Digitalizace firmy

10 tipov, ako zmeniť a vybrať informačný systém

Každá moderná firma sa neustále rozvíja a zastaralí informačný systém alebo niekoľko pozliepaných softwarových nástrojov už nemusí jej tempu stačiť. Ako taký okamih spoznať a ako sa na zmenu a výber systému pripraviť? Poradíme vám desať tipov, ako pri výbere systému postupovať.

  1. Poznajte vhodný okamžik pre zmenu

    Zamyslite sa nad hladkosťou vnútorných firemných procesov, spýtajte sa manažérov, kľúčových užívateľov informačného systému aj jeho správcu v IT oddelení. Dokáže sa aktuálny systém napojiť na iné aplikácie? Prispôsobí sa novým procesom a inováciám? Funguje stále podľa platnej legislatívy? Reaguje dodávateľ na vaše požiadavky? Nie? Je čas na zmenu.

  2. Sformujte stabilný projektový tím

    Zmenu systému uchopte od začiatku ako projekt, pretože ak už sa rozhodnete pre akýkoľvek systém, budete potrebovať stabilný projektový tím. Vyberte silného lídra a projektového manažéra, ktorý so svojim tímom dokáže zmenu presadiť a dotiahnuť ju do konca. Od začiatku taktiež budú na implementácii spolupracovať s dodávateľom systému.

  3. Identifikujte firemné oblasti, agendy a procesy pre nový systém

    Pozrite sa starostlivo na fungovanie celej firmy a neobmedzujte sa len na oblasti, ktoré pokrýva aktuálny systém. Nasadenie nového systému je príležitosťou k efektívnemu riadeniu nových procesov, integrácii s iným riešením alebo odstráneniu procesov, ktoré nie sú optimálne a zaťažujú chod celej firmy.

  4. Definujte funkčné požiadavky

    V jednotlivých firemných oblastiach určite, čo má nový systém spĺňať. V tomto kroku je dôležité si uvedomiť, že vaši zamestnanci sú zvyknutí pracovať v súčasnom systéme niekoľko rokov, čo ovplyvňuje ich obzor. Zbavte sa všetkých súčasných postupov a definujte požiadavky podľa ich účelu, nesnažte sa hneď navrhovať ich riešenie.

  5. Zvážte všetky dodatočné služby a výhody každého dodávateľa

    K úplnej spokojnosti s fungovaním nového systému nestačí vymenovať len funkčné požiadavky. Pýtajte sa dodávateľa na nemenej dôležité okolnosti vašej dlhodobej spolupráce. Aké dodávateľ poskytuje služby a školenia, koľko bude stáť ročný maintenance, ako funguje hotline, či sú možné individuálne úpravy apod.

ERP ABRA Gen v 63 sekundách

Úvodné zoznámenie s ERP ABRA Gen

Zoznámenie s ERP ABRA Gen

Zoznámenie s ERP ABRA Gen

Základy ovládania ABRA Gen

Ako používať ABRA Gen

  1. Zúžte výber dodávateľov a požiadajte o indikatívnu ponuku

    Požiadavky máte spísané, teraz si ku každému stanovte jeho váhu. Zmapujte dodávateľov informačných systémov a podľa váhy svojich požiadavkou zúžte výber maximálne na desať. Požiadajte dodávateľa o indikatívnu ponuku na základe svojho zadávacieho dokumentu. Zodpovedný dodávateľ si zjedná osobnú návštevu, aby mohol zostaviť ponuku presne na mieru vašej firmy.

  2. Nastavte si rozpočet

    Stanovenie rozpočtu nasadenie nového systému je jedným zo zásadných počiatočných parametrov. Hranicu si nastavte podľa indikatívnych ponúk a pridajte cca 20% rezervu na zmeny. Spočítajte si návratnosť investície, do ktorej je možné zahrnúť aj úsporu ľudskej práce.

  3. Udržte správne tempo výberového konania

    Výberové riadenie by malo trvať cca dva až dva a pol mesiaca. Zdá sa vám to krátka doba? Naopak. Vždy sa snažte kontinuálne udržovať nasadenie užívateľov a svižné tempo plnenia jednotlivých krokov. Zdržania, mlčanie a čakanie vedú akurát ku zmätkom, kedy si nebudete istí, kto a čo vám vlastne prezentoval.

  4. Starostlivo nastavte kritéria výberu

    V rámci výberového riadenia stanovte váhu jednotlivým kritériám, ktoré porovnávate – napr. cena, funkcie systému, referencie. Bodové hodnotenie objektívnych kritérií stanoví líder projektu, pri subjektívnych kritériách budú mať slovo kľúčoví užívatelia – vhodné je anonymne hlasovať a následne výsledky vyhodnotiť.

  5. Vyžiadajte si referenčnú návštevu

    Vyžiadajte si referenčnú návštevu u zákazníka s podobne zameraným biznisom a sledujte, ako vo svojej firme systém využíva, ako s ním rastie a ako s ním pracujú bežní užívatelia. Pýtajte sa na čokoľvek, čo vás zaujíma.

So zmenou a výberom informačného systému vám radi pomôžeme. Kontaktujte nás.

Pokiaľ výberu dodávateľa systému venujete náležitú pozornosť hneď od samého počiatku, vráti sa vám v podobe dlhodobého vzájomne prospešného partnerstva. Naše tipy tvoria hlavnú kostru postupu pri náročnom výbere informačného systému.

Zaujímajú vás podrobnosti, ako v jednotlivých bodoch postupovať? Stiahnite si našu podrobnú príručku, ktorá vás krok za krokom prevedie jednotlivými fázami výberu ERP systému. Nájdete v nej mimo iného aj rôzne tipy a rady, ako sa pri výbere vyvarovať bežným chybám, ktoré firmy často stoja veľa času aj nemalé peniaze.

Stiahnite si nášho sprievodcu s radami Ako sa pripraviť na zmenu a výber ERP systému.

ABRA zpravodaj

Zadejte svůj e-mail:

Souhlas se zpracováním osobních údajů *