Blog

Prečo viesť účtovníctvo v celofiremnom informačnom systéme

12. 9. 2019
Spracovanie účetovnictva v informačnom systéme

Odzvonilo špecializovaným účtovným softwarom? V progresívnych firmách áno. Pokiaľ firma potrebuje pracovať so všetkými dátami spoľahlivo na jednom mieste, nezaobíde sa bez plnej previazanosti účtovníctva na ostatné firemné procesy. Preto rieši celú účtovnú agendu v rámci jedného celopodnikového informačného systému (ERP), ktorý taktiež poskytuje výrazne vyšší priestor pre automatizáciu.

Jeden systém – menej chýb a lepší prehľad

Jeden informačný systém pre všetky procesy vo firme vrátane účtovníctva je logickým krokom pri riešení komplexnej firemnej agendy, v ktorej je potreba udržať poriadok a prehľad, a zároveň sa vyvarovať hroziacim chybám. Dôležitým hľadiskom je taktiež efektivita práce – automatizácia rutinných úkonov zrýchľuje účtovné operácie (a nielen tie) a významne uľahčuje prácu účtovníkom.

V jednom ERP je možné často viesť účtovníctvo alebo spracovávať mzdy aj pre viaceré firmy naraz, čo je nielen prehľadnejšie, ale dáta z rôznych firiem je možné ľahko konsolidovať a sledovať v prehľadných reportoech. V prípade využitia niekoľkých rôznych softwarov by bolo ich prepojenie pre tieto účely zbytočne náročné a nákladné.

Automatizácia a dáta v bezpečí

Mnoho krokov zvládne správne nastavený firemný informačný systém (ERP) sám a úplne automaticky. Typicky sa jedná o párovanie dokladov a ich prepojenie nielen s účtovníctvom, ale taktiež so všetkými súvisiacimi agendami už pri vystavení či prijatí dokladu. Minimalizuje to riziko chýb či straty informácií, a taktiež významne zrýchľuje celý proces a ďalej automatizuje podstatnú časť rutinných prác.

Všetky dáta a doklady sú naviac kedykoľvek v aktuálnej podobe prístupné v rámci podniku všetkým užívateľom, ktorí s nimi pracujú. Jednotný systém sa tak stáva zárukou ľahkého zdieľania informácií a organizácie práce, a na druhú stranu taktiež ich zabezpečením proti strate či neoprávnenému využitiu. Užívateľské práva je možné totiž nastaviť presne podľa potrieb a využiť taktiež možnosti napr. blokácie dokladov, prehľadu o histórii úprav alebo auditácie účtovných záznamov. To všetko prispieva k väčšiemu bezpečiu dát a prehľadu o všetkom, čo sa s nimi v rámci firmy deje.

Automatická je taktiež napr. aktualizácia kurzových lístkov (pri vedení dokladov v cudzích menách a konverziách) či legislatívne požiadavky. Podnikatelia a jednotliví užívatelia nemusia vyhľadávať či opakovane kontrolovať, či výstupy odpovedajú platným zákonom. Zároveň môžu často využiť priame a z podstatnej časti opäť automatické spracovanie výkazov, formulárov, daňových priznaní a ďalších dokladov, vrátane ich elektronického odoslania na úrad či exportu do bežných formátov (napr. MS Excel, PDF či XML).

Efektívne riadenie a controlling

Prehľad o účtovných pohyboch v rámci firmy a v potrebných súvislostiach, ktorý vďaka prepojeniu agend ERP ponúka, umožňuje výrazne efektívnejšie riadenie cashflow či kontrolu jednotlivých firemných procesov.

Manažérom sú k dispozícii prehľadné reporty, kde môžu podľa potrieb hodnotiť výnosy a náklady i po jednotlivých oddeleniach, strediskách alebo konkrétnych zákazkách. Informácie je možné filtrovať taktiež podľa účtov, firiem, zákaziek alebo ďalších dôležitých kritérií a súvislostí.

Ľahšie sa teda prijímajú dôležité manažérske rozhodnutia vrátane riešenia krízových či nečakaných situácií, pretože sú založené na vždy aktuálnych a prehľadných výstupoch bez chýb. Nie je potrebné informácie vyhľadávať v ekonomickom softwari a súvislosti si dosadzovať do potrebného kontextu.

Účtovníctvo v ABRA Gen

Taktiež all-in-one systém ABRA Gen ponúka sofistikovaný modul Účtovníctva. Okrem všetkých obvyklých i pokročilých funkcionalít počíta taktiež s editáciou záznamov a s ich párovaním do skupín podľa potreby a ponúka taktiež prepracovaný systém predkontácií s možnosťou užívateľských úprav, ktoré dokážu ušetriť hodiny účtovníckej práce. Samozrejmosťou je precízne spracovanie mezd aj s automatizovaným napojením na dochádzku.

Vďaka praktickým funkciám pre MS Excel je možné s účtovnými aj inými dátami z ABRA Gen pracovať online aj v excelovských tabuľkách. Vystavíte si tu kompletný finančný model firmy, ktorý funguje ako skvelý nástroj pre plánovanie, tvorbu rozpočtu, zostavenie nástrojov pre predikcie či vyhodnocovanie dát.

Špecializované účtovné alebo ekonomické softwary majú stále svoje opodstatnenie, vyplatí sa však častejšie účtovným kanceláriám, menším firmám či živnostníkom. Tí totiž v programe na účtovníctvo ľahko udržia prehľad o jednotlivých procesoch aj ďalších súvislostiach.


Zaujímate sa o systém ABRA Gen? Napíšte nám!

Zeptejte se SK