Tipy a triky

Automatické správy – avízo o platbe

21. 6. 2018

Potrebujete mať prehľad o úhradách konkrétnych zálohových listov, alebo faktúr? Nemusíte sa neustále prihlasovať do systému ABRA Gen a prácne hľadať každý doklad. V našom tipe vám poradíme, ako ľahko nastaviť automatické upozornenia, ak dôjde k úhrade.

V systéme ABRA Gen existuje agenda „Definícia automatických správ“, s ktorej pomocou možno veľmi jednoducho nastaviť odosielanie e-mailov v prípade, že dôjde k úhrade daného dokladu. Definície je možné nastavovať ako pre konkrétny doklad, tak pre dokumenty požadovanej rady, firmy alebo inej skupiny.

Pre jednoduchosť vám ukážeme definíciu pre konkrétny doklad – zaplatenia zálohového listu. Podobne potom môžete nastaviť aj zaplatenie faktúry.

Automatické správy vyžadujú správne nakonfigurovaný automatizačný server a odosielanie e-mailov v ABRA Gen.

Nastavenie:

V agende Zálohových listov vydaných vyberte doklad, o ktorom chcete byť informovaný, keď bude zaplatený. V záložke zoznam kliknite na tlačidlo „Automatické správy“:

(Obr 01)

V prípade, ak nemáte spustený automatizačný server, ABRA Gen vás informuje, že odkazy nebudú fungovať:

(Obr 02)

V tomto prípade vám odporúčame kontaktovať vášho konzultanta, alebo IT správcu. Ak je automatizačný server spustený, táto stránka sa neobjaví a zobrazí sa ihneď ďalšia voľba.

(Obr 03)

Prvá voľba – kontrolný bod je výber predvolenej hodnoty z číselníka „Kontrolné body“. Použite predvolenú voľbu – „Zaplatenie dokladu“.

Pozn .: V predvolenom stave systému ABRA Gen sú vytvorené kontrolné body pre zaplatenie dokladov, alebo zistenia, že daná firma, alebo osoba sú v insolvencii. Konzultant je schopný pomocou skriptu vytvoriť aj iné kontrolné body, ako napríklad prijatie dopytu zapísané do CRM aktivity.

Druhá položka typ sprievodca – predvolená voľba je „Zmena zaplatenia dokladu“, ktorú použijeme v našom príklade a je určená pre úhradu vybraného dokladu.

Kliknite na tlačidlo „Ďalej“, voľbu zmeňte na typ adresáta a zadajte požadovanú e-mailovú adresu. Môžete zadať aj viac adresátov. Opäť kliknite na tlačidlo „Ďalej“:

(Obr 04)

Po stlačení „Ďalej“ sa zobrazí rekapitulácia, ktorú stačí potvrdiť voľbou „Dokončiť“.

(Obr 05).

Systém vás informuje, že vytvoril novú automatickú správu.

Tým vznikol záznam v agende „Definície automatických správ“:

(Obr 06).

Ak dôjde k akejkoľvek, aj čiastočnej, úhrade alebo odpojeniu platby od dokladu, budú Adresáti o tejto zmene informovaní.

Pozn.: Odosielateľom e-mailu je e-mailový účet nastavený v agende „Naplánované úlohy“. Typ úlohy Automatické správy.

(Obr 07)

Ak by ste chceli dostávať informáciu o zaplatení akéhokoľvek zálohového listu zvolenej rady, je potrebné nahradiť konkrétne ID dokladu výrazom. Túto definíciu odporúčame ponechať nastaviť konzultantom. Pre predstavu uvádzame malý príklad:

(Obr 08)

Výraz je nutné upraviť pre konkrétne ID rady dokladu v danej inštalácii ABRA Gen.


Související články a videa