Riadenie leteckej spoločnosti je výzva. Generálna riaditeľka OK AVIATION Group sa jej postavila čelom

Prvá vlna koronavírusovej krízy dopadla na odbor letectva naozaj tvrdo. Lietadlá na zemi, piloti bez práce, zatvorené hranice a problém s dopravou tovaru a náhradných dielov. Ako sa s náhlym výpadkom podstatnej časti biznisu v dobe koronavírusu dokázala popasovať česká skupina OK AVIATION Group, ktorá ponúka všetko pre súkromné lietanie? Na to sme sa opýtali generálnej riaditeľky Kataríny Svatošovej, ktorá nás privítala v sídle firmy na příbramskom letisku. „Koronavírus nás začal ovplyvňovať ešte kým v marci vypukol naplno. Už na konci januára a vo februári naši zákazníci hromadne rušili lety. Potom nasledovali vládne reštrikcie a celá letová prevádzka zostala na zemi,“ zhŕňa začiatok krízy pani Svatošová.

Aké kroky muselo vedenie spoločnosti urýchlene zaistiť?

1. Rýchla reakcia na zmeny – „V rámci výcvikovej činnosti sme sa zamerali na online výuku, upravili sme výukové materiály a vyrobili špeciálne výukové videá.“
2. Revízie stratégie – „Zamysleli sme sa nad spôsobom fungovania v letovej prevádzke a máme nové dlhodobé plány, na ktorých pracujeme.“
3. Intenzívnejší rozvoj e-commerce – „Pracujeme s ABRA Software na automatizácii online predaja a prepojení s informačným systémom. Potrebujeme automatizovať objednávkový proces, následnú fakturáciu a synchronizovať informácie o skladových zásobách. Rozhodli sme sa ukončiť nevyhovujúci externý e-shop a celý online predaj preklopíme na riešenie ABRA e-shop.“
4. Využitie modernizovaného IT – „Už minulý rok sme viac investovali do modernizácie IT, a preto pre nás nebol problém nechať administratívnych zamestnancov na home office.“
5. Zameranie na služby – „ Aj cez zavreté hranice sa nám podarilo zaistiť zákazky na servis lietadiel.“

Čím sa OK AVIATION Group zaoberá?

Pod skupinu OK AVIATION patrí päť dcérskych spoločností zaoberajúcich sa rôznou činnosťou – letiskové služby, predaj lietadiel, servis, podielové vlastníctvo, prevádzka pre majiteľov a výcvik a výroba UL lietadiel. Aká oblasť je pre Vašu firmu kľúčová?

Kľúčovým pre nás vždy bol a stále je predaj lietadiel, najmä exkluzívne zastúpenie značiek PILATUS a PIPER, v teritóriách strednej a juhovýchodnej Európy. Dcérske spoločnosti postupne vznikali ako podpora predaja, aby sme zákazníkom mohli ponúknuť širšie a kvalitnejšie zázemie a sprievodné služby. Na druhú stranu rozvoj jednotlivých spoločností plno podporujeme, čo sa odráža v ich stálom raste. Z ich čísel mám naozajstnú radosť. Podarilo sa nám vytvoriť symbiózu, v ktorej sa spoločnosti navzájom podporujú a dohromady poskytujú komplexnú službu pre majiteľov lietadiel.

Aké lietadlá sa u Vás vyrábajú? Ako taká výroba prebieha?

Vyrábame jeden typ UL lietadla, pre ktorý máme pripravenú kompletnú dokumentáciu o výrobe. Pokiaľ máme všetky komponenty a nedôjde k nejakému neočakávanému zdržaniu, lietadlo vyrobíme za dva mesiace vrátane všetkých povinných testov a kontrol. Bezpečnosť je pre nás vždy na prvom mieste. Kontrolné činnosti sprevádzajú celý proces výroby, preto sú technici s každým lietadlom do detailu oboznámení a svoje skúsenosti uplatňujú v následnom servise.

Aké manažérske taktiky fungujú u generálnej riaditeľky OK AVIATION Group?

S Katarínou Svatošovou sme tiež hovorili na tému riadenia ľudí, motivácie a hľadania energie na prácu a rodinu. Tu je desať jej zaujímavých tipov:

1. Nebojte sa zmien a inovácií. Ani naša zmena z malej rodinnej firmy do veľkej skupiny sa neobišla bez narovnania procesov. Čím skôr to urobíte, tým lepšie.
2. Intenzívne všetky zmeny komunikujeme, aby ich ľudia pochopili, chceli sa na nich podieľať a sami prichádzali s novými nápadmi.
3. Načúvam ľuďom a urobím si na nich čas, keď to potrebujú. Každú prácu si vysvetlíme a overím si, že ju ľudia pochopili.
4. Snažím sa kolegov spoznávať a odhaliť ich limity a silné stránky. Potom môžem zaistiť, že každý bude robiť takú prácu, ktorá ho bude napĺňať. A odvedie ju kvalitne.
5. Dôležitá je motivácia. Máme to ale o to jednoduchšie, že pre väčšinu našich ľudí je motiváciou už len tá vášeň pre lietanie.
6. Podporujeme osobný rozvoj a snažíme sa udržať rodinnú atmosféru. Potrebujeme, aby si všetci vedeli navzájom pomôcť a poradiť si aj so zložitejšími problémami, pretože tu ide predovšetkým o bezpečnosť.
7. Naučila som sa organizovať svoj čas, plánovať si pracovný deň a potom plán dôsledne dodržiavať. Dôležité je tiež vedieť povedať si stop, pre dnes už musím skončiť a venovať sa rodine.
8. Rada pre dobitie energie robím prácu, pri ktorej nemusím premýšľať a zároveň je za mnou vidieť výsledok. Napríklad štiepanie dreva. Milujem knihy a malebnosť českého jazyka. Pri čítaní dokonale relaxujem. A samozrejme úplne najviac mi energiu dodávajú naše tri deti, ktoré sú úplne úžasné a spoločne s mojim mužom sú pre mňa obrovskou životnou oporou.
9. Milujem výzvy. Mám rada, keď musím riešiť zložité veci. A keď sa výsledok podarí, pocit uspokojenia je to, čo ma neustále ženie napred.
10. Uvítam čokoľvek, čo uľahčuje fungovanie firmy.

