Aktuality

Recept na bezchybnú implementáciu – projektový manažér aj na strane zákazníka

16. 8. 2018
Nakladatelství C.H. Beck knihovna

Nakladateľstvo C. H. Beck je spoločnosť s viac ako 200 ročnou tradíciou, ktorá nás pri implementácii informačného systému ABRA Gen príjemne prekvapila moderným prístupom k vedeniu projektov. Mali sme tu česť pracovať s projektovou manažérkou, ktorá sa implementácii na strane zákazníka plne venovala a mala pre to ideálne predpoklady. Bola to pre nás vynikajúca skúsenosť, ktorú by sme radi odporučili každému z našich zákazníkov. Náročný projekt prebehol hladko, profesionálne a k obojstrannej spokojnosti.

Aká bola východisková situácia

Do roku 2012 pracovala spoločnosť len s účtovným systémom, v ktorom bola vedená základná databáza, vystavovali sa objednávky a spracovávali faktúry aj účtovníctvo. Neskôr nakladateľstvo zakúpilo nový CRM, ktorý prevzal pôvodnú databázu z účtovného systému a oba systémy sa naďalej vyvíjali paralelne, bez akéhokoľvek prepojenia. Databáza bola teda roztrieštená a informácie trhané , čo negatívne ovplyvňovalo ako riadenie marketingu, tak využitie obchodného potenciálu. Niektoré výstupy a agendy boli riešené úplne mimo informačný systém, alebo nebolo možné ich v existujúcom systéme automatizovať.

Čo bolo potrebné vyriešiť

Hlavným cieľom nového riešenia bolo predovšetkým zjednotenie a zjednodušenie procesov, ktoré do tej doby boli prevádzkované na viacerých miestach súčasne, a tiež vyššia miera automatizácie. Informačný systém mal vytvoriť jednotnú obchodnú platformu založenú na kvalitnej a rozvíjajúcej sa databáze využiteľnej pre úspešne cielený marketing a obchod.

Aké hlavné zmeny priniesol ABRA Gen

  • Bol vytvorený nový priestor pre zlepšenie kvality zákazníckeho servisu a automatizovaný obchodný proces beck-online vrátane prolongovania predplatného.
  • Pridal mobilné CRM pre obchodníkov, vďaka nemu majú prístup k informáciám cez mobil, čo významne urýchľuje a skvalitňuje obchodný proces. Zjednodušilo sa zadávanie objednávok a vďaka sledovaniu a vyhodnocovaniu obchodných príležitostí je možné tiež lepšie riadenie obchodného tímu.
  • Automatizoval pohľadávky, čí sa minimalizoval počet faktúr po splatnosti a znížila sa celková dlžná čiastka.
  • Automatizoval prijímanie objednávok z e-shopu a ich následné spracovanie distribútorskou spoločnosťou.
  • Zlepšil efektivitu riadenia seminárov a vydávania knižných titulov vďaka kalendáru etáp výroby a rozšírenia prístupu do systému pre redaktorov.
  • Všetky informácie o klientoch a hospodárení spoločnosti sú teraz na jednom mieste, vrátane sledovania nákladov a výnosov, ich vyhodnotenia a manažérskeho reportingu.

Česká pobočka Nakladateľstva C. H. Beck bola založená v roku 1993, avšak nemecký nakladateľský dom, pod ktorý česká pobočka patrí, vznikol už v roku 1763. Európsky líder v oblasti právnickej a ekonomickej literatúry má na svojom konte 9 000 titulov a 70 odborných časopisov. České nakladateľstvo vydáva, distribuuje a predáva odborné periodiká a knižné tituly, prevádzkuje právne informačný systém beck-online a organizuje odborné semináre a konferencie.

„Predávame tri odlišné produkty – odborné právne publikácie (šedé komentáre), právne informačný systém vo forme webovej aplikácie a odborné semináre. Všetky majú spoločný cieľ informovať a vzdelávať v oblastiach práva, svojou povahou sú ale na výstupe úplne odlišné a rovnako odlišný je tiež proces ich vzniku a predajná komunikácia s potenciálnym klientom,“ hovorí Marie Staňková, manažérka projektu implementácie za C. H. Beck.

