Tipy a triky

8 tipov, ako efektívne spracovávať účtovníctvo v ABRA Gen

19. 12. 2019
Efektívne spracovanie účtovníctva v ERP ABRA Gen

Informačný systém ABRA Gen vám pomôže zjednodušiť, zefektívniť a automatizovať prácu účtovníkov. Ukážeme vám 8 tipov na rôzne chytré funkcie, ktoré významne urýchlia zaúčtovanie dokladov a zároveň vám umožnia dokonalú kontrolu firemných financií.

  1. Využite účtovné predkontácie

    Významnú časť zaúčtovania účtovných dokladov je možné zautomatizovať pomocou tzv. predkontácií. Stačí si raz nastaviť parametre opakujúcich sa prípadov (účtov, rád dokladov, typu výdaja či príjmu, nastavení DPH apod.) a systém potom už sám automaticky doklad zaúčtuje podľa zadaných pravidiel. Nie je potom nutné na každom zdrojovom doklade zadávať napr. číslo účtu alebo vstupovať do rozúčtovania dokladu.

    ABRA Gen obsahuje už vlastné vzory predkontácií pre najčastejšie operácie, ktoré berú v úvahu aktuálnu legislatívu – tie je možné využiť buď v dodanej podobe, prípadne ľahko pomocou jedného tlačidla porovnať s vlastnými pravidlami a nastaviť si žiadúci stav.

    Predkontácie faktur prijatých
    Predkontácie faktur prijatých

    Pri vlastných úpravách predkontácií je vhodné nastavovať záznamy formou tzv. odkazov (namiesto zadávania konkrétnych čísiel účtov). Odkazy môžu smerovať napríklad na radu dokladov, typ príjmu, DPH sadzbu apod. Po jednorázovom vložení parametrov potom postačí podľa typu operácie odkázať na dané pravidlo – odkaz a požadovaný proces sa automaticky realizuje.

    Kde odkazy najčastejšie využijete

    • Rady dokladov (faktúry prijaté, vydané, ostatné doklady…)
    • DPH sadzby/DPH indexy
    • Typy výdajov, typy príjmov
    • Skladové typy, sklady
    • Pokladne a bankové účty
    • Adresár firiem (novinka od verzie 19.4.)
  2. Aktivujte automatické rozúčtovanie čiastok

    V systéme je možné nastaviť pravidlá pre automatické rozúčtovanie jednej čiastky zo zdrojového dokladu na niekoľko riadkov. Túto funkciu je potrebné povoliť v nastaveniach firemných údajov. V Predkontáciách potom nájdete záložku Rozúčtovanie, kde je možné nastaviť všetko potrebné.

    Povolenie automatického rozúčtovania
    Povolenie automatického rozúčtovania

    Napr. krátený odpočet dane je možné realizovať v jednom riadku, prípadne rozúčtovať ručne. Po nastavení pravidla je možné ponechať rozúčtovanie úplne v rukách ABRA Gen. Pokiaľ nastane pri rozúčtovaní chyba, zbytok čiastky sa zaúčtuje podľa štandardnej predkontácie ako bežná daň a všetko je možné následne opraviť.

  3. Použite časové rozlíšenie

    Tato pomerne nová funkcia umožňuje časové rozlíšenie na dokladoch, ktoré presahujú do iných období alebo mesiacov. ABRA Gen generuje rozlíšenie podľa zadaných parametrov, napr. na faktúre prijatej po použití tlačidla časové rozlíšenie môžete zvoliť, či a ako chcete časovo rozlišovať (mesačne – 12/24/36 riadkov, ročne (1/2…riadky). Nastaví sa teda časové rozmedzie od – do, počet období a riadkov. V rozpade potom môžete aplikovať ešte ručné úpravy. Je však treba mať dopredu nastavené nasledujúce obdobie, kam bude potrebné zaúčtovať (napr. nasledujúci rok).

    Časové rozlíšenie
    Časové rozlíšenie

    V parametroch je pre časové rozlíšenie nutné mať povolené zaúčtovanie do iných období. Časové rozlíšenie je súčasťou zdrojového dokladu, v prípade jeho opravy sa teda všetko samo prepočíta a zaúčtuje podľa zadaní.

    Kde je možné časové rozlíšenie využiť:

    • Faktúry vydané a prijaté
    • Dobropisy
    • Ostatné doklady
    • Interné doklady
    • Pokladničné príjmy a výdaje
  4. Pracujte s halierovým vyrovnaním

    Táto novinka, ktorá pribudla do systému spolu s verziou 19.4 umožňuje vyrovnávať drobné preplatky a nedoplatky u platieb dokladov. Pokiaľ zákazník zaplatí o haliere či jednotky korún viac alebo menej, je možné nastaviť dorovnanie tak, aby boli platby dokladov vyrovnávané.

    Automatické halierové vyrovnanie je možné nastaviť vo firemných údajoch s použitím záložky Platby – zaokrúhľovacie rozdiely. Tu postačí nastaviť limit, radu dokladov a číslo účtu pre zaúčtovanie. Po uložení výpisu sa vytvorí ostatný doklad.

    Automatické halierové vyrovnanie
    Automatické halierové vyrovnanie

    Pokiaľ nie je halierové vyrovnanie nastavené automaticky, je možné ho nastaviť v bankovom výpise – tu je možné doplatiť pomocou tlačidla Doplatiť. Pokiaľ nie je vyrovnanie vykonané včas alebo ho zadáva iný užívateľ, je možné ho vykonať v záložke Platby tlačidlom Doplatiť na zdrojovom doklade.

