Tipy a triky

Automatické spracovanie doručených e-mailov

8. 6. 2020
Tipy a triky pre informačný systém ABRA Gen

Používate vo firme veľa obecných e-mailových adries typu obchod@firma.sk, info@firma.sk alebo uctaren@firma.sk? Správy z týchto adries spravujú rôzni pracovníci a vy potrebujete komunikáciu dôsledne evidovať? Sťahujte tieto e-maily priamo do informačného systému ABRA Gen. Ukážeme vám, ako na to.

Automatické spracovanie doručených e-mailov vám pomôže v situácii, kedy obecné e-maily rieši súčasne viac pracovníkov a môže byť niekedy ťažké určiť, kto na ktorú správu reagoval. ABRA Gen taktiež môže niektoré činnosti pri načítaní e-mailu úplne automatizovať, čím ušetrí čas a tým aj peniaze.

Tento tip je skôr predstavením možností systému, s ktorými vám v konkrétnej situácii pomôže konzultant. Na konkrétnom príklade vám ukážeme, ako automatizovať načítanie faktúr prijatých.

Pokiaľ máte nastavení v ABRA Gen e-mailový účet pre príjem doručenej pošty (napr.. uctaren@firma.sk), môžete nastaviť aj pravidlo pre spracovanie. V našom príklade si nastavíme pravidlo, aby sa prílohy vo formáte ISDOC rovno uložili ako dokument, ktorý následne učtáreň môže hromadne načítať a nezdržovať sa opisovaním jednej faktúry po druhej.

Spustite agendu „Pravidla spracovania doručenej e-mail. pošty“

Zadajte nové pravidlo:

Obr_01: Zadanie nového pravidla pre doručenú poštu
Obr_01: Zadanie nového pravidla pre doručenú poštu

V záložke Akce je práve možno nastaviť, čo sa má stať a za akých podmienok:

Obr_02: Nastavenie akcie, ktorá sa má vykonať
Obr_02: Nastavenie akcie, ktorá sa má vykonať

Podľa nastavení z obrázku 01 a 02 sa má súbor vo formáte ISDOC uložiť do agendy dokumentov. Teraz stačí definíciu uložiť.

Musíte ešte nastaviť naplánovanú úlohu nielen na sťahovanie doručených e-mailov (předpokládejme, že už máte nastavené), ale ešte nastavíme naplánovanú úlohu na Spracovanie doručených e-mailov:

Obr_03: Naplánovanie spracovania doručených e-mailov
Obr_03: Naplánovanie spracovania doručených e-mailov

Nezabudnite ešte vybrať svoje vytvorené pravidlo pre spracovanie.

Obr_04: Výber pravidla pre spracovanie
Obr_04: Výber pravidla pre spracovanie

Každý e-mail, ktorý teraz bude doručený na e-mailovú adresu uctaren@firma.sk, bude spracovaný naplánovanou úlohou, a pokiaľ bude obsahovať prílohu vo formáte ISDOC, automaticky dôjde k vytvoreniu dokumentu. Pracovník učtárne potom môže prejsť do agendy dokumentov, kde bude mať pripravený filter na ISDOC dokumenty:

Obr_05: Filter pre všetky dokumenty ISDOC
Obr_05: Filter pre všetky dokumenty ISDOC

Z vytvorených dokumentov pracovník označí tie, ktoré chce spracovať (už spracované budú preskočené) a potlačí tlačidlo „Spracovať“. Sprievodca potom užívateľa prevedie založením dokladu do agendy faktúry prijaté.

Automatické spracovanie e-mailov je možné podobným spôsobom využiť aj v ďalších oblastiach ABRA Gen. E-maily je možné napríklad automaticky napojiť na určenú firmu či osobu, takže je okamžite vidiet v záložke Súvislosti. Prílohy z e-mailu môžete automaticky ukladať do zvolenej zložky na disku k ďalšiemu spracovaniu.

Naši konzultanti vám pomôžu s tvorbou skriptov, ktoré napr. založí CRM aktivitu z dopytu alebo založí príjemku na sklad, ak budete mať s dodávateľom dohodnutý pevný formát dát. Možnosťou, ako využiť automatické spracovanie e-mailov je celá rada.


Zaujímate sa o systém ABRA Gen? Napíšte nám!

Zeptejte se SK