Skupiny záznamů v číselnících

29.1.2018

Pracujete v systému ABRA Gen s velkým počtem záznamů v číselnících? Ukážeme vám jednoduchý způsob, jak efektivně pracovat s vybranou podmnožinou záznamů a zrychlit tím načítání dat z databáze i celkovou práci v systému.

Při dlouhodobém používání systému ABRA Gen může časem dojít k naplnění číselníků Adresář firem, Skladové karty, Číselníky projektů a podobně, která pak obsahují velké počty záznamů. Velký počet záznamů (v řádu desítek až stovek tisíc položek) znamená i pomalejší načtení číselníku z databáze, a tedy i pomalejší start systému.

Pro běžnou práci přitom potřebuje uživatel jen podmnožinu položek celého číselníku. Například u adresáře firem potřebuje obchodník vidět jen zákazníky a nákupčí jen dodavatele. U skladových karet potřebujete hlavně pracovat s aktuální nabídkou produktů a k historickým položkám se dostáváte jen výjimečně.

Jako ukázku si v adresáři firem založíme dvě skupiny záznamů: „Dodavatelé“ a „Koncoví zákazníci“.

Otevřete adresář firem v menu „Nastavení“ Zvolíme „Skupiny záznamů“ -> “Editor skupin záznamů“.

(Obr 01)

Otevře se dialog pro správu skupin záznamů:

(Obr. 02)

Zde klikněte na tlačítko nový:

(Obr 03)

V položce kód zadejte zkrácený název skupiny, v položce „Název“ celkový název skupiny a navolte barvu skupiny. Barva slouží ke snadnému vizuálnímu označení skupiny, při práci se záznamy v adresáři.

Dále zaškrtněte výchozí omezení dané skupiny. V našem případě Klíče:

(Obr 04)

Zde je zvolen klíč „Odběratel koncový“.

Pozn.: Nastavování a definice klíčů je popsána v tipu Rozdělení firem v adresáři podle klíčů.

Volbu potvrďte tlačítkem OK a následně volbou „Uložit“ z Obr 03.

Tím je první definice vytvořena.

(Obr 05)

Opět klikněte na tlačítko nový a zadejte skupinu dodavatelé:

(Obr 06)

Potvrďte tlačítkem OK a Uložit, čímž jsou skupiny vytvořeny.

Nyní můžete danou skupinu nastavit, a to buď volbou tlačítka „Použít“:

(Obr 07)

Nebo klikem pravého tlačítka myši na popisek „Skupina“:

(Obr 08)

A následnou volby další skupiny.

Třetí možností je opět přes menu „Nastavení“:

(Obr 09)

Dobrým nastavením skupin nad obsáhlými číselníky můžete efektivně zrychlit práci se systémem. Skupiny mají technologicky poněkud odlišnou funkci než běžné „Filtrování“ v číselnících, ale obě dvě omezení lze výborně kombinovat. S vytvořením skupin vám může pomoci i konzultant.