Automatické správy - avízo o platbe
21. 6. 2018
Potrebujete mať prehľad o úhradách konkrétnych zálohových listov, alebo faktúr? Nemusíte sa neustále prihlasovať do systému ABRA Gen a prácne hľadať každý doklad. V našom tipe vám poradíme, ako ľahko nastaviť automatické upozornenia, ak dôjde k úhrade. V systéme ABRA Gen existuje agenda "Definícia automatických správ", s ktorej pomocou možno veľmi jednoducho nastaviť odosielanie e-mailov v prípade, že dôjde k úhrade daného dokladu. Definície je možné nastavovať ako pre konkrétny doklad, tak pre dokumenty požadovanej rady, firmy alebo inej skupiny. Pre jednoduchosť vám ukážeme definíciu pre konkrétny doklad - zaplatenia zálohového listu. Podobne potom môžete nastaviť aj zaplatenie faktúry. Automatické správy vyžadujú správne nakonfigurovaný automatizačný server a odosielanie e-mailov v ABRA Gen. 
(Obr 01) V prípade, ak nemáte spustený automatizačný server, ABRA Gen vás informuje, že odkazy nebudú fungovať: 
(Obr 02) V tomto prípade vám odporúčame kontaktovať vášho konzultanta, alebo IT správcu. Ak je automatizačný server spustený, táto stránka sa neobjaví a zobrazí sa ihneď ďalšia voľba. 
(Obr 03) Prvá voľba - kontrolný bod je výber predvolenej hodnoty z číselníka "Kontrolné body". Použite predvolenú voľbu - "Zaplatenie dokladu". Pozn .: V predvolenom stave systému ABRA Gen sú vytvorené kontrolné body pre zaplatenie dokladov, alebo zistenia, že daná firma, alebo osoba sú v insolvencii. Konzultant je schopný pomocou skriptu vytvoriť aj iné kontrolné body, ako napríklad prijatie dopytu zapísané do CRM aktivity. Druhá položka typ sprievodca - predvolená voľba je "Zmena zaplatenia dokladu", ktorú použijeme v našom príklade a je určená pre úhradu vybraného dokladu. Kliknite na tlačidlo "Ďalej", voľbu zmeňte na typ adresáta a zadajte požadovanú e-mailovú adresu. Môžete zadať aj viac adresátov. Opäť kliknite na tlačidlo "Ďalej": 
(Obr 04) Po stlačení „Ďalej“ sa zobrazí rekapitulácia, ktorú stačí potvrdiť voľbou „Dokončiť“. 
(Obr 05). Systém vás informuje, že vytvoril novú automatickú správu. Tým vznikol záznam v agende „Definície automatických správ“: 
(Obr 06). Ak dôjde k akejkoľvek, aj čiastočnej, úhrade alebo odpojeniu platby od dokladu, budú Adresáti o tejto zmene informovaní. Pozn.: Odosielateľom e-mailu je e-mailový účet nastavený v agende „Naplánované úlohy“. Typ úlohy Automatické správy. 
(Obr 07) Ak by ste chceli dostávať informáciu o zaplatení akéhokoľvek zálohového listu zvolenej rady, je potrebné nahradiť konkrétne ID dokladu výrazom. Túto definíciu odporúčame ponechať nastaviť konzultantom. Pre predstavu uvádzame malý príklad: 
(Obr 08) Výraz je nutné upraviť pre konkrétne ID rady dokladu v danej inštalácii ABRA Gen.
Nastavenie:
V agende Zálohových listov vydaných vyberte doklad, o ktorom chcete byť informovaný, keď bude zaplatený. V záložke zoznam kliknite na tlačidlo "Automatické správy":
(Obr 01) V prípade, ak nemáte spustený automatizačný server, ABRA Gen vás informuje, že odkazy nebudú fungovať: 
(Obr 02) V tomto prípade vám odporúčame kontaktovať vášho konzultanta, alebo IT správcu. Ak je automatizačný server spustený, táto stránka sa neobjaví a zobrazí sa ihneď ďalšia voľba. 
(Obr 03) Prvá voľba - kontrolný bod je výber predvolenej hodnoty z číselníka "Kontrolné body". Použite predvolenú voľbu - "Zaplatenie dokladu". Pozn .: V predvolenom stave systému ABRA Gen sú vytvorené kontrolné body pre zaplatenie dokladov, alebo zistenia, že daná firma, alebo osoba sú v insolvencii. Konzultant je schopný pomocou skriptu vytvoriť aj iné kontrolné body, ako napríklad prijatie dopytu zapísané do CRM aktivity. Druhá položka typ sprievodca - predvolená voľba je "Zmena zaplatenia dokladu", ktorú použijeme v našom príklade a je určená pre úhradu vybraného dokladu. Kliknite na tlačidlo "Ďalej", voľbu zmeňte na typ adresáta a zadajte požadovanú e-mailovú adresu. Môžete zadať aj viac adresátov. Opäť kliknite na tlačidlo "Ďalej": 
(Obr 04) Po stlačení „Ďalej“ sa zobrazí rekapitulácia, ktorú stačí potvrdiť voľbou „Dokončiť“. 
(Obr 05). Systém vás informuje, že vytvoril novú automatickú správu. Tým vznikol záznam v agende „Definície automatických správ“: 
(Obr 06). Ak dôjde k akejkoľvek, aj čiastočnej, úhrade alebo odpojeniu platby od dokladu, budú Adresáti o tejto zmene informovaní. Pozn.: Odosielateľom e-mailu je e-mailový účet nastavený v agende „Naplánované úlohy“. Typ úlohy Automatické správy. 
(Obr 07) Ak by ste chceli dostávať informáciu o zaplatení akéhokoľvek zálohového listu zvolenej rady, je potrebné nahradiť konkrétne ID dokladu výrazom. Túto definíciu odporúčame ponechať nastaviť konzultantom. Pre predstavu uvádzame malý príklad: 
(Obr 08) Výraz je nutné upraviť pre konkrétne ID rady dokladu v danej inštalácii ABRA Gen. 