 

Obojstranné projektové riadenie bolo pre implementáciu zásadné

Ako v jednej z mála firiem sme mali možnosť spolupracovať s profesionálnym projektovým manažérom na strane zákazníka, ktorý mal na projekt dostatočnú kapacitu a perfektne poznal procesy vlastnej firmy. Marie Staňková, ktorá projekt viedla od začiatku do konca, si udržala nielen vynikajúci celkový nadhľad, ale preukázala aj hlbokú znalosť oblastí, za ktoré zodpovedala. Navyše sa stala symbolom a iniciátorom zmeny za zákazníka a interne projekt významne podporovala. Úspech tohto projektu dobre demonštruje, ako významne môže osoba projektového manažéra prispieť k hladkému priebehu implementácie.

„Projektový manažér je taký hromozvod medzi poskytovateľom a svojimi ovečkami vo firme,“ popisuje Marie Staňková a pridáva svoj recept na úspešný projekt: „Implementácia je náročná pre všetkých, predovšetkým časovo. Zamestnanci sú po určitú dobu vystavení enormnému tlaku, nálada sa často prepadá pod bod mrazu. Projektový manažer by mal vedieť povzbudiť, situáciu uhladzovať, ale súčasne nezľaviť, stáť za plánom ako finančným, tak časovým, nepanikáriť, motivovať, a súčasne z toho sám nezkolabovať.“

Čítajte celý rozhovor s Marií Staňkovou TU >>>

Viditeľné výsledky

Zákazníkovi sa otvoril nový priestor pre rozširovanie obchodných príležitostí, posilnenie zákazníckej starostlivosti, a hlavne kvalitnejšie riadenie marketingu z pohľadu správy databáze. Nový ERP ABRA Gen sprehľadňuje firemné procesy a ponúka tak širší kontext k vyhodnoteniu obchodnej stratégie, takže je možné pružne reagovať na aktuálne potreby a prijímať správne manažérske rozhodnutia.

Získali sme kompletné informácie o zákazníkovi na jednom mieste, vieme prijať objednávky z e-shopu a odoslať ich prostredníctvom ABRA Gen našej distribučnej spoločnosti. Vedieme predplatné právneho informačného systému beck-online vrátane jeho automatického obnovovania, sledovať štatistiky využívanie aplikácie a sledovať administráciu účtov; vieme prijať prihlášky na semináre či konferencie, automaticky rozoslať organizačné pokyny aj generovať certifikáty,“  predstavuje výhody ABRA Gen Marie Staňková.

„Vedľa toho sledujeme vďaka CRM proces vzniku každej knihy, komunikáciu s klientmi, dokážeme efektívne viesť marketingové kampane, vyhodnocovať leady a efektívne spravovať databázu z pohľadu GDPR. To všetko korunuje účtovníctvo a výpočty honorárov pre autorov z predaných kníh, čo bola extrémne zložitá kapitola implementácie.“

 Prečo ste si vybrali ABRA Gen?

„Presvedčila nás nielen dvadsaťpäť ročná história firmy, ale predovšetkým otvorená, príjemná a profesionálna komunikácia a kompetentný sales manager, ktorý dokázal po celý čas riešiť celý proces komplexne a do hĺbky. ABRA Gen je naviac previazaný modulárny systém, ktorý umožňuje flexibilnú úpravu parametrov na mieru našim potrebám a ponúka tiež príjemné uživateľské rozhranie. V neposlednom rade naše rozhodnutia podporila kladná referencia nakladateľského domu Portál.

V porovnaní s ostatnými ERP systémami nás ABRA Gen okrem iného prekvapil tiež príjemným uživateľským prostredím, intuitívnym ovládaním a variabilitou. Na prvý pohľad sme tiež boli nadšení definovateľnými panelmi, ktoré si užívateľ sám môže upraviť, a ktoré rýchlo poskytujú sumárne informácie,“ doplňuje Marie Staňková.


Související články a videa