Proces nákupu je vstupom do celej oblasti firemného obchodu. Informačný systém ABRA Gen umožňuje rôznymi mechanizmami celý proces urýchliť a zefektívniť. Automatizuje jednotlivé časti a využíva všetky dáta pre to, aby mal používateľ okamžitý prehľad o vývoji zásob a mohol bezprostredne riešiť vzniknutú krízu.

Nákupný proces v ABRA Gen

Vstupom do nákupného procesu je objednávka prijatá. Z nej je možné rôznym spôsobom zaistiť nákup požadovaného tovaru. Využiť vieme trojicu pomocných nástrojov – SCM bilanciu, požiadavky na objednávky či dopytové listy. Výstupom je objednávka vydaná, ktorá rovnako slúži pre správnu evidenciu pohybu tovaru od dodávateľov. V tomto bode je dobré využiť hodnotenie dodávateľov, ktoré je viazané na príjemku a objednávku. Z objednávok vydaných odporúčame vždy vytvárať príjemky. V prípade rozdielnych hodnôt nám totiž signalizuje nutnosť objednávku upraviť, prípadne kontaktovať dodávateľa ohľadne nezhody. Sled dokladov a ich vecná správnosť je základným kontrolným mechanizmom celého procesu. Z príjemky nakoniec môžeme rovno vytvoriť faktúru prijatú vrátane vedľajších nákladov pri obstaraní. Výstupné doklady podliehajúce schvaľovaciemu procesu sa potom môžu zaradiť do poradia v aplikácii Webové schvaľovanie. Reporty z celého procesu nakoniec zobrazíte v ABRA BI.

Ak spoločnosti pracujú s veľkým množstvom skladových kariet, je dôležité nájsť spôsob, ako prácu skladníkov zautomatizovať. Napríklad využitím automatizovaných importov. Ak nie je dobre vedená evidencia, len ťažko je možné správne vytvárať objednávky a limituje to možnosť využitia ďalších prepojených funkcií, ako je hodnotenie dodávateľov alebo SCM bilancie. Poriadok v evidencii skladových kariet je základom efektívneho nákupného procesu.

Užitočné tipy, ktoré vám zjednodušia nákupný proces

Skladové karty

• Využívajte skladové menu, ktoré pomáha v orientácii nákupcom a následne v reportingu.
• Na skladových kartách evidujte čo najviac informácií – evidencia je dôležitá pre ostatne časti celého obchodného procesu.
• Nezabúdajte naplniť údajmi všetky záložky na skladovej karte a to hlavne:
  • Záložka dodávatelia– informácie o dodacej lehote alebo nákupnej cene sú dôležité pre hodnotenie dodávateľov.
  • Čiastkové karty – venujte pozornosť stanovenia spodného a horného limitu, ktorý uľahčí automatizáciu objednávok a optimalizáciu stavu zásob.
• Využívajte záložku Skladové pohyby – vďaka tejto novinke sú všetky pohyby vidieť priamo v záložke na skladovej karte.

• Správne importované skladové karty vám zjednodušia prácu a zaistia všetky potrebné údaje.
• Ako na import skladových kariet – existujú v zásade dve možnosti importu:
  • Priamo v ABRA Gen väčšinou z tabuliek MS Excel pomocou doplnku Import skladových kariet a Import predajných a dodavateľských ceníkov.
  • Efektívnejší spôsob je implementačné využitie rozhrania API, kedy sa údaje načítajú automaticky priamo zo systému dodávateľov.
• Vytvárajte skupiny záznamov. V prípade veľkého množstva skladových kariet si urýchlite a zjednodušíte prácu na predajni, alebo pri vytváraní objednávok a faktúr.

Podrobné informácie o skladových kartách nájdete v online nápovede.

Objednávky prijaté

• Na začiatku celého procesu stojí zákazník, ktorý požaduje dodanie tovaru. Aby celý obchodný proces fungoval, je potrebné mať v ABRA Gen evidenciu už od prvotnej objednávky.
• Sledujte pokrytie objednávok pomocou vizualizácie priamo v sĺpci objednávok. Systém sleduje sklad, minimálne stavy či možnosť zaistenia objednávky a podľa toho zobrazí percentuálne pokrytie objednávky. Údaje sú založené na bilancii. Sledovanie sa nastaví pomocou QR funkcie SCMDocumentCoverage modulu SCM.

• Pridajte priamo k objednávke definovateľný formulár SCM, ktorý vám ukáže vývoj jednotlivých položiek objednávky (stav skladov) a jedným tlačidlom  tak otvoríte príslušný doklad.

Podrobné informácie o objednávkách prijatých nájdete v online nápovede.

Objednávky vydané

• Dôsledne evidujte každú objednávku – môžete pracovať s rôznymi stavmi objednávok a využívať pokročilý schvaľovací proces.
• Pracujte s požiadavkami na objednávky – rôzni ľudia z firmy môžu zadávať požiadavky na to, čo chcú objednať. Zodpovedná osoba potom požiadavky skonsoliduje a následne vytvorí objednávku.
• Pre zrýchlenie nákupného procesu existuje možnosť vytvoriť z objednávky prijatej objednávku vydanú.
• Nastavte si schvaľovací proces v ABRA Gen a schvaľujte rovno v systéme alebo v samostatnom doplnku Webové schvaľovanie – webová aplikácia, ktorá vďaka rozhraniu API umožňuje schvaľovať doklady napríklad aj na mobile.
  • Schvaľovanie sa riadi vašim vlastným interným scenárom, ktorý určuje zodpovedné osoby.
  • Jednoduchý spôsob, ako sa poistiť proti odoslaniu neschválenej objednávky, je vloženie vodotlače do tlačovej zostavy.
  • Zložitý schvaľovací scenár dokáže navrhnúť konzultant.

Podrobné informácie o objednávkach vydaných nájdete v online nápovede.

Správne vyplnené údaje na skladových kartách a precízna evidencia všetkých dokladov dovoľuje okrem iného aj následne efektívne využívať komplexné hodnotenie dodávateľov.

Pre dokonalé osvojenie všetkých procesov odporúčame používateľom navštíviť príslušné webináre. Zaujímať by vás mohli tieto témy: Objednávky vydané, Skladové hospodárstvo (evidencia, doklady) . Vyberte si z termínov všetkých webinárov.