Blog

Marco Hrabinský z Enders CZ: I mimo krízu sa vyplatí myslieť dopredu. Keď príde, toľko vás nezaskočí.

15. 3. 2021
Ilustračný obrázok: krájanie mäsa

Šťastie praje pripraveným, Marco Hrabinský, konateľ firmy Enders CZ, ktorá dodáva spotrebný materiál, stroje a ostatné vybavenie pro spracovateľov mäsa, gastronómiu a ďalší segment potravinárskeho priemyslu, rýb a syrov, cítil v kostiach, že je čas naučiť sa predávať v 21. storočí. Mäsiari a kuchári boli síce zvyknutí na osobný predaj tvárou tvár, čo sedí k tradícii frimy starej 180 rokov s koreňmi v Nemecku, doba sa však vyvíja a smer je jasný – biznis mieri do online. Spoločnosť tak rok pred nástupom pandémie rozbehla e-shop, ktorý na jar 2020 akoby našla. Prechod do e-commerce prirodzene naviazal na celkovú automatizáciu firmy spojenú so skladovaním, účtovníctvom, servisom i riadením vzťahov so zákazníkmi. „Firmu by som chcel do konca roku 2021 odstrihnúť od všetkých zbytočných papierov,“ hovorí Hrabinský.
Marco Hrabinský z Enders CZ

Vývoj v čase

2018 – Enders CZ v rámci ABRA Gen využíva Nákup a predaj, Sklady, Servis, CRM a ABRA BI.

Na prelome 2018/2019„Spoločne s pánom Fredericem Endersem, majiteľom spoločnosti, sme začali vizionársky premýšľať nad zmenou obchodného modelu a vnútornej organizácie firmy,“ hovorí Hrabinský.

S cieľom optimalizovať náklady a zoštíhliť administratívu, aby sa firma mohla sústrediť na jadro svojho biznisu, Enders CZ outsourcuje i agendu účtovníctva.

Júl 2019 – ABRA Software preberá kompletné účtovné služby a do konca roku vyladí procesy s dôrazom na predkontácie tak, aby sa všetko účtovalo automaticky.

Firma s prechodom na automatizované účtovníctvo začala využívať tiež v testovacom režime OCR nástroj na vyťažovanie údajov z faktúr, čím účtovníkom odpadla ručná práca pri zadávaní faktúr prijatých. Teraz to za nich robí stroj. O implementáciu sa postarala ABRA Software. „S nápadom prišiel váš obchodný riaditeľ Petr Vojta. Pravidelne sa stretávame, vždy na začiatku nového roku na strategických schôdzkach i s naším vynikajúcim konzultantom, pánom Klimentom, kde vyjadrím svoje plány a spoločne hľadáme riešenie, ak ich dosiahnuť. A presne tak sme došli i k vyťažovaniu z faktúr,“ upresňuje Hrabinský.

September 2019 – Endres CZ spúšťa e-shop s externým partnerom. Jedná sa o semi-riešenie na kľúč založené na poloautomatizácii.

Jeseň 2019 – Firma vďaka nástroju ABRA BI spozoruje úbytok zákazníkov, pretože nie všetci akceptovali zmenu z osobného na digitálny predaj. Klientov teda aktívne odvoláva a vysvetľuje, čo a ako funguje a rieši i konkrétne objednávky a predaj. Keď o pár mesiacov neskôr prichádza pandémie, sú už na tento spôsob komunikácie zvyknutí.

Január 2020 – Optimalizácia skladov. „Nastavili sme oveľa prehľadnejší systém vedenia skladov metódou A. Na začiatku sme museli niektoré procesy prispôsobiť, pretože sme prichádzali na nezrovnalosti, na ktoré sa nedalo prísť v predchádzajúcom spôsobe vedenia skladu,“ vysvetľuje Head of Accounting Services ABRA Software Lenka Vlková.

