Řízení letecké společnosti je výzva. Generální ředitelka OK AVIATION Group se jí postavila čelem

První vlna koronavirové krize dopadla na obor letectví opravdu tvrdě. Letadla na zemi, piloti bez práce, zavřené hranice a problém s dopravou zboží a náhradních dílů. Jak se s náhlým výpadkem podstatné části byznysu dokázala poprat česká skupina OK AVIATION Group, která nabízí vše pro soukromé létání? Na to jsme se zeptali generální ředitelky Kateřiny Svatošové, která nás přivítala v sídle firmy na příbramském letišti.

„Koronavirus nás začal ovlivňovat ještě, než v březnu vypukl naplno. Už na konci ledna a v únoru naši zákazníci hromadně odříkali lety. Pak následovaly vládní restrikce a celý letový provoz zůstal na zemi,“ shrnuje začátek krize paní Svatošová.

Jaké kroky muselo vedení společnosti urychleně zajistit?

1. Rychlá reakce na změny – „V rámci výcvikové činnosti jsme se zaměřili na online výuku, upravili jsme výukové materiály a vyrobili speciální výuková videa.“
2. Revize strategie – „Zamysleli jsme se nad způsobem fungování v letovém provozu a máme nové dlouhodobé plány, na kterých pracujeme.“
3. Intenzivnější rozvoj e-commerce – „Pracujeme s ABRA Software na automatizaci online prodeje a propojení s informačním systémem. Potřebujeme automatizovat objednávkový proces, následnou fakturaci a synchronizovat informace o skladových zásobách. Rozhodli jsme se ukončit nevyhovující externí e-shop a celý online prodej překlopíme na řešení ABRA e-shop.“
4. Využití modernizovaného IT – „Již vloni jsme více zainvestovali do modernizace IT, a proto pro nás nebyl problém nechat administrativní zaměstnance na home office.“
5. Zaměření na služby – „ I přes zavřené hranice se nám podařilo zajistit zakázky na servis letadel.“

Čím se OK AVIATION Group zabývá?

Pod skupinu OK AVIATION patří pět dceřiných společností zabývajících se různou činností – letištní služby, prodej letadel, servis, podílové vlastnictví, provoz pro majitele a výcvik a výroba UL letadel. Jaká oblast je pro Vaši firmu klíčová?

Klíčovým pro nás vždy byl a stále je prodej letadel, zejména exkluzivní zastoupení značek PILATUS a PIPER, v teritoriích střední a jihovýchodní Evropy. Dceřiné společnosti postupně vznikaly jako podpora prodeje, abychom zákazníkům mohli nabídnout širší a kvalitnější zázemí a doprovodné služby. Na druhou stranu rozvoj jednotlivých společností plně podporujeme, což se odráží v jejich stálému růstu. Z jejich čísel mám opravdovou radost. Podařilo se nám vytvořit symbiózu, ve které se společnosti navzájem podporují a dohromady poskytují komplexní službu pro majitele letadel.

Jaká letadla se u Vás vyrábějí? Jak taková výroba probíhá?

Vyrábíme jeden typ UL letadla, pro který máme připravenu kompletní dokumentaci o výrobě. Pokud máme všechny komponenty a nedojde k nějakému neočekávanému zdržení, letadlo vyrobíme za dva měsíce, včetně všech povinných testů a kontrol. Bezpečnost je pro nás vždy na prvním místě. Kontrolní činnosti provázejí celý proces výroby, čímž jsou technici s každým letadlem do detailu obeznámeni a svoje zkušenosti uplatňuji v následném servisu.

Jaké manažerské taktiky fungují generální ředitelce OK AVIATION Group?

S Kateřinou Svatošovou jsme také hovořili na téma řízení lidí, motivace a hledání energie na práci i rodinu. Zde je deset jejích zajímavých tipů:

1. Nebojte se změn a inovací. Ani náš přerod z malé rodinné firmy do velké skupiny se neobešel bez narovnání procesů. Čím dříve to uděláte, tím lépe.
2. Intenzivně všechny změny komunikujeme, aby je lidé pochopili, chtěli se na nich podílet a sami přicházeli s novými nápady.
3. Naslouchám lidem a udělám si na ně čas, když to potřebují. Každou práci si vysvětlíme a ověřím si, že ji lidé pochopili.
4. Snažím se kolegy poznávat a odhalit jejich limity i silné stránky. Pak mohu zajistit, že každý bude dělat takovou práci, která ho bude uspokojovat. A odvede ji kvalitně.
5. Důležitá je motivace. Máme to ale o to snazší, že pro většinu našich lidí je motivací už jen ta vášeň pro létání.
6. Podporujeme osobní rozvoj a snažíme se udržet rodinnou atmosféru. Potřebujeme, aby si všichni uměli navzájem pomoci a poradit si i se složitějšími problémy, protože tady jde především o bezpečnost.
7. Naučila jsem se organizovat svůj čas, plánovat si pracovní den a pak plán důsledně dodržovat. Důležité je také umět říct si stop, pro dnešek už musím skončit a věnovat se rodině.
8. Ráda pro dobití energie dělám práci, u které nemusím přemýšlet, a zároveň je za mnou vidět výsledek. Třeba štípání dříví. Miluji knihy a malebnost českého jazyka. U čtení dokonale relaxuji. A samozřejmě naprosto nejvíce mi energii dodávají naše tři děti, které jsou naprosto úžasné a společně s mým mužem jsou pro mne ohromnou životní oporou.
9. Miluji výzvy. Mám ráda, když musím řešit složité věci. A když se výsledek povede, pocit uspokojení je to, co mě neustále žene kupředu.
10. Vítám cokoliv, co usnadňuje fungování firmy.

