Proč vést účetnictví v celofiremním informačním systému

Odzvonilo specializovaným účetním softwarům? V progresivních firmách ano. Pokud firma potřebuje pracovat se všemi daty spolehlivě na jednom místě, neobjede se bez plné provázanosti účetnictví na ostatní firemní procesy. Proto řeší veškerou účetní agendu v rámci jednoho celopodnikového informačního systému (ERP), který také poskytuje výrazně vyšší prostor pro automatizaci.

Jeden systém – méně chyb a lepší přehled

Jeden informační systém pro všechny procesy ve firmě včetně účetnictví je logickým krokem při řešení komplexní firemní agendy, v níž je třeba udržet pořádek a přehled, a zároveň se vyvarovat hrozícím chybám. Důležitým hlediskem je zde také efektivita práce – automatizace rutinních úkonů zrychluje účetní operace (a nejen je) a významně usnadňuje práci účetním.

V jednom ERP lze často vést účetnictví nebo zpracovávat mzdy i pro více firem najednou, což je nejen přehlednější, ale data z různých firem lze snadno konsolidovat a sledovat v přehledných reportech. V případě využití několika různých softwarů by bylo jejich propojování pro tyto účely zbytečně náročné a nákladné.

Automatizace a data v bezpečí

Mnoho kroků zvládne správně nastavený firemní informační systém (ERP) sám a zcela automaticky. Typicky se jedná o párování dokladů a jejich propojení nejen s účetnictvím, ale také se všemi souvisejícími agendami již při vystavení či obdržení dokladu. Minimalizuje to riziko chyb či ztráty informací, a také významně zrychluje celý proces a dále automatizuje podstatnou část rutinních prací.

Veškerá data a doklady jsou navíc kdykoliv v aktuální podobě přístupná v rámci podniku všem uživatelům, kteří s nimi pracují. Jednotný systém se tak stává zárukou snadného sdílení informací a organizace práce, a na druhou stranu také jejich zabezpečením proti ztrátě či neoprávněnému využití. Uživatelská práva lze totiž nastavit přesně podle potřeb a využít také možnosti např. blokace dokladů, přehledu o historii úprav nebo auditace účetních záznamů. To vše přispívá k většímu bezpečí dat a přehledu o všem, co se s nimi v rámci firmy děje.

Automatická je také např. aktualizace kurzovních lístků (při vedení dokladů v cizích měnách a konverzích) či legislativní požadavky. Podnikatelé a jednotliví uživatelé nemusí dohledávat či opakovaně kontrolovat, zda výstupy odpovídají platným zákonům. Zároveň mohou často využít přímé a z podstatné části opět automatické zpracování výkazů, formulářů, daňových přiznání a dalších dokladů, včetně jejich elektronického odeslání na úřad či exportu do běžných formátů (např. MS Excel, PDF či XML).

Efektivní řízení a controlling

Přehled o účetních pohybech v rámci firmy a v potřebných souvislostech, který díky propojení agend ERP nabízí, umožňuje výrazně efektivnější řízení cashflow či kontrolu jednotlivých firemních procesů.

Manažerům jsou k dispozici přehledné reporty, kde mohou podle potřeb hodnotit výnosy a náklady i po jednotlivých odděleních, střediscích nebo konkrétních zakázkách. Informace lze filtrovat také podle účtů, firem, zakázek nebo dalších důležitých kritérií a souvislostí.

Snáze se tedy přijímají důležitá manažerská rozhodnutí včetně řešení krizových či nečekaných situací, protože jsou založena na vždy aktuálních a přehledných výstupech bez chyb. Není třeba informace dohledávat v ekonomickém softwaru a souvislosti si teprve dosazovat do potřebného kontextu.

Účetnictví v ABRA Gen

Také all-in-one systém ABRA Gen nabízí sofistikovaný modul Účetnictví. Kromě všech obvyklých i pokročilých funkcionalit počítá také s editací záznamů a s jejich párováním do skupin dle potřeby a nabízí také propracovaný systém předkontací s možností uživatelských úprav, který dokáže ušetřit hodiny účetní práce. Samozřejmostí je precizní zpracování mezd i s automatizovaným napojením na docházku.

Díky praktickým funkcím pro MS Excel lze s účetními i jinými daty z ABRA Gen pracovat online i v excelovských tabulkách. Vystavíte si zde kompletní finanční model firmy, který funguje jako skvělý nástroj pro plánování, tvorbu rozpočtů, sestavení nástrojů pro predikce či vyhodnocování dat.

Specializované účetní nebo ekonomické softwary mají stále svoje opodstatnění, vyplatí se však častěji účetním kancelářím, menším firmám či živnostníkům. Ti všichni totiž v programu na účetnictví snáze udrží přehled o jednotlivých procesech i dalších souvislostech.