Ako odosielať elektronické výplatné pásky

1. 4. 2020
Odovzdať zamestnancom výplatnú pásku je povinnosťou každého zamestnávateľa. V dnešnej dobe už dávno nemusíte pásky tlačiť a odovzdávať ich osobne zamestnancom. Existuje totiž omnoho jednoduchšie a lacnejšie riešenie – poslať pásku e-mailom v zaheslovanom PDF súbore, ktorý si môže prečítať len oprávnený príjemca. Túto možnosť ponúka ABRA Gen v doplnku Odosielanie výplatných pások e-mailom. S nasadením tohoto užívateľského doplnku vám pomôže konzultant v rade jednotiek hodín. Nutným predpokladom pre úspešnú a rýchlu prácu s doplnkom sú fungujúce moduly E-maily a Interné odkazy. Mali by ste taktiež mať pripravený e-mailový účet, z ktorého budú odchádzať Výplatné pásky – napríklad: [email protected]. Po nastavení doplnku stačí, aby mzdová účtovníčka označila v agende Zamestnanci osoby, ktoré chcú dostávať výplatnú pásku e-mailom a potlačila tlačidlo „Vygenerovať heslo z RČ pre e-mail“:
Obr 01: Vygenerovanie hesla v agenda Zamestnanci
Obr 01: Vygenerovanie hesla v agenda Zamestnanci
Tým dôjde k nastaveniu implicitného hesla – automaticky sa použije časť rodného čísla za lomkou. Zároveň sa nastaví, že daný zamestnanec chce dostávať výplatnú pásku e-mailom. Pokiaľ by ste v budúcnosti chceli nastavenie zmeniť, je to samozrejme možné:
Obr 02: Změna nastavení v agendě Zaměstnanci
Obr 02: Změna nastavení v agendě Zaměstnanci
Heslo tu nie je šifrované, ale je to položka, kam má prístup len mzdová účtovníčka, ktorá má rovnako výplatné pásky a údaje o zamestnancoch plne k dispozícii. POZOR: Pokiaľ zamestnanec požiada o zmenu hesla až po niekoľkých mesiacoch alebo aj opakovane, heslo pre už vygenerované výplatné pásky sa nezmení! Okrem hesla a súhlasu s elektronickým zaslaním výplatnej pásky je nutné u každého zamestnanca doplniť jeho e-mailovou adresu, kam sa súbor s výplatnou páskou odošle:
Obr 03: Vyplnenie e-mailovej adresy
Obr 03: Vyplnenie e-mailovej adresy
Po bežnom spracovaní a uzavretí miezd označí mzdová účtovníčka v agende Mzdové lisy všetky záznamy klávesmi Ctrl+A a potlačí voľbu „Vytvoriť e-mail“.
Obr 04: Označenie mzdových listov a vytvorenie e-mailov
Obr 04: Označenie mzdových listov a vytvorenie e-mailov
Po potvrdení budú vygenerované e-maily.
Obr 05: Informácie o počte vygenerovaných e-mailov
Obr 05: Informácie o počte vygenerovaných e-mailov
V našom prípade je vidieť, že nie u všetkých zamestnancov máme vyplnenú e-mailovú adresu. V tomto prípade označíme opäť všetky mzdové listy a potlačíme „Zobraziť e-maily“.
Obr 06: Zobrazenie e-mailov
Obr 06: Zobrazenie e-mailov
Zobrazí sa nám zoznam správne vygenerovaných e-mailov. Teraz je vhodné doplniť chybajúce e-mailové adresy u ostatných zamestnancov, zmazať vygenerované e-maily z prvého pokusu a celú akciu od (Obr 04) znovu zopakovať. Pokaľ na ďalší pokus bude všetko tak, ako očakávate, stačí označiť vygenerované e-maily a tie odoslať:
Obr 07: Odoslanie vygenerovaných e-mailov
Obr 07: Odoslanie vygenerovaných e-mailov
Pokiaľ si chcete pred odoslaním ešte skontrolovať, že výplatná páska je naozaj zaheslovaná, stačí zobraziť detail akéhokoľvek e-mailu a otvoriť prílohu:
Obr 08: Kontrola prílohy e-mailu
Obr 08: Kontrola prílohy e-mailu
Acrobat Reader následne vyžaduje heslo pre zobrazenie výplatnej pásky:
Obr 09: Požiadavka zadania hesla do PDF souboru
Obr 09: Požiadavka zadania hesla do PDF souboru
Teraz máte všetko hotové a skontrolované. Je dôležité počítať s tým, že software, ktorý vykonáva šifrovanie PDF súborov, musí byť lokálne inštalovaný na pracovnej stanici (počítači), kde budete generovať e-maily. Pri prvej inštalácii vám s tým pomôže náš konzultant, ale ak budete nútení napríklad na počítač preinštalovať Windows, je opäť nutné nainštalovať software PDFtk, ktorý si môžete stiahnuť na stránkach výrobcu. S prípadnou pomocou sa obracajte na svojho konzultanta alebo našu hotline.