Jeseň 2020 – Enders CZ spoločne s marketingovým partnerom pracuje na vylepšení popisov, obrázkov a informácii k produktom v e-shope a ladí SEO tak, aby ich vyhľadávače držali na prvých priečkach.

Január 2020 – Hrabinský sa sústredí na efektívnejšie nastavenie modulu CRM, aby systém ABRA Gen pomáhal predpovedať krízové situácie súvisiace so stratou zákazníkov a úbytkom predaja, pripravuje kvartálne marketingové kampane prepájajúce offline i online prostredie a implementuje modul SCM.

September 2020 – Kvôli vysokému podielu manuálnych krokov firma mení dodávateľa online predaja a v máji 2020 prechádza na ABRA E-shop, ktorý implementuje brnenské ABRA E-commerce centrum.

Aktuálna situácia

Automatizácia pomohla znížiť náklady za účtovné služby o 30 %.

Nákupca alebo office manažérka zasiela prijaté faktúry na dve interné e-mailové adresy (pre tuzemské a zahraničné faktúry), odkiaľ ich nástroj pre vyťažovanie dát z faktúr zadá do ABRA Gen. Fakturantka len kontroluje, či je všetko správne.

Svoj automat majú rovnako i faktúry vydané – na každú objednávku, ktorá prejde externým skladom, sa automaticky vystaví faktúra.

Ku každej faktúre s dobou po splatnosti dlhšou ako osem dní sa odosiela upozornenie, že je potrebné zaplatiť. „Nie je to ani tak výčitka skôr ako informácia zahŕňajúca konkrétnu čiastku a variabilný symbol s takým jemným pozor, že sa na to má zákazník pozrieť,“ dopĺňa Hrabinský.

ABRA Software zabezpečuje všetko „vyššie účtovníctvo“ ako sú uzávierky a hospodárske výsledky. V Enders CZ zostali bankové operácie, faktúry vydané a agenda dobropisov.

„Naša účtovníčka je rada, že má s kým konzultovať zložitejšie prípady. Markantne sa znížil priestor pre chyby a odpadla množstvo ručnej práce s prepisovaním dát do systému,“ hovorí Hrabinský.

BI reporty pomáhajú nájsť príležitosti a hrozby

Pretože firma pracuje s mesačnými hospodárskymi výsledkami, je pre ňu kľúčové v tejto lehote sledovať výnosy, náklady a pohyby na konte.

Každý obchodník vidí, aký tovar išiel na konkrétnych zákazníkov. U tých kľúčových firma pozoruje, ktoré produkty sa na nich „točia“.

Všetkým obchodným oddeleniam zároveň chodí report zahŕňajúci reklamácie, aké faktúry sú po splatnosti, i ktorá prijatá objednávka ešte nebola čerpaná.

Lepší vzťah so zákazníkmi vďaka dynamickému CRM

„V CRM sme si pripravili vlastnú radu aktivít, aby sme u konkrétnych zákazníkov sledovali obchodované produkty, platobnú morálku a prehlaď súvislostí a aktivít z minulosti. Obchodník, ktorý má denne splniť 15 až 20 telefonátov, tak nemusí nikam preklikávať, ale všetko priamo vidí v Gene,“ popisuje Hrabinský.

V minulosti obchodníci „chodili“ tzv. po regiónoch, čo však bolo príliš statické. Teraz je systém napríklad upozorní, že zákazník z Plzne si už tri týždne nič neobjednal, preto je potrebné sa s ním spojiť a zistiť príčinu.

Budúce plány & vize

„Chceme automatizovať a ostatné účtovné úkony, ktoré zostali interné, a ďalej posilňovať nástroj CRM. Ideálne potom všetko archivovať v digitálnej podobe a s klientami komunikovať tak, aby nebolo potrebné vytlačiť jediný papier. A budeme mať radosť, keď e-shop stále porastie minimálnym tempom v rade jednotiek percent týždenne,“ uzatvára Hrabinský.


Zaujímate sa o systém ABRA Gen? Napíšte nám!

Zeptejte se SK