Prípadová štúdia: spoločnosť Casablanca INT

Komplexné telekomunikačné služby a ich integrácia v českom ERP systéme

Spoločnosť Casablanca INT pôsobí na telekomunikačnom a IT trhu viac než 16 rokov, a to ako čisto česká firma bez účasti zahraničného kapitálu. Za tú dobu sa prepracovala medzi najvýznamnejších telekomunikačných poskytovateľov v Českej republike. Nasledujúca prípadová štúdia popisuje projekt výberu a implementácie ERP systému, ktorý Casablanca INT použila ako nosnú softvérovú infraštruktúru pre spracovanie každodenných rutinných agend a integráciu špecifických riešení nevyhnutných pre fungovanie v oblasti telekomunikačných a IT služieb.

Od poskytovania internetu ku cloudovým službám

Spoločnosť Casablanca INT začínala ako špecialista na pevné pripojenia k internetu. Postupom času rozšírila spektrum poskytovaných služieb do oblasti vlastného dátového centra, IP telefonie a IP VPN. Miesto niekoľko pôvodných serverov, ktoré firma používala na začiatku svojej činnosti, dnes prevádzkuje moderné dátové centrá, ktorých celková plocha činí 1 600 m². Takisto dátová konektivita, ktorú má v súčasnosti k dispozícii, sa za tie roky zmnohonásobila.

Z progresívneho rozvoja informačných technológií tak logicky ťaží aj projekt, ktorý Casablanca INT predstavila spoločne s Hewlett-Packard, VMware a AMD v roku 2012.  Jedná sa o cloudovú službu Big Blue One založenú na vysokej úrovni zabezpečenia prostredníctvom riešenia HP TippingPoint, geograficky oddelenej zálohe dát, garantovanej dostupnosti cloudu a neobmedzeným výpočtovým výkonom.

 „Táto oblasť je pre nás momentálne hlavným cieľom rozvoja. Mala by sa stať kľúčovou súčasťou nášho portfólia služieb a zároveň ťažiskovým trhovým segmentom. Stále však budeme opierať konkurencieschopnosť firmy o komplexnosť poskytovaných služieb,“ uvádza Pavel Hodinka, projektový manažér spoločnosti, zodpovedný za implementáciu a prevádzku informačného systému.

Spoločnosť dosahuje obrat 160 mil. Kč a zamestnáva 80 pracovníkov. K jej kľúčovým zákazníkom patria firemní klienti, predovšetkým výrobné a servisné podniky, ako sú napr. Pražská energetika, Zepter International, Moira, alebo IC Energo. Spoločnosť je držiteľom certifikátu ISO 9001:2000.

 Ako vybrať informačný systém pre telekomunikačnú spoločnosť

V prvých rokoch svojho pôsobenia riešila spoločnosť potreby automatizovaného spracovania podnikových agend vlastným vývojom čiastkových častí systému. K nim patrili aplikácie pre fakturáciu, evidenciu zákazníkov a riadenie pracovných tokov. Chýbala im však nadväznosť na účtovníctvo a ďalšie agendy, ktoré vyžadujú legislatívnu podporu. Takto koncipovaný informačný systém prestal postupom času postačovať, a preto bolo na konci roku 2007 rozhodnuté o jeho nahradení štandardným ERP riešením.

„Od zavedenia nového systému sme očakávali splnenie troch hlavných požiadaviek. Chceli sme zjednotiť roztrieštenú dátovú základňu, zaistiť jednotnú verziu pravdy na všetkých výstupoch a zabrániť viacnásobnému obstarávaniu rovnakých dát do systému,“ zhŕňa zadanie implementačného projektu Pavel Hodinka.

Tím pracovníkov, ktorý bol poverený výberom informačného systému, začal celý projekt vlastnou analýzou trhu a vytipovaním vhodných dodávateľov. Pritom čerpal zo znalostí ľudí vnútri firmy a verejne dostupných informácií, predovšetkým z internetu a odborných periodík. Potenciálnych dodávateľov rozdelil do dvoch skupín. Prvú z nich tvorili producenti ekonomických informačných systémov a ERP riešení nižšej kategórie, ako sú spoločnosti Cígler Software, Stormware alebo Altus Software. Do druhej boli zaradení tí výrobcovia, ktorí sa orientujú na vyspelé a robustné ERP systémy. K nim určite patrí Microsoft, Asseco Solutions alebo ABRA Software.

Prečo sa zamerať na vyspelé ERP produkty

„Overili sme si, že systémy poskytované dodávateľmi z prvej skupiny bohužiaľ nepostačujú našim požiadavkám, a to ani ich najvyspelejšie verzie. Preto sme vo výbere naďalej pokračovali len s plnohodnotnými ERP, či už svetovej alebo tuzemskej proveniencie,“  komentuje úvodnú fázu projektu Pavel Hodinka.