Jak ABRA Gen usnadňuje fungování OK AVIATION? Klíčová je provázanost informací v systému

Umíte si představit řízení firmy bez informačního systému? Co na něm nejvíc oceňujete?

Ve své podstatě neumím. Když si třeba chci udělat plán výdajů a cash flow, potřebuji vědět, jaké zakázky jsou otevřené, jaké se chystají, co a kdy máme zaplatit a kdy zase můžeme očekávat platbu od zákazníka. To vše je velmi důležité a mám to v ABRA Gen k dispozici.

Z dobře poskládaných informací pak často zjistíte překvapivá fakta. Subjektivní názor může být velmi zkreslený.

Přesně na něco podobného naráží i majitel Lékárny.cz Vladimír Finsterle v našem rozhovoru, kde říká, že se vždy rozhoduje na základě faktů, která vycházejí z přesných obchodních dat.

S tím naprosto souhlasím. Kolikrát jsem si na první pohled myslela, že nějaký produkt dělá zásadní byznys, ale z dat se ukázalo, že skupinka jiných menších produktů je pro zákazníky daleko zajímavější. Fakta jsou zkrátka pro rozhodování nepostradatelná.

Kde vidíte největší prostor pro automatizaci firemních procesů?

S automatizací jsme začali v rámci celé společnosti, která je skupinovým plátcem DPH. Díky propojenosti činností jednotlivých firem máme poměrně velkou administrativu s fakturací uvnitř skupiny. Přišlo mi strašné, že se v jedné firmě poměrně dlouho zabývali vystavením faktury se všemi náležitostmi, aby pak přišla do druhé firmy, kde někdo opět trávil neúměrný čas ručním přepisováním. Prvním krokem automatizace tedy bylo právě překlápění faktur mezi společnostmi v ABRA Gen. Ukazuje se, že úspora času je díky tomu opravdu veliká.

Jaké vidíte výhody práce s fakturami v elektronickém formátu ISDOC?

ISDOC formát využíváme v rámci elektronické komunikace uvnitř skupiny. Rádi bychom tento způsob komunikace nabídli i směrem ven. Elektronická výměna dokumentů mi přijde klíčová, protože efektivita zaměstnanců je díky ní najednou úplně někde jinde.

Jak Vám pomáhá ABRA Gen v zakázkové výrobě a servisu letadel?

V ABRA Gen řídíme výrobu a servis ultralightů. Systém jsme si přizpůsobili našim potřebám a spoléháme na něj. Skvělé je, že nám na základě těchto aktivit vznikají různé číselníky a evidence přesných výrobních postupů. Z nich pak lze snadno navázat na administrativní část. Jakmile jsme v ABRA Gen zaevidovali přesný proces výroby prvního letadla včetně detailní evidence všech dílů a dalšího materiálu, máme nyní okamžitý přehled o tom, zda jsou pro novou objednávku na skladě dostupné všechny komponenty. Využíváme minimální a maximální skladové stavy. A díky přesnému pozicování ve skladu skladník vždy perfektně ví, kde má hledat i ten nejmenší šroubek.

Na základě všech informací si chystáme servisní kity, aby technici neběhali do skladu pro každou drobnost. Technik ví předem typ letadla, který bude servisovat, a v případě pravidelných prohlídek zná všechny úkony. Tudíž mu na skladě připraví kompletní kit všeho, co bude pro svou práci potřebovat. Obsah je přesně daný tím, že ABRA Gen ví, co se má v každém úkonu odehrát a pokud nějaká součást chybí, zajistí neprodleně objednávku.

Velmi nám pomáhá také možnost přiložit ke všem dokladům libovolné dokumenty. Ke každému dílu musíme mít kompletní dokumentaci a evidenci historie. Vše díky tomu máme na jednom místě připojené ke konkrétní příjemce. Díky tomu máme v případě reklamace všechny informace ihned k dispozici.

Je nějaká další oblast v ABRA Gen, která Vám ulehčuje procesy ve firmě?

Za nejdůležitější považuji provázanost. I když se zrovna dívám na došlou fakturu, jsem schopná se rychle přes obchodní případy podívat na související doklady a zjistit, zda je vše kompletní a na něco jsme nezapomněli. Lépe tak dokážu sledovat a ovlivňovat cash flow. Velmi oceňuji, že mám všechny informace hned na monitoru, aniž bych kvůli tomu musela zaměstnat několik lidí. To mi a lidem kolem mne, významně šetří čas.

ABRA Gen u nás slouží hodně i ke kontrolní činnosti, kde je tato provázanost informací velmi důležitá. Člověk nemusí u všeho být a stejně z dat dokáže potřebný příběh vyčíst, což je pro mě hrozně fajn.