Ako ABRA Gen zjednodušuje fungovanie OK AVIATION? Kľúčová je previazanosť informácií v systéme

Viete si predstaviť riadenie firmy bez informačného systému? Čo na ňom najviac oceňujete?

Vo svojej podstate neviem. Keď si napríklad chcem urobiť plán výdajov a cash flow, potrebujem vedieť, aké zákazky sú otvorené, aké sa chystajú, čo a kedy máme zaplatiť a kedy zas môžeme očakávať platbu od zákazníka. To všetko je veľmi dôležité a mám to v ABRA Gen k dispozícii. Z dobre poskladaných informácií potom často zistíte prekvapivé fakty. Subjektívny názor môže byť veľmi skreslený.

Presne na niečo podobné naráža aj majiteľ Lékárny.cz Vladimír Finsterle v našom rozhovoru, kde hovorí, že sa vždy rozhoduje na základe faktov, ktoré vychádzajú z presných obchodných dát.

S tým absolútne súhlasím. Koľko krát som si na prvý pohľad myslela, že nejaký produkt robí zásadný biznis, ale z dát sa ukázalo, že skupinka iných menších produktov je pre zákazníkov ďaleko zaujímavejšia. Fakty sú jednoducho pre rozhodovanie nenahraditeľné.

Kde vidíte najväčší priestor pre automatizáciu firemných procesov?

S automatizáciou sme začali v rámci celej spoločnosti, ktorá je skupinovým platcom DPH. Vďaka prepojenosti činností jednotlivých firiem máme pomerne veľkú administratívu s fakturáciou vo vnútri skupiny. Prišlo mi strašné, že sa v jednej firme pomerne dlho zaoberali vystavením faktúry so všetkými náležitosťami, aby potom prišla do druhej firmy, kde niekto opäť trávil neúmerný čas ručným prepisovaním. Prvým krokom automatizácie teda bolo práve preklápanie faktúr medzi spoločnosťami v ABRA Gen. Ukazuje sa, že úspora času je vďaka tomu naozaj veľká.

Aké vidíte výhody práce s faktúrami v elektronickom formáte ISDOC?

ISDOC formát využívame v rámci elektronickej komunikácie vo vnútri skupiny. Radi by sme tento spôsob komunikácie ponúkli aj smerom von. Elektronická výmena dokumentov mi príde kľúčová, pretože efektivita zamestnancov je vďaka nej naraz úplne niekde inde.

Ako Vám pomáha ABRA Gen v zákazkovej výrobe a servise lietadiel?

V ABRA Gen riadime výrobu a servis ultralightov. Systém sme si prispôsobili našim potrebám a spoliehame naň. Skvelé je, že nám na základe týchto aktivít vznikajú rôzne číselníky a evidencie presných výrobných postupov. Z nich potom možno jednoducho naviazať na administratívnu časť. Akonáhle sme v ABRA Gen zaevidovali presný proces výroby prvého lietadla vrátane detailnej evidencie všetkých dielov a ďalšieho materiálu, máme teraz okamžitý prehľad o tom, či sú pre novú objednávku na sklade dostupné všetky komponenty. Využívame minimálne a maximálne skladové stavy. A vďaka presnému umiestňovaniu v sklade skladník vždy perfektne vie, kde má hľadať aj ten najmenšiu skrutku. Na základe všetkých informácií si chystáme servisné kity, aby technici nebehali do skladu pre každú drobnosť. Technik vie dopredu typ lietadla, ktorý bude servisovať, a v prípade pravidelných prehliadok pozná všetky úkony. A teda mu na sklade pripravia kompletný kit všetkého, čo bude pre svoju prácu potrebovať. Obsah je presne daný tým, že ABRA Gen vie, čo sa má v každom úkone odohrať a pokiaľ nejaká súčasť chýba, zaistí bezodkladne objednávku. Veľmi nám pomáha tiež možnosť priložiť ku všetkým dokladom ľubovoľné dokumenty. Ku každému dielu musíme mať kompletnú dokumentáciu a evidenciu histórie. Všetko vďaka tomu máme na jednom mieste pripojené ku konkrétnym príjemcom. Vďaka tomu máme v prípade reklamácie všetky informácie ihneď k dispozícii.

Je nejaká ďalšia oblasť v ABRA Gen, ktorá Vám uľahčuje procesy vo firme?

Za najdôležitejšiu považujem previazanosť. Aj keď sa zrovna pozerám na faktúru, ktorá prišla, som schopná sa rýchle cez obchodné prípady pozrieť na súvisiace doklady a zistiť, či je všetko kompletné a na niečo sme nezabudli. Lepšie tak dokážem sledovať a ovplyvňovať cash flow. Veľmi oceňujem, že mám všetky informácie hneď na monitore, bez toho, aby som kvôli tomu musela zamestnať niekoľko ľudí. To mne a ľuďom okolo mňa významne šetrí čas. ABRA Gen u nás slúži vo veľkej miere aj ku kontrolnej činnosti, kde je táto previazanosť informácií veľmi dôležitá. Človek nemusí u všetkého byť a napriek tomu z dát dokáže potrebný príbeh vyčítať, čo je pre mňa hrozne fajn.