„Procesné usporiadanie a IT infraštruktúra telekomunikačnej firmy predpokladá obstaranie a nasadenie takého ERP systému, ktorý by vytvoril jej chrbtovú kosť, konštrukciu, na ktorú by bolo možné napojovať vlastné aplikácie pre automatizáciu špecifických procesov a realizáciu netypických výstupov a zostáv. To sa týka predovšetkým našich dohľadových a monitorovacích systémov, ktoré by nemalo zmysel novo vyvíjať v ERP systéme ako jeho moduly,“ vysvetľuje Pavel Hodinka.

Nedielnou súčasťou hodnotiacich kritérií bola samozrejme cena a časová náročnosť implementačného projektu. Preto tím zodpovedných pracovníkov neodporučil zaoberať sa ponukami na produkty značiek SAP alebo Microsoft Dynamics, ktoré boli z oboch hľadísk veľmi zaťažujúce. Záverečného kola výberového konania sa preto nakoniec zúčastnili ABRA Software a Asseco Solutions so svojimi najvyspelejšími ERP systémami, ktorými sú ABRA G4 a Helios Green.

Predimplementačnou analýzou ku konečnému rozhodnutiu

Spoločnosť Casablanca INT sa nakoniec rozhodla obstarať a nasadiť ERP systém ABRA G4. Víťazstvo „géštvorku“ hodnotí pán Hodinka ako veľmi tesné a uvádza tieto prednosti, ktoré nakoniec rozhodli v jej prospech: „Obe riešenia sa nám najskôr zdali takmer totožné. ABRA však predsa len pôsobila otvorenejšie a ponúkala lepšie možnosti postupného nadobúdania ďalších modulov. Výraznou prednosťou potom bola kompletná dokumentácia ku zdrojovým kódom, ktorú nám ABRA bola schopná poskytnúť.“

Ako pri mnohých iných projektoch, platí aj v tomto prípade, že „jazýčkom na váhach“ býva kvalita konzultantov, ich porozumenie potrebám klienta a schopnosť riešiť akékoľvek požiadavky včas a proaktívne. Pavel Hodinka k tomu uvádza: „Pri prezentácii G4 sme veľmi ocenili praktické skúsenosti vedúceho konzultanta so systémom, ktorý nám predviedol nielen jeho vlastnosti, ale tiež na jednoduchých a zrozumiteľných príkladoch možnosti užívateľského prispôsobenia.“

„Aby sme sa utvrdili v správnosti voľby, zadali sme ešte pred konečným rozhodnutím firme ABRA Software vypracovať predimplementačnú analýzu. Tú sme na základe zmluvy taktiež zaplatili. Cena tejto služby vzhľadom k rozsahu investície do nového informačného systému a jeho významu pre firmu sa nám nejavila ako podstatná. Dôležitejšie bolo preveriť si, či dodávateľ odvedie zodpovedajúcu prácu a či sa na kvality jeho pracovníkov môžeme spoľahnúť,“ uvádza Pavel Hodinka.

„Domnievam sa, že tento postup stojí za zváženie pri každom výberovom konaní. Pri predimplementačnej analýze sa riešia konkrétne procesy a postupy a práve v tejto situácii je možné dobre odhaliť, či predpokladané ERP riešenie i odborní konzultanti splnia bezo zvyšku všetky požiadavky. Obvykle sa narazí ako na kritické body projektu, tak aj na pozitívne stránky, ktoré zadávateľovi potvrdia správnosť jeho voľby. Nezanedbateľným faktorom je tiež možná konečná úprava ceny, ku ktorej došlo po odhalení niektorých skutočností i v našom prípade. Preto môžem tento postup len odporučiť,“ uzatvára svoje skúsenosti Pavel Hodinka. 

Hlavné rysy a rozsah celkového riešenia

Výber dodávateľa a informačného systému bol dokončený v lete 2008. Predimplementačná analýza už bola hotová, nasledovalo teda vlastné zavedenie systému, ktoré trvalo celkom štyri mesiace. Do ostrej prevádzky bola ABRA G4 odovzdaná 1. januára 2009. Používa ju 35 súčasne pracujúcich užívateľov, a to prostredníctvom technológie tlstého klienta a trojvrstvovej architektúry klient/server. Oddelený je teda server pre prevádzku databázového stroja Oracle, aplikačný a terminálový server pre prístupy z externého prostredia. Zvlášť je tiež k dispozícii server pre webové služby, ktorými sa prepájajú s jadrom ERP systému interne vyvinuté aplikácie.

Spoločnosť používa moduly ABRA G4 pre kompletné zaistenie ekonomickej, personálnej a mzdovej agendy, správy majetku a skladového hospodárstva. Systém taktiež pokrýva nákupnú, predajnú logistiku a riadenie vzťahov so zákazníkmi. Obsahuje tiež infraštruktúrne aplikácie typu workflow a podporu manažérskeho rozhodovania. Súčasťou celkového riešenia sú nevyhnutné dohľady systémov, merania prenosu dát, energií apod. Vzhľadom k tomu, že je nutné spracovávať obrovské množstvo dát z týchto procesov, padla voľba práve na „géštvorku“, ktorá je vystavaná nad databázovým strojom Oracle a je tak schopná podávať v tejto oblasti maximálne výkony.

