S nasadením ABRA BI máme konečne "INFORMAČNÝ" systém, hovorí majiteľ firmy Bricol - M
14. 7. 2017
Rýchly a prehľadný prísun informácii je pre neho v podnikaní kľúčový. Majiteľ juhomoravskej firmy Bricol-M Peter Dobeš si už bez dokonalých obchodných reportov nedokáže riadenie firmy predstaviť. Graficky prehľadne znázornené informácie mu pravidelne servíruje nástroj pre business intelligence ABRA BI čerpajúce priamo z dát informačného systému ABRA Gen. Bricol-M je najväčší obchod s fľaškami, sklom a uzávermi v Českej a Slovenskej republike. Na trhu pôsobí od roku 1997. Má dve pobočky, jednu na Slovensku a jednu v Čechách, pričom každá z nich má obrat cez 100 mil. Kč a zamestnáva zhruba 20 zamestnancov.
Kde vo firme vidíte najväčšiu potrebu využitia informačného systému?
Už z názvu informačný systém vyplýva, že sa jedná o službu, ktorá má slúžiť ľudom a dávať im informácie. Vyžadujeme od nej, aby užívatelia vždy dokázali potrebné informácie rýchlo nájsť. V dnešnej dobe je problémom obrovský prísun dát, s ktorým si často nevieme rady. Práve preto je dôležité vedieť dáta dobre spracovávať a predovšetkým následne správne využívať. Zásadné je v tomto smere vysvetliť užívateľom systému, prečo sa po nich chce, aby kŕmili nejaký stroj kvantom dát. Užívatelia v tom totiž často nevidia zmysel, nakoľko im nikto nikdy nevysvetlil, že ich vložený údaj nejaká iná strana potrebuje. Preto sa vždy snažím zamestnancom vysvetľovať, v čom je ich práca so systémom firme prínosná.
Prečo ste si vybrali ABRA Gen? Aké najväčšie zmeny ste po implementácii systému na chode firmy zaznamenali? V čom vidíte jeho najväčšie výhody?
ABRA Gen ako komplexné riešenie sme si vybrali v roku 2010. Už pred tým sme na českej strane využívali software ABRA pre účtovníctvo a k tomu sme pracovali s odbytovým programom vytvoreným na mieru. Česká aj Slovenská firma sa začali rozrastať a my sme začali hľadať software, ktorý by obchodníkom poskytoval relevantné informácie, zaistil komplexnú správu všetkých firemných oblastí a zároveň poskytoval software v Čechách aj na Slovensku. Bolo pre nás dôležité mať jeden software v oboch pobočkách s tým, že všetky dáta sa zhromažďujú v jednej spoločnej databázy a každý údaj stačí zadať do systému len