Rozhovor: Zaměřujeme se na nejnovější technologie, říká Šárka Litvinová, spolumajitelka Asiana

Šárka Litvinová vystudovala orientalistiku, s rodinou procestovala Indii a vyučovala na Karlově univerzitě na katedře Asie a Afriky. Orientální prostředí ji provází i podnikatelskými začátky, kdy společně s manželem Alexejem organizovali obchodní cesty do Thajska, Indonésie a Hongkongu. V roce 1993 s manželem založili cestovní agenturu Asiana. Od počátku maximálně využívají moderní technologie a usilují o nejvyšší možnou míru automatizace práce. V roce 1996 spustili jako první cestovní kancelář webovou stránku, v roce 2001 zprovoznili první online systém prodeje letenek ve střední a východní Evropě Letuška.cz. V současnosti má Asiana obrat tři miliardy korun a obsluhuje přibližně čtvrt milionu klientů. Již deset let cestuje světovým trhem společně s informačním systémem ABRA Gen.

Jak vzpomínáte na začátky Asiany? Kdy jste začali využívat moderní technologie a jak jste se potkali s ABRA Software?

Od začátku naší cesty se pohybujeme v té méně viditelné sféře turistického průmyslu. Propojujeme služby a cestovatele. Na počátku devadesátých let byl naším základním nástrojem papír. Dnes to je pracovní deska a monitor.

Do oboru jsme vstoupili bez předchozích zkušeností a možná právě to bylo naší výhodou. Nebyli jsme zatíženi předchozími vazbami a na procesy v cestovním ruchu jsme se dívali s otevřenou hlavou. Od začátku se zaměřujeme na nejnovější technologie. Asiana je vlastně technologická firma, která se pohybuje v oboru cestovního ruchu. V polovině devadesátých let jsme byli první cestovní kanceláří, která měla webovou stránku. Online rezervační systém, naši Letušku, jsme vyvinuli první ve střední Evropě.

A s tím vším je spojená evidence, propojování cestovních služeb a klienta a samozřejmě i chod kanceláře. To je doména především mého muže a syna, který nyní vývojovou a IT větev firmy řídí. Náš základní požadavek na technologie je jednoduchý. Musí nám pomáhat. Naše Letuška, která je automatizovaná téměř ze sta procent, zákazníkům po rezervaci například automaticky vydá zálohovou fakturu k proplacení. Což je výsledkem funkce systému ABRA Gen. Vše je automatizované. V případě online služeb fungujeme 24 hodin denně.

A kdy provádíte údržbu?

Průběžně. Odstávku systému ABRA Gen si ale nedokážu představit. Náš koncový klient nesmí údržbu nikdy poznat.

Proč jste zvolili právě ABRA Gen?

Systém se nám zalíbil svou flexibilitou. ABRA Software je česká firma, což je výhoda. A byla ochotná s námi spolupracovat. Na míru přizpůsobený systém ABRA Gen jsme průběžně dotvářeli spolu s tím, jak se vyvíjely nové technologie, jak se tyto technologie stávaly použitelnými v cestovním ruchu a jak jsme rostli.

Jak dlouho vám ABRA Gen pomáhá?

Víc než 10 let, je to nekončící proces.

A v jakých oblastech?

Bez ABRA Gen bychom nemohli vystavit žádné doklady. Ty přitom vystavujeme neustále – za rok obsloužíme asi čtvrt milionu klientů, a to počítám jen ty, kteří si službu nakoupili, nejsou to ti, kteří jen poptali nebo od služby odstoupili.

ABRA Gen za nás dělá veškerý backoffice – statistiky, evidence a účetnictví. Na jedné straně je bezpočet služeb jako např. letenka, pojištění nebo ubytování. Na druhé straně je spokojený zákazník, ať korporátní nebo individuální. My jsme mezičlánek. K propojení služeb a klientů používáme řadu systémů a nástrojů.

Každý den v systému proběhne obrovské množství operací ať už online nebo offline za pomoci živých operátorů. Klient samozřejmě průběžně dostává všechna potřebná potvrzení o rezervaci nebo o zaplacení a je mu vystavena faktura. Vše probíhá prostřednictvím platebních systémů a bank.