Zákazkové úpravy a špecifické riešenia

K dôležitým zákazkovým úpravám patrilo vyvinutie funkcií pre automatickú fakturáciu. Riešila sa problematika doprednej a spätnej fakturácie, radenia na pobočky, situácia, kedy služby fakturovať, a kedy nie, alebo ich z fakturácie vyradiť apod. Kľúčovým bolo správne nastaviť fakturačné pravidlá a celý proces odladiť, až do detailov, ako je napr. automatické párovanie platieb z banky.

Ďalší proces, pre ktorý bolo potrebné do systému naprogramovať funkcie  podľa požiadaviek spoločnosti, sa týkal zriaďovania služieb. Za týmto účelom bol využitý štandardný modul CRM a aktivity, ktorý bol upravený tak, aby dokázal automaticky generovať služby pre ponuky obchodníkov.

Obr. 1: Webový portál pre obchodníkov

Súčasne s implementáciou jadra ABRA G4 bolo nutné uspôsobiť rozhranie pre napojenie externých agend tak, aby zostala zachovaná logika celého systému. Išlo predovšetkým o portál pre obchodníkov, ktorý bol pôvodne vytvorený technikmi spoločnosti, a ktorý poskytuje prehľad zákazníkov a nimi odoberaných služieb. Tento portál čerpá kmeňové dáta z „géštvorky“ a niektorých ďalších interných subsystémov, aby nakoniec poskytoval súvislé prehľady svojim užívateľom, v ktorých nesmie chýbať nič dôležitého.

S poskytovaním novej cloudovej služby súvisí prevádzka zákazníckeho portálu. Cezeň si klienti môžu zaregistrovať a vytvoriť virtuálny server, nakonfigurovať ho a platiť objednané služby. Táto interne vyvinutá funkcionalita je opäť napojená na „géštvorku“ tak, aby akékoľvek kmeňové dáta bolo možné načítať a späť uložiť pre realizáciu nevyhnutných agend v oblasti účtovníctva, fakturácie apod.

Všetky tieto úpravy zvládli realizovať zamestnanci spoločnosti. A práve pri zákazkových úpravách a napojovaní interných subsystémov sa prejavila toľko očakávaná vlastnosť nového riešenia - otvorenosť a jednoduchosť pre prispôsobenie užívateľským požiadavkám, ktoré môžu realizovať vyškolení pracovníci užívateľskej firmy.

Obr. 2: Zákaznícky portál

 Hlavné prínosy a rozvoj do budúcna

Prínosy z realizácie implementačného projektu sa prejavili v niekoľkých oblastiach. Tou prvou bolo naplnenie troch hlavných požiadaviek – zjednotenie dátovej základne, zaistenie jednotnej verzie pravdy na všetkých výstupoch a zaistenie toho, aby sa dáta do systému obstarávali len raz. „Splnenie uvedených požiadaviek sa prejavilo v urýchlení a skvalitnení práce užívateľov. Tiež sa výrazne znížila chybovosť niektorých operácií, k čomu prispelo nové nastavenie procesov. Všetci zamestnanci naprieč firmou dnes dokážu tieto fakty potvrdiť,“ uvádza Pavel Hodinka.

„Časová úspora spočíva napríklad v tom, že sa podarilo dokonale zautomatizovať párovanie príkazov pre banky. Túto činnosť, ktorá predtým trvala pre jedného pracovníka celý deň, dnes vykonáva informačný systém a výrazne tak šetrí ľudskú prácu. Podobne sa zrýchlili a skvalitnili tiež ďalšie procesy, ako napr. riadenie upomienok a ich rozosielanie. Preto sa i naďalej zameriavame na čo najrozsiahlejšiu automatizáciu všetkých procesov, pri ktorých je to možné. Napríklad pri cloudovej službe pracujeme na zavedení kreditového systému umožňujúceho automatizáciu platieb. Tento prístup nielenže zefektívni naše procesy, ale sa taktiež prejaví v cene služby pre zákazníka a pomôže tak udržať konkurencieschopnosť firmy,“ doplňuje Pavel Hodinka.

Ďalším významným prínosom, o ktorom som sa už zmieňoval je otvorenosť systému a pružnosť pri jeho prispôsobovaní. Rýchle zavádzanie zmien našimi vlastnými ľuďmi opäť pomáha nielen zlepšovať procesy, ale predovšetkým podporiť vlastné podnikanie. Môžeme sa potom viac venovať zákazníkom a zdokonaľovať poskytované služby, čo sa priamo premieta do výsledkov hospodárenia firmy,“ uzatvára zoznam benefitov Pavel Hodinka.

O autoroch prípadovej štúdie

Petr Sodomka pôsobí ako predseda Centra pre výskum informačných systémov, docent Fakulty podnikateľskej, VUT v Brne a konateľ poradenskej spoločnosti CVIS Consulting. Hana Klčová pôsobí ako šéfredaktorka portálu CVIS.CZ a odborná konzultantka poradenskej spoločnosti CVIS Consulting.