    V ktorých agendách využijete halierové vyrovnanie:

    • Faktúry vydané a prijaté a ich dobropisy
    • Zálohové listy prijaté, vydané
    • Ostatné doklady
  5. Nestrácajte čas s bankovými výpismi a rozúčtovaním

    Nemalú úsporu času a rutinnej práce predstavuje možnosť stiahnutia bankového výpisu v elektronickej podobe do počítača, ktorý potom systém sám automaticky importuje.

    Automatický import bankových výpisov
    Automatický import bankových výpisov

    Pridruženou funkciou sú tzv. avíza platobných kariet, kedy z rôznych zdrojov (napr. súhrnné platby cez PayPal, platby kartou od zákazníkov či dobierky od prepravných spoločností) príde jedna čiastka, ktorú je potrebné s pomocou avíza rozúčtovať na jednotlivé platby a pripojiť ku zdrojovým dokladom. Súvisiace poplatky sú v rámci rozpadu zaúčtované zápornou čiastkou do nákladov a zdrojové doklady sú potom uhradené v plnej výške.

    Avíza platobných kariet
    Avíza platobných kariet
  6. Zrýchlite procesy vďaka online schvaľovaniu

    Podstatné zrýchlenie celého účtovného procesu predstavuje možnosť nastavenia online schvaľovania dokladov a následne napr. platobných príkazov či ďalších krokov. Tejto funkcionalite bol venovaný samostatný workshop. Podrobnosti o možnostiach Online schvaľovania sa dozviete v samostatném článku.

  7. Účtové reporty a výkazy

    Pre prehľadnosť, plánovanie i komunikáciu v rámci firmy či navonok sú prehľadné reporty a výkazy k nezaplateniu.

    Akékoľvek dáta a zoznamy, ktoré je možné označiť, môžete veľmi jednoducho exportovať do prehľadnej tabuľky priamo do MS Excel alebo OpenOffice. Najčastejšie funkciu využijete najmä v účtovom denníku, knihe faktúr či na zálohových listoch. Stačí označiť záznamy určené k exportu, použiť klávesovú skratku Ctrl+Alt+E a otvorí sa Excel s tabuľkou, kde ľahko naformátujete stĺpce a máte hotovo.

    Rýchly export do MS Excel videotip

    Ďalším zobrazovacím nástrojom je hlavná kniha, kde je možné záznamy len prehliadať. V zásade nahrádza zobrazenie v účtovom denníku. Len je prehľadnejšia a zobrazuje sumarizáciu podobnú ako v predvahe, celkové zaúčtovanie a voliteľne aj účtové záznamy z účtovných žiadostí.

    Hlavná kniha
    Hlavná kniha

    Z hlavnej knihy sa teda preklikom dostaneme do účtovníctva či priamo až na zdrojový doklad. Ku každému účtu je možné sledovať, aké doklady boli na konkrétny účet zaúčtované a vo vedľajšej záložke zaúčtovanie celého dokladu.

    Taktiež je možné hlavnú knihu exportovať vrátane obratov za rôzne obdobia, tlačiť do PDF, prípadne taktiež s cudzou menou, s textom apod.

    Účtové výkazy sú ďalším užitočným nástrojom pre prácu s účtovými dátami. ABRA Software dodáva preddefinované výkazy podľa zákonom stanovených parametrov – rozvaha v plnom aj zkrátenom rozsahu apod.

    TIP: Niektoré účty v účtových výkazoch sú mapované podľa analytika. Je teda dobré skontrolovať a vyskúšať, či sa všetko exportuje do správnych riadkov a prípadne v XLS nastaviť potrebné parametre, pretože analytika každej firmy môže byť odlišná. Účtové výkazy je možné uložiť do XML, a importovať do daňového portálu (ešte pred výpočtom dane!).

  8. Získajte rýchly prehľad vďaka vizualizácii účtovných dát

    Moderná vizualizácia dát integrovaná priamo v ABRA Gen ponúka rýchly prehľad o základných parametroch, v účtovníctve a tak ľahko sprostredkováva dostupné a veľmi prehľadné informácie o vývoji napr. zisku, náklad6v, výnosov a ďalších ukazovateľoch.

    Veľmi užitočné sú taktiež Funkcie pre MS Excel, ktoré pracujú cez moderné API rozhranie – umožňujú online nahliadanie do aktuálnych dát z účtovníctva namiesto ručne zostavovaných reportov z výkazov a prehľadov. V XLS tabuľke je možné ľahko definovať požadované funkcie a dáta sa potom prehľadne zobrazujú v reálnom čase.

    Samostatný nástroj ABRA BI je možné nastaviť úplne podľa potrieb konkrétnej firmy a prináša takmer neobmedzené možnosti práce s tabuľkami, grafmi a ďalšími zobrazovacími nástrojmi. Vizuálne spracované dáta sú veľmi užitočné pre vedenie a riadenie prevádzky firmy, plánovanie, maximalizáciu zisku aj elimináciu rizík. Pokročilým možnostiam vizualizácie a jej využitia najmä pre management sme sa venovali v samostatnom workshope Ako mať celkový prehľad o svojej firme.


Zaujímate sa o systém ABRA Gen? Napíšte nám!

Zeptejte se SK