Rozdělení firem v adresáři podle klíčů
Hromadí se vám firmy v Adresáři firem a vy už ztrácíte přehled, kdo je dodavatel a kdo např. VIP odběratel? Udělejte si s pomocí našeho tipu v adresáři pořádek. Seznam firem lze jednoduše rozdělit do několika skupin podle individuálních požadavků společnosti, která systém ABRA Gen používá.
Příkladem dělení firem může být: odběratel, dodavatel, VIP odběratel, obchodní partner, servisní partner apod. Dělit lze i podle regionu jednotlivých obchodních zástupců nebo podle jakéhokoliv jiného kritéria. Každá firma z adresáře může být současně ve více skupinách.
Pro rozdělení firem, do jednotlivých zájmových skupin mohou být použity klíče v adresáři.
(Obr 01)
Klíče na firmě jsou vidět v detailu firmy záložka „Klíče“. Volby „Zobrazit hodnoty za všechny klíče“ a „Zobrazit jen zatržené“ ovlivňují, jak se vám příznaky zobrazí.
Při standardní implementaci ABRA Gen základní definici klíčů pro společnost většinou připravuje konzultant.
Pro filtrování firem pomocí klíčů lze nastavit:
(Obr 02)
Po kliknutí na tlačítko „Filtrovat“ lze zvolit volbu klíč a podle nastavení voleb jsou jednotlivé firmy vybrány. Pro filtrování jsou možné 3 stavy klíče. Na našem obrázku musí mít daná firma zaškrtnutou „fajfku“ u volby Dodavatel. Odběratel koncový „prázdný čtvereček“ – nesmí mít daná firma zatrženo. Ostatní klíče „modrý čtvereček“ – hodnota nemá pro daný filtr význam.
Klíče lze nastavovat firmě jednotlivě při editaci nebo označeným firmám (v seznamu firem) klávesou Insert nebo klikem pravého tlačítka myši volbou „Hromadné označování“:
(Obr 03)
Hromadné nastavení provedete volbou „Hromadná oprava klíčů“:
(Obr 04)
Jestliže ve své firmě chcete zavést další typy klíčů, slouží k tomu agenda „Definice klíčů“. Zde lze jednotlivé klíče modifikovat, rušit nebo zakládat.
ABRA Gen podporuje klíče K0-K15, kde v každém klíči může být až 256 hodnot.
Jako ukázku si založíme nový klíč „Veletrhy“, abychom mohli označovat firmy, které navštívili firemní stánek na výstavě. Jednotlivé položky pak představují konkrétní výstavní akce.
Spusťte agendu Definice klíčů (je ve stromu agend ve větvi Adresář). Stiskněte klávesu F2 nebo klikněte na tlačítko „Nový klíč“.
(Obr 05)
Do položky „Hodnota pro aktuální klíč“ zadejte název celé skupiny. Dále musíte založit alespoň jeden název klíče, aby bylo možné celou definici uložit. Stiskněte proto tlačítko „Nová hodnota“
(Obr 06)
Zadejte hodnotu klíče, v našem případě „FOR INTERIER 2017“, stiskněme OK a můžete zadat další novou hodnotu nebo celý záznam uložit.
Od tohoto okamžiku máte definovaný nový klíč.
POZOR: jestliže se rozhodnete při definici některý klíč přejmenovat (změnit jeho význam) nebo jej zrušit, doporučujeme nejprve vyfiltrovat firmy s daným klíčem a hromadně tento klíč odstranit. Po definici nového klíče doporučujeme ihned ověřit, že žádná firma v adresáři jej nemá nastaven. Jestliže má, je to způsobeno tím, že při předchozím rušení dané definice uživatel zapomněl příznak vyčistit.
Podle klíčů lze nejen filtrovat, podmínkovat různé tisky, ale názvy nastavených klíčů pomocí QR funkcí i zobrazovat nebo tisknout. V případě potřeby vám s tím může pomoci zkušenější IT správce nebo váš konzultant.
Správně nastavené klíče vám mohou pomoci např. během několika minut pozvat návštěvníky loňské výstavy na nový ročník.
Dalším častým využitím je nastavení klíče například u notorických dlužníků, které vás varuje před vydáním objednaného zboží na fakturu. Informace lze zobrazit na příklad na hlavičce dokladu:
(Obr 07)