To všechno zajišťuje ABRA Gen?

Ano, ABRA Gen vše monitoruje a eviduje. Všechny procesy probíhají online ve virtuálním prostoru – o to více musí být dobře monitorovány a evidovány. ABRA Gen nakonec všechno zavede do účetnictví a nám ukáže potřebné informace a statistiky. Účetní evidence je daná ze zákona a samozřejmě je pro nás nezbytná. Dnes se pohybujeme v tržbách na úrovni tří miliard korun a toky takového množství peněz jen s tužkou v ruce a selským rozumem neuhlídáte.

Než jsme se k tomuto stavu dopracovali, dalo to hodně práce. Původně ABRA Gen nebyl systém orientovaný na cestovní ruch, ale přizpůsobil se.

Co bylo na té cestě zajímavé?

To že se neustále posouváme. Například po vstupu platebních karet a virtuálních platebních karet se objevila otázka, kdo a jak bude platby párovat a kontrolovat, aby se nezvýšila pracnost jejich evidence. To je okamžik, kdy je zapotřebí automatizovat. ABRA Gen je nám na této cestě velkým pomocníkem.

Kde vám ABRA Gen pomáhá nejvíc?

Například s naší akreditací v Mezinárodní asociaci leteckých dopravců (IATA), při níž se velmi podrobně sleduje zdraví firmy. Velmi mě potěšil také audit týkající se loňského roku. Když jsem se připravovala na otázky auditorek a ptala se, kdy přijdou, odpověděly mi, že už mají vše připravené, protože systém podklady předložil tak, že žádné doplňující dotazy nejsou potřeba.

Díky tomu jsme stále ve stejném počtu. Se stejně velkým backoffice rosteme ve frontoffice, který nám přímo přináší peníze. V naší účtárně máme tři lidi, z toho jednu paní na poloviční úvazek. Máme jich pořád stejně už patnáct let. A to jsme byli o hodně menší. I tady nám ABRA Software pomáhá.

Jak často chcete v systému něco měnit?

Neustále, jde o nekončící proces. Schůzky týmu probíhají jednou měsíčně a požadavky se zapracovávají okamžitě. Na změnách se podílí jak náš IT tým, tak tým ABRA Software. Oba systémy se musí přesně potkat a spojit.

Kolik lidí máte ve vývoji a IT?

Celkem zaměstnáváme 150 lidí. V IT jich pracuje kolem dvaceti, přibližně tedy 15 % ze všech. Naši lidé nevyvíjejí systém ABRA Gen, ale propojují jej s okolním světem. Důsledkem silného IT je například miniaturní oddělení, které se stará o ekonomické výstupy. To za nás ve velké míře automaticky dělají právě IT systémy.

Když se rozhodnete do svého portfolia zavést novou službu, jak dlouho to spojenému týmu Asiana a ABRA Software trvá?

Zavedení nové služby je jednoduché. Složitější jsou změny ve firemních procesech. Obecně se zvýšily nároky ze strany finančních institucí. Účetní agenda se například rozrostla o kontrolní hlášení. Pro nás to ale bylo jednoduché, protože systém ABRA Gen byl připraven. Díky tomu také nemáme žádnou obavu z EET.

Co z ABRA Gen používáte nejčastěji?

Statistiky, reporting a účetní výstupy. Jsou k dispozici na portálu, průběžně se mohu podívat na cokoli, co potřebuji. ABRA Gen nahrazuje všechny skříně šanonů; vše je dostupné v elektronické podobě kdykoli.

Využíváte mobilní přístup?

Asiana pro mě není jediné číslo. Vzhledem k počtu údajů, které sleduji, je pro mě pohodlnější velká obrazovka s větším počtem řádků. Vidím tu banky, fakturace, majetek, zkrátka veškerou evidenci. Report, který by se mi vešel na mobil, nepotřebuji. A vedle toho mám statistiky – vidím prodeje letenek, souhrny i v detailu. To by se na mobil opravdu nevešlo. Takže mobilní reporty nepoužívám.