S nasazením ABRA BI máme konečně "INFORMAČNÍ" systém, říká majitel firmy Bricol-M

Rychlý a přehledný přísun informací je pro něj v podnikání klíčový. Majitel jihomoravské firmy Bricol-M Peter Dobeš si už bez dokonalých obchodních reportů nedovede řízení firmy představit. Graficky přehledně znázorněné informace mu pravidelně servíruje nástroj pro business intelligence ABRA BI čerpající přímo z dat informačního systému ABRA Gen. Bricol-M je největší obchod s lahvemi, sklem a uzávěry v České a Slovenské republice. Na trhu působí od roku 1997. Má dvě pobočky, jednu na Slovensku a jednu v Čechách, přičemž každá z nich má obrat přes 100 mil. Kč a zaměstnává zhruba 20 zaměstnanců.

Kde ve firmě vidíte největší potřebu využití informačního systému?

Už z názvu informační systém vyplývá, že se jedná o službu, která má sloužit lidem a dávat jim informace. Vyžadujeme od něj, aby uživatelé vždy dokázali potřebné informace rychle najít. V dnešní době je problémem obrovský přísun dat, s nimiž si často nevíme rady. Právě proto je důležité umět data dobře zpracovávat a především následně správně využívat. Zásadní je v tomto směru vysvětlit uživatelům systému, proč se po nich chce, aby krmili nějaký stroj kvantem dat. Uživatelé v tom totiž často nevidí smysl, neboť jim nikdo nikdy nevysvětlil, že jejich vložený údaj nějaká jiná strana potřebuje. Proto se vždy snažím zaměstnancům vysvětlovat, v čem je jejich práce se systémem firmě přínosná.

Proč jste si vybrali ABRA Gen? Jaké největší změny jste po implementaci systému na chodu firmy zaznamenali? V čem vidíte jeho největší výhody?

ABRA Gen jako komplexní řešení jsme si vybrali v roce 2010. Již před tím jsme na české straně využívali software ABRA pro účetnictví a k tomu jsme pracovali s odbytovým programem vytvořeným na míru. Česká i Slovenská firma se začaly rozrůstat a my jsme začali hledat software, který by obchodníkům poskytoval relevantní informace, zajistil komplexní správu všech firemních oblastí a zároveň poskytoval software v Čechách i na Slovensku. Bylo pro nás důležité mít jeden software v obou pobočkách s tím, že všechna data se shromažďují v jedné společné databázi a každý údaj stačí zadat do systému pouze jednou. Chtěli jsme se tak jednou pro vždy zbavit chaotických wordovských dokumentů a excelovských tabulek, v kterých nemůžete nic najít.

Jednu z výhod vidím v tom, že ABRA Gen lidi donucuje dělat úkony, které by jinak nedělali. Například pokud chcete mít na faktuře vyplněnou nějakou X položku, neuloží se, dokud ji uživatel nevyplní.

Využíváte nástroj Business Intelligence ABRA BI. Jak vám pomáhá a v čem spatřujete hlavní přednosti?

Již od začátku práce s ABRA Gen jsme začali pracovat s externím nástrojem, který podobně jako ABRA BI sbírá data a generuje je do různých přehledů. Tento nástroj byl pro nás složitý a neohrabaný v tom, že neměl přímé propojení s ABRA Gen. Aby začali lidé obchodní přehledy používat, potřebovali jednoduché tlačítko přímo v ABRA Gen, které zobrazí všechny informace v přehledné podobě. Dokud museli lidé přejít ručně na nějaký odkaz a tam si něco nastavovat, nefungovalo to. Lidé zkrátka potřebují mít všechno přímo naservírované. Právě takovou jednoduchost nám přineslo řešení ABRA BI. Nabízí nám přehledné výsledky, grafy a barevně vyznačené důležité informace. Stačí se podívat na přehled jedním okem a hned je jasné, jakým směrem se data ubírají.

U nás už jsme si na data z ABRA BI zvykli natolik, že když výjimečně dojde k výpadku, nastává skoro panika, protože lidé potřebují mít informace pro rozhodování neustále dostupné online.

V rámci BI máte implementovanou kartu zákazníka, kartu dodavatele, kartu produktů a mapu zákazníků. Jak s těmito kartami pracujete a proč jsou pro Vás důležité?

Data jsme se snažili rozdělit podle potřeb jednotlivých uživatelů. Například obchodník potřebuje mít informace o zákazníkovi na jednom místě. Proto jsme udělali kartu zákazníka zvlášť pro ČR a SR. Z ní jsou ihned patrné všechny informace – vývoj obratu, rabatu a za kolik zákazník nakupuje zboží. V dalších záložkách máme přehled produktů, které zákazník často odebírá s možností seřazení podle různých kritérií, platební morálku ukazující vývoj splatnosti faktur, individuální ceny, veškerou komunikaci a aktivity se zákazníkem, reklamace s detailním popisem včetně finanční bilance, trasu k zákazníkovi, která se automaticky generuje podle GPS, a konečně výrobky zákazníka, což je takový manuál pro zákazníky ukazující, jaké naše skleničky, láhve či víčka potřebuje pro svoje produkty.

Karta produktů je provázána s kartou zákazníka. Zobrazuje nám přehledně všechny informace o produktech, jaké je množství na skladě, kde se nachází, prodeje, rabaty. Snadno tak vidíme, jak se výrobek vyvíjí, jestli je ziskový či ztrátový. Dále vidíme odběratele v ČR i SR, změny odběru v závislosti na ceně a různých akcích, marketingové aktivity s provázáním na vyhodnocení úspěšnosti, aktuální objednávky a speciální ceny u vybraných klientů. Podobně funguje i karta dodavatelů.

Skvělá věc je, že všechny tyto karty a vůbec celý ABRA BI funguje i na mobilním telefonu. Takže před každým jednáním s dodavatelem či zákazníkem, s nímž jsem již delší dobu nebyl v kontaktu, si třeba během cesty k němu na mobilu rychle nastuduji všechny potřebné informace, které mám přehledně pohromadě.

Jaké využíváte obchodní přehledy? V čem Vám pomáhají a jak často se generují?

Původně jsme vyhodnocovali data z denních souhrnů generovaných z ABRA Gen. Pořád nám ale chyběla grafika – graf, z něhož je hned vidět, zda hodnoty stoupají, či klesají. V ABRA BI jsme si udělali reporty, které se denně odesílají do e-mailu všem zaměstnancům, kteří hned vidí za kolik prodali, protože jsou podle toho odměňováni. Použití ABRA BI má výhodu v tom, že nezatěžuje informační systém ani e-mail a posílá odkaz na předem připravenou stránku s grafickými přehledy. Data vidíme zvlášť pro ČR a SR a funguje nám tak mezi pobočkami jistá soutěživost. Proto všechny staré reporty z naplánovaných úloh postupně předěláváme do ABRA BI. Nejnovější ukazatel prodeje obchodníků máme ve formě grafického budíku, který ukazuje nakolik mají splněno. Podobné přehledy máme v plánu dál upravovat a rozvíjet tak, aby především motivovali lidi k vyššímu výkonu a lepší produktivitě.

Máte pobočky v České i Slovenské republice, jak se data z obou poboček promítají do ABRA BI?

Data se do ABRA BI generují z obou systémů, českého i slovenského. V jednotlivých grafických přehledech se pak snažíme porovnávat data dohromady, pokud to jde, abych já jako majitel měl rychlý přehled za obě pobočky. Je skvělé, že mám data pohromadě a můžu obě firmy porovnávat. Třeba na kartě produktů krásně vidím prodeje konkrétních produktů v ČR a SR a můžu velice rychle zjistit příčiny, proč se ten který produkt prodával hůře.

V ABRA BI máte vytvořenou „Olympiádu“, která Vám zobrazuje zákazníky rozdělené do kategorií podle obratu. V čem je pro Vás důležitá?

V naší Olympiádě jednou za rok rozdělíme zákazníky do skupin podle obratu a přiřadíme jim zlatou, stříbrnou, bronzovou a bramborovou medaili. Pak v přehledném grafu vidíme, jaké je naše zákaznické portfolio a podle různých kritérií vyhodnotíme obchodní přínosy jednotlivých medailistů. Můžeme tak důkladně analyzovat vývoj a budoucí strategii, kam investovat peníze a čas, abychom dosáhli co nejefektivnějšího zisku.

Jaké jsou vaše plány do budoucna? Jak vám pomůže k jejich naplnění informační systém ABRA Gen?

Máme celý seznam požadavků na další úpravy ABRA BI, ale teď v létě se tomu nemám čas věnovat, protože rozbíháme ranč, kde máme nějaká rodea. Vlastně to je další provoz v gastronomii, kde rovněž plánujeme využít ABRA BI. Potřebujeme dostat do reportů, zda bude provoz fungovat správně.

ABRA Gen je super systém, my jsme s ním spokojení. Pochopitelně občas musíme něco upravit podle našich představ a s tím nám vychází vstříc konzultant ABRA Software. Sepisujeme také svoje poznatky a připomínky, které bychom rádi viděli zapracované přímo v systému, protože si myslíme, že by je mohli využít všichni. Nyní se snažíme velkou měrou přizpůsobit v ABRA Gen maloobchodní gastro prodej, aby vyhovoval našim požadavkům.

Kromě projektu v gastronomii implementujeme Balíkobot a určitě budeme pokračovat v reportech v ABRA BI, které mají sloužit k motivaci obchodníků a zefektivnění práce. Teď třeba pracujeme na logistických reportech. Informační systém nám poskytuje relevantní data, kolik skladníci vyskladnili položek, jak dlouho jim to trvalo apod. Na základě nich jsme schopni vyhodnotit skutečné zatížení zaměstnanců a celého provozu. Hledáme také způsob, jak zaměstnance motivovat, vylepšujeme systém odměňování a snažíme se zapojit ABRA BI, aby poskytoval názorné výsledky. Nejlépe totiž obchodník funguje, když ráno provede nějakou obchodní akci a v pět odpoledne už se dozví, za kolik prodal a jakou bude mít výplatu.