Tipy a triky

Ako efektívne vymáhať pohľadávky pomocou automatických upomienok

28. 11. 2019
Tipy a triky pre informačný systém ABRA Gen

Nenechávajte pohľadávky po splatnosti ležať bez povšimnutia. Pokiaľ pohľadávky porastú, môže sa vaša firma dostať do problémov, bez ohľadu na to, že odberateľa naučíte, že sa o pohľadávky nestaráte. Pritom v prvopočiatku sa mohlo jednať len o ojedinelé opomenutie klienta.

Ako nezanedbať ani jednu pohľadávku? S tým vám pomôže nový modul ABRA Gen Automatické upomienky.

Po novom je súčasťou základného jadra systému a nejde len o katalógový doplnok. Pokiaľ ste mali pôvodný katalógový doplnok, stačí obchodníka požiadať o zmenu licenčného kľúča. Pokiaľ automatické upomienky nevyužívate, môžete požiadať svojho obchodníka o zapožičanie licencie na otestovanie.

Automatické upomienky umožňujú nastaviť veľmi individuálny spôsob upomenutí aj formuláciu textu. Môžete taktiež vybrané firmy alebo doklady z upomienok vylúčiť. Doba, po akú je možné upomínanie zastaviť, je možné upraviť právami užívateľov.

Čo potrebujete?

Okrem licencie automatických upomienok musíte mať nastavené odosielanie e-mailov z ABRA Gen a sprevádzkovaný automatizačný server.

Ako začať s nastavením?

Najprv spustite agendu „Parametry automatických upomínek“ a založte nový záznam.

Na prvej stránke zadajte ľubovoľný kód, názov, vyberte e-mail, z ktorého majú upomienky odchádzať, nastavte, aká je minimálna čiastka na FV (napr. 10 Kč) a aký odklad vo vymáhaní môže nastaviť bežný užívateľ.

Obr 01: Nastavenie parametrov automatických upomienok
Obr 01: Nastavenie parametrov automatických upomienok

Ďalej sa môžete rozhodnúť, či chcete automaticky generovať aj upomienky na firmy, kde nemáte uvedený e-mail, ktorý sa vyhľadá podľa definície popísanej ďalej v texte.

Výraz nemusíte vyplniť – potom bude nastavenie platiť pre všetky faktúry. Pokiaľ použijete nastavenie v príklade, budú vylúčené z upomínania faktúry v rade FOZ (zahraničné) alebo môžete vylúčiť z upomínania doklady vystavené v EUR alebo USD, pretože tu je limit 10 EUR je podstatne vyšší ako 10 Kč a môžete si na to vytvoriť definíciu s iným limitom.

Na záložke Upomienky zvoľte, koľko dní po splatnosti sa má prvá upomienka vygenerovať.

Zároveň tu určíte, aký sa má použiť tlačový formulár upomienky a text do e-mailu. Pri voľbe „Neodoslať e-mail“ je vygenerovaný len koncept e-mailu, ktorý neodchádza celkom automaticky.

Vďaka konceptu môže vaša asistentka pred finálnym odoslaním skontrolovať, že v upomienkach nie sú napríklad bežiace reklamácie.

Obr 02: Vyplnenie výrazu do nastavení e-mailu
Obr 02: Vyplnenie výrazu do nastavení e-mailu

Do poľa Výraz sa nám osvedčil výraz:

if((Firm_ID.InvoicingDelivery=0) or (Firm_ID.InvoicingDelivery>2),'',if(NxPos('@',Firm_ID.ElectronicAddress_ID.EMail) >0,Firm_ID.ElectronicAddress_ID.EMail,Firm_ID.ResidenceAddress_ID.FaxNumber))

Použitie výrazu zaistí, že bude použitý e-mail určený pre elektronickú komunikáciu, a pokiaľ ho u danej firmy nemáte zadaný, systém použije e-mailovú adresu uvedenú v sídle spoločnosti.

Výraz pre predmet je:


'Faktúra Vydaná '+IssuedInvoice_ID.DisplayName+' - '+DocOrder +'. upomienka'

Na poslednej záložke „Reporty faktúr vydaných“ môžete zvoliť aký tlačový formulár faktúry sa má použiť ako príloha. Ako príklad uvádzame pre tuzemské faktúry český tlačový formulár pre ostatných anglický.

Obr 03: Reporty faktúr vydaných
Obr 03: Reporty faktúr vydaných

Po uložení sú všetky parametre nastavené.

Ďalej si môžete v číselníku „Stavy vymáhania pohľadávok“ doplniť aj stavy, kedy prostá dohoda nepomohla a upomienku rieši vaše právne oddelenie.

Napríklad:

Obr 04: Stavy vymáhania pohľadávok
Obr 04: Stavy vymáhania pohľadávok

Teraz môžete v agende faktúr vydaných alebo adresári firiem nastaviť doklady alebo celé firmy, ktoré majú odklad v upomínaní. Tlačidlom „Vymáhanie“ je možné odklad nastaviť ako pre jeden záznam, tak hromadne:

Obr 05: Nastavenie odkladu vymáhania pohľadávok
Obr 05: Nastavenie odkladu vymáhania pohľadávok

Pokiaľ máte všetko pripravené, môžete nastaviť naplánovanú úlohu, ktorá bude automaticky generovať upomienky podľa vašej definície.

Obr 06: Naplánovaná úloha s automatickou upomienkou
Obr 06: Naplánovaná úloha s automatickou upomienkou

Nastavte si napríklad, že každý pondelok a štvrtok sa vygenerujú upomienky a to o 10:00, aby sa ešte ten deň stihol načítať aktuálny bankový výpis s úhradami.

V záložke parametre nastavte, akú definíciu budete touto naplánovanou úlohou spúšťať:

Obr 07: Nastavenie parametrov pre upomienky
Obr 07: Nastavenie parametrov pre upomienky

V záložke Odoslať správu po dokončení úlohy si nastavte e-maily pracovníkov, ktorí majú mať prehľad o práve vygenerovaných upomienkach.

Obr 08: Správa o dokončení úlohy
Obr 08: Správa o dokončení úlohy

Teraz máte všetko nastavené a môžete úlohu spustiť. Pokiaľ ste urobili všetko správne, pre pohľadávky po splatnosti dlhšie ako 14 dní (alebo podľa vášho nastavenia) sa vygenerujú upomienky.

Nezabudnite, že podľa popísaného nastavenia neodchádzajú e-maily automaticky, ale zostávajú v agende „Odoslané E-maily“ v stave koncept:

Obr 09: Koncept v odoslaných e-mailoch
Obr 09: Koncept v odoslaných e-mailoch

Po kontrole ich môžete hromadne odoslať.

S prípadným doladením nastavenia vám môže pomocť náš konzultant.


Zaujímate sa o systém ABRA Gen? Napíšte nám!

Zeptejte se SK