Home office: pravidlá pre fungovanie vo firme

Súčasné bezpečnostné opatrenia v súvislosti s koronavírom vyžadujú od všetkých firiem zaistiť zvýšenú mieru práce z domova. Stanovte zamestnancom presné pravidlá pre prácu z domova a prispôsobte tomu niektoré vnútorné procesy. Ako na to?

Pre koho je home office doporučený:

Home office je doporučený pre zamestnancov, ktorí vykonávajú samostatne duševnú prácu, ku ktorej potrebujú len počítač, prípadne internet a niektoré cloudové služby.

Pokiaľ zamestnanec vykonáva manuálnu prácu alebo nemá doma pre prácu kľudné podmienky, nie je pre neho home office vhodný.

Pravidla práce na home office z pohľadu zamestnanca

• Vytvorte si doma priestor, ktorý využijete len k práci. Myslite na to, čo je okolo vás – pokiaľ telefonujete alebo sa zúčastňujete videohovoru, všetko môže byť vidieť a počuť.
• Snažte sa dodržovať svoj bežný pracovný režim, nerozptyľujte sa ničím.
• Svoju prácu si plánujte – základný plán na týždeň dopredu, detailný plán vždy na deň dopredu. Tento plán zdieľajte/konzultujte/tvorte so svojim nadriadeným.
• Buďte dostupný pre svojich kolegov aj zákazníkov, využívajte chat a video hovory.
• Behom video hovoru a chatu majte prehľad, kto sa ich účastní a aké citlivé informácie v danej chvíli zdieľate.
• Na konci každého dňa spíšte, na čom ste pracovali a čo ste urobili, tieto informácie zdieľajte so svojím nadriadeným prípadne s celým tímom, pokiaľ ho to ovplyvňuje. Pre evidenciu času využite nástroje pre timetracking.
• Dokumenty zdieľajte na cloudových úložiskách, aby k nim mali prístup kolegovia, ktorí s nimi potrebujú pracovať taktiež.

Pravidla práce na home office z pohľadu manažéra

• Každé ráno zorganizujte krátky video hovor s každým podriadeným, ktorý je na home office. Na ‚ ňom zrekapitulujte jeho prácu za predchádzajúci deň a dohodnite si plán práce na ďalší deň. Pokiaľ to nie je možné, majte aspoň prehľad o pláne práce každého takého podriadeného a tieto plány včas korigujte. Vyžadujte taktiež po každom podriadenom denný report práce.
• Podľa potreby vykonávajte krátke meetingy celého tímu videokonferenčnou formou, priebežne sa informujte o dianí v tíme a rekapitulujte si výsledky práce tímu.

Pravidla pre tých, ktorí sú v kancelárii

Pre tých z kolegov, ktorí nie sú na home office, by mala platiť v dobe pandémie, okrem bežných hygienických pravidiel, ktoré nájdete na odkaze nižšie, tieto pravidlá:

• Pokiaľ to ide, cestujte autom nie MHD.
• Držte si odstup od svojho okolia, doporučená bezpečná vzdialenosť je 2-4 metre, využívajte čo najväčšiu miestnosť (čo najviac sa rozptýľte do priestoru).
• Nepodávajte si ruky, zdravte sa pokývnutím ruky.
• Meetingy presuňte do virtuálneho priestoru (videokonferencie, chaty), stretávajte sa čo najmenej.
• Schôdzky, ktoré nejde presunúť na web, čo najviac skráťte a maximálne obmedzte počet účastníkov.
• Čo najviac vetrajte.
• Povinne používajte dezinfekciu, tu nechajte priamo pri vstupe do kancelárie.
• Pravidelne dezinfikujte povrchy, ktorých sa dotýka viac ľudí (kľučky, madlá atď.).

Informácie Ministerstva zdravotníctva: www.korona.gov.sk

Preštudujte si taktiež náš návod, aké softwarové nástroje zvoliť.