Aká je budúcnosť účtovníctva? Digitalizovaná.
Trend je jasný. Úloha účtovníkov získava manažérske rysy. Už nejde iba o zápis a kontrolu, ale skôr o správne nastavenie pravidiel pre automatizáciu a analýzu výstupov. Na to je potrebné mať po ruke chytré softvérové nástroje.
Rutinu nahrádza kreativita, čo okrem iného znamená chodiť s väčšou radosťou do práce. Ranná káva v kancelárii, kde človeka namiesto nudy čaká tvorivá aktivita, chutí hneď o niečo lepšie. A koniec koncov nielen tam! Keď je systém v cloude a dáta teda nie sú uložené v konkrétnom počítači, ale na vzdialených serveroch, prihlásite sa do neho pokojne aj na home office, alebo kdekoľvek inde. A keď má priamo i webovú verziu, tak aj z tabletu alebo mobilu. Responzívny dizajn zaručí, že sa aplikácia prispôsobí veľkosti konkrétnej obrazovky.
Čo všetko by mal účtovný softvér zvládnuť? Základom je aktualizovaná legislatíva, kedy sa môžete spoľahnúť, že program zahŕňa všetky zákonom stanovené povinnosti a nestane sa, že je nejaký riadok v priznaní či vo výkaze zle. Dôležité je aj intuitívne ovládanie. Je to trochu ako s nábytkom. Čím kvalitnejší kus, tým jednoduchšie sa skladá. Ako hovoria UX dizajnéri – aj ten najlepší program na svete je zbytočný, keď neviete, ako ho používať. Ideálne je, keď prirodzene poznáte, kam kliknúť, alebo ešte lepšie, keď má web zabudovaný tutoriál a prevedie vás každou agendou.
Software by mal zvládať podvojné účtovníctvo aj daňovú evidenciu, priznanie k DPH vrátane exportov v xml a hlavne automatické zaúčtovanie. To môže mať hneď niekoľko podôb. Dáta z prijatých faktúr a ďalších dokladov sa cez špeciálne služby založené na umelej inteligencii vyťažia a rovno zaúčtujú. Účtovník len skontroluje, či všetko sedí a prípadnú chybu ľahko opraví. My v ABRA Flexi túto možnosť ponúkame vďaka napojeniu na partnerské riešenia. Máme k dispozícii i ďalšie doplnky, ako napríklad automatické zaúčtovanie bankových pohybov. Ako to funguje? Predstavme si často opakované akcie – môže to byť výber z bankomatu, poplatok za poistenie či platby cez Gopay. Aby ste ich zakaždým nemuseli zadávať znova, nastavíte si pravidlo, napr. „presná zhoda s textom“. Aplikácia potom zobrazí platby označené rovnakým slovným spojením a už len kliknite na tlačidlo „zaúčtovať“. Nastavené parametre môžete pridávať, odoberať alebo kopírovať do inej vami účtovanej firmy.
Užitočné je aj prepojenie s e-shopom, odkiaľ do Flexi môžete importovať objednávky alebo dokonca priamo aj vydané faktúry.„ Keď sa všetko nastaví správne ako na typoch dokladov, skladoch a ďalších položkách, tak importované vydané faktúry z hľadiska zaúčtovania v podstate nevyžadujú zásah,“ vraví účtovníčka ABRA Flexi Zuzana Veselá. K dispozícii sú tiež hromadné zmeny na dokladoch alebo upravené reporty pri vzájomnom zápočte pohľadávok s rozdielom s presnou čiastkou, ktorú má daná firma doplatiť. A samozrejme import aj export excelovských súborov.
Čo ďalšieho účtovníci ocenia? “ Prácu veľmi uľahčí automatické načítanie bankových výpisov a výpisov z platobných brán, párovanie platieb a ich automatické zaúčtovanie,“ popisuje Zuzana Veselá. Čím vyspelejší softvér v tejto oblasti je, tým úspešnejšie je aj samotné párovanie. V ideálnom prípade to znie jednoducho – všetko má predsa variabilní symbol, klient platí presne to, čo na faktúre má a všetko sa spáruje samo. „Áno bolo by to krásne, ale v realite to tak ružové nie je, klient sa uklikne vo variabilnom symbole, ak ho teda vôbec zadá, zaplatí celkovú sumu bez dane miesto s daňou a myslím, že ďalších kuriozít má každý kopu. Nespárovaných platieb pribúda a väčšina programov vám ukáže k platbe všetky neuhradené doklady, nakoľko predsa nedošlo k žiadnej zhode. V lepšom prípade sa pokúsi trafiť presne čiastku, ale len ak sedia meny,“ vymenováva neduhy product owner ABRA Flexi Stanislav Kurinec.
Ako tento problém vyriešil jeho tím programátorov ? Do hry tu vstupuje množstvo vecí, ktoré ERP systém vie, ale nevyužíva. Podľa čísla účtu môže napríklad identifikovať už historickú úhradu alebo na základe poznámky zistiť, čo sa v banke opakuje. Podobné algoritmy majú jeden spoločný cieľ – ukázať účtovníkom ten najpravdepodobnejší doklad, s ktorým spárujú platbu, keď už to automat nedokázal. Chcete o automatizácii účtovníctva vedieť viac? Pozrite sa na Abra.eu/flexi. Šikovný software pre menší biznis beží v cloude a funguje na platformách Windows, macOS i Linux. Flexi okrem účtovníctva rieši skladové zásoby, majetok i HR administratívu a pomôže aj s cenotvorbou.
