Prečo evidovať majetok v informačnom systéme

Kvalitná evidencia firemného majetku slúži nielen k splneniu zákonných povinností, ale najmä k praktickému prehľadu o hmotnom, nehmotnom, dlhodobom aj drobnom majetku firmy. Významne uľahčuje zaobchádzanie s majetkom, plánovanie, správu aj odpisy.

Čo všetko informačný systém zvládne

Správne nastavený informačný systém pre správu majetku dokáže majetok nielen evidovať a kategorizovať podľa druhu, umiestnenia a zodpovedných osôb, ale taktiež preceňovať, plánovať a pravidelne vyčíslovať daňové aj účtovné odpisy.

Moderné informačné systémy ponúkajú ďalšie možnosti, napr. archiváciu obstarávacích dokladov a automatické predvypĺňanie údajov (napr. obstarávacej ceny) do karty majetku vďaka previazanosti s ďalšími agendami v informačnom systéme, ako to dokáže napr. ABRA Gen. Veľkou výhodou správy majetku v informačnom systéme je možnosť dokonca predikovať budúci vývoj odpisov, plánovať ich a majetok úplne či čiastočne vyraďovať. To všetko v jednom systéme a na jednom mieste.

Výhody správy majetku v informačnom systéme

Dôležitý je rýchly, ľahko dostupný prehľad, a to ako v samotnej evidencii, tak v súvisiacich agendách, ktoré na majetkovú správu nadväzujú, typicky teda účtovníctvo, sklad, nákup, ľudské zdroje či CRM. Nedoceniteľnú rolu hrá možnosť grafického vyobrazenia prebiehajúcich procesov, najmä pokiaľ ide o priebeh, históriu či plán odpisov.

Pre rýchlu dostupnosť informácií v teréne je možné často používať mobilné zariadenie. Jednotlivé položky môžu byť označené napríklad čiarovým kódom, po jeho načítaní v mobilnej aplikácii sa zobrazia všetky podrobné informácie a priložená dokumentácia – technická, obchodná aj právna.

Dáta sú kľúč

Pri implementácii informačného systému je nevyhnutné dobre zvážiť všetky časti jednotlivých firemných procesov a ich nadväznosti, a podľa toho nastaviť procesy v samotnom systéme. Výstupy z informačného systému sú však aj v prípade správy majetku vždy len tak kvalitné, ako kvalitné sú vstupné dáta, s ktorými ekonomický systém pro správu a evidenciu majetku pracuje.

Bez precíznej inventarizácie a následnej aktualizácie dát o majetku nie je možné dosiahnuť skutočne spoľahlivých výsledkov. Chybné či neúplné informácie naopak zvyšujú riziko prestojov, porúch, neznalosti skutočného stavu a s tým súvisiacich chybných rozhodnutí založených na neúplných či nesprávnych informáciách.

Premyslené rozdelenie zodpovednosti a pridelenie majetkových položiek zodpovedným osobám zaistí hladkúou majetkovú správu od nákupu cez priebežnú aktualizáciu informácií, až po vyradenie jednotlivých položiek.

Koncentrácia dát v jednom systéme a dôkladné nastavenie zodpovedností taktiež znižuje riziko straty informácií pri odchode zodpovednej osoby a zaručuje lepšiu plynulosť jednotlivých úkonov.

Správa majetku v ABRA Gen

Okrem všetkých vyššie uvedených funkcionalít ponúka systém ABRA Gen prehľad o obstarávacej aj zostatkovej cene a ostatných cenách priamo na karte majetku, ďalej podporuje evidenciu súboru hmotných vecí majetku obsahujúceho ocenené prvky či možnosť daňového odpisovania podľa účtovných odpisov a naopak.

ABRA Gen obsahuje taktiež neocenené položky a eviduje aj súbory hmotných vecí s viacerými variantami tlačových výstupov vrátane odpisového plánu. Výpočet odpisov zohľadňuje zmenu vstupnej ceny – napríklad jej zvýšenie v prípade technického zhodnotenia. U nákupného dokladu je možné rovnako nastaviť, aká časť sa neskôr uplatní pri precenení majetku. Systém podporuje rôzne varianty a metódy odpisovania vrátane možnosti ručnej editácie a úplného či len čiastočného vyradenia majetku.

Vždy aktuálne, dostupné a bezpečne uložené dáta

Nielen hodnota majetku, ale taktiež právne predpisy sa v čase menia. Jednou z ďalších nesporných výhod informačného systému je teda jeho aktuálnosť s ohľadom na zákonné požiadavky a priebežná aktualizácia. Systém taktiež dáva pozor na nutné revízie či lehoty – zásadne sa tak znižuje alebo dokonca mizne aj riziko omeškania a možných súvisiacich následkov (ekonomických, praktických či právnych).

Uloženie dát v jednej databáze a ich previazanosť v rámci súvisiacich agend zaisťujeme ich komplexnou ochranou na jednom mieste a dostupnosť aj aktuálnosť naprieč systémom, vrátane histórie (tzv. logovania) jednotlivých zmien s ohľadom na jednotlivých užívateľov systému a ich úkony. Akákoľvek akcia sa premietne do potrebných účtovných dokladov, minimalizujú sa tak chyby a výrazne sa zrýchľuje proces majetkovej správy.