Digitalizace firmy

10 tipů, jak změnit a vybrat informační systém

Každá moderní firma se neustále rozvíjí a zastaralý informační systém nebo několik poslepovaných softwarových nástrojů už nemusí jejímu tempu stačit. Jak takový okamžik poznat a jak se na změnu a výběr systému připravit? Poradíme vám deset tipů, jak při výběru systému postupovat.

  1. Poznejte vhodný okamžik pro změnu

    Zamyslete se nad hladkostí vnitřních firemních procesů, zeptejte se manažerů, klíčových uživatelů informačního systému i jeho správce v IT oddělení. Dokáže se stávající systém napojit na jiné aplikace? Přizpůsobí se novým procesům a inovacím? Funguje stále podle platné legislativy? Reaguje dodavatel na vaše požadavky? Ne? Je čas na změnu.

  2. Zformujte stabilní projektový tým

    Změnu systému uchopte od začátku jako projekt, protože ať už se rozhodnete pro jakýkoli systém, budete potřebovat stabilní projektový tým. Vyberte silného lídra a projektového manažera, kteří se svým týmem dokážou změnu prosadit a dotáhnout ji do konce. Od začátku také budou na implementaci spolupracovat s dodavatelem systému.

  3. Identifikujte firemní oblasti, agendy a procesy pro nový systém

    Podívejte se pečlivě na fungování celé firmy a neomezujte se pouze na oblasti, které pokrývá stávající systém. Nasazení nového systému je příležitostí k efektivnímu řízení nových procesů, integraci s jiným řešením nebo odstranění procesů, které nejsou optimální a zatěžují chod celé firmy.

  4. Definujte funkční požadavky

    V jednotlivých firemních oblastech určete, co má nový systém splňovat. V tomto kroku je důležité si uvědomit, že vaši zaměstnanci jsou zvyklí pracovat v současném systému několik let, což ovlivňuje jejich obzor. Oprostěte se od všech současných postupů a definujte požadavky podle jejich účelu, nesnažte se hned navrhovat jejich řešení.

  5. Zvažte všechny dodatečné služby a výhody každého dodavatele

    K úplné spokojenosti s fungováním nového systému nestačí vyjmenovat pouze funkční požadavky. Ptejte se dodavatele na neméně důležité okolnosti vaší dlouhodobé spolupráce. Jaké dodavatel poskytuje služby a školení, kolik bude stát roční maintenance, jak funguje hotline, zda jsou možné individuální úpravy apod.

ERP ABRA Gen v 63 sekundách

Úvodní seznámení s ERP ABRA Gen

Seznámení s ERP ABRA Gen

Seznámení s ERP ABRA Gen

Základy ovládání ABRA Gen

Jak používat ABRA Gen

  1. Zužte výběr dodavatelů a požádejte o indikativní nabídku

    Požadavky máte sepsány, nyní si ke každému stanovte jeho váhu. Zmapujte dodavatele informačních systémů a podle váhy svých požadavků zužte výběr maximálně na deset. Požádejte dodavatele o indikativní nabídku na základě svého zadávacího dokumentu. Zodpovědný dodavatel si sjedná osobní návštěvu, aby mohl sestavit nabídku přesně na míru vaší firmě.

  2. Nastavte si rozpočet

    Stanovení rozpočtu nasazení nového systému je jedním ze zásadních počátečních parametrů. Hranici si nastavte podle vzešlých indikativních nabídek a přidejte cca 20% rezervu na změnová řízení. Spočítejte si návratnost investice, do níž lze zahrnout i úsporu lidské práce.

  3. Udržte správné tempo výběrového řízení

    Výběrové řízení by mělo trvat cca dva až dva a půl měsíce. Zdá se vám to krátká doba? Naopak. Vždy se snažte kontinuálně udržovat nasazení uživatelů a svižné tempo plnění jednotlivých kroků. Prodlevy, mlčení a čekání vedou akorát ke zmatkům, kdy si nebudete jistí, kdo a co vám vlastně prezentoval.

  4. Pečlivě nastavte kritéria výběru

    V rámci výběrového řízení stanovte váhu jednotlivým kritériím, která porovnáváte – např. cena, funkce systému, reference. Bodové hodnocení objektivních kritérií stanoví lídr projektu, u subjektivních kritérií budou mít slovo klíčoví uživatelé – vhodné je anonymně hlasovat a následně výsledky vyhodnotit.

  5. Vyžádejte si referenční návštěvu

    Vyžádejte si referenční návštěvu u zákazníka s podobně zaměřeným byznysem a sledujte, jak ve své firmě systém využívá, jak s ním roste a jak s ním pracují běžní uživatelé. Ptejte se na cokoliv, co vás zajímá.

Pokud výběru dodavatele systému věnujete náležitou pozornost hned od samého počátku, vrátí se vám v podobě dlouhodobého vzájemně prospěšného partnerství. Naše tipy tvoří hlavní kostru postupu při náročném výběru informačního systému.

Kontaktujte nás

Se změnou a výběrem informačního systému vám rádi pomůžeme

Mám zájem o předvedení [post_title] CZ