Do zákonnej povinnosti viesť účtovníctvo spadá mimo iné taktiež nutnosť používať číselné rady dokladov, ktoré sú súvislé a neprerušované.
ABRA Gen umožňuje osobám s oprávnením zmazať doklad, pokiaľ bol vytvorený omylom. V prípade, že ho zmažete ihneď po vytvorení a žiadny ďalší doklad medzi tým nevznikol, je všetko v poriadku. Pokiaľ ale medzi tým vznikol nejaký ďalší doklad, ABRA Gen vás pred uložením varuje:
Obr 01: Varovanie pred uložením
Ak máte dostatočné práva, môžete napriek tomu záznam zmazať.
Pokiaľ užívateľ zabudne vzniknutú medzeru v číselnej rade doplniť, účtovník má možnosť odhaliť vzniknutý nesúlad včas a situáciu riešiť.
V agende „Účtovné reporty“ je report na kontrolu konzistencie účtovných rád.
Obr 02: Kontrola konzistencie účtovných rád v agende Účtovné reporty
Kontrolu môžete vykonávať za jednotlivé obdobia a typy, prípadne aj jednotlivo za rady dokladov. Report vám oznámi, aké čísla v radách dokladov chýbajú alebo či je rada súvislá.
Obr 03: Zadanie obmedzenia pre účtový report
Ako postupovať v prípade, že systém našiel nekonzistenciu? Otvorte agendu „Rady dokladov“ na záložke „Nepoužité čísla“.
Obr 04: Nepoužité čísla v agende Rady dokladov
V záložke Nepoužité čísla vidíte konkrétne doklady (report zahŕňa všetky doklady aj neúčtové ako napr. objednávky). Kde je to pre vás dôležité, môžete vyhradiť „medzeru“ sebe alebo konkrétnemu zamestnancovi, ktorý vytvorením ďalšieho dokladu do rovnakého období medzeru zaplní.
Sprístupnenie záložky Nepoužité čísla je chránené právom.
V určitých prípadoch je možné zaplňovanie rád úplne automatizovať voľbou „Zaplňovať medzery po zmazaných dokladoch“.
Obr 05: Voľba zaplňovania medzier po zmazaných dokladoch
Pri použití tejto voľby myslite na to, že ak bude v radách stoviek dokladov číslo zo začiatku obdobia zaplnené dokladom s dátumom z konca účtovného obdobia, nepôsobí to úplne vierohodne.
