr firem konzultujte se svým IT správcem nebo konzultantem.
Po úspěšném dokončení úlohy jsou údaje v adresáři aktualizovány. Můžete se na ně podívat přímo v záložce Kategorizace.
Pomocí nové QR funkce si vybrané údaje můžete také zobrazit například v panelu objednávky, faktury. Ihned při vystavování dokladu uvidí i nový zaměstnanec, kolik vám firma aktuálně dluží, jak velký dělá obrat, jakou má platební morálku. Snadno tedy vyhodnotí, zda je lepší požadovat úhradu hotově, nebo může vydat zboží na základě faktury.
QR funkce se jmenuje: „NxGetFirmCategoryItem“.
Př.: Výraz pro zobrazení do panelu objednávky/faktury/dodacího listu:
NxGetFirmCategoryItem(Firm_ID,'1000000000',0) – Obrat
NxGetFirmCategoryItem(Firm_ID,'3000000000',0) – Celková pohledávka
NxGetFirmCategoryItem(Firm_ID,'4000000000',0) – Pohledávka po splatnosti
NxGetFirmCategoryItem(Firm_ID,'5000000000',0) – Průměrná splatnost
Identifikátorem konkrétního kategorizačního údaje je položka Item_ID, kterou je možno získat v agendě kategorizační údaje. Výše uvedené příklady nastavení doporučujeme definovat s IT správcem či konzultantem.
Konzultant vám může vytvořit i řadu jiných kategorizačních údajů, podle kterých byste chtěli firmy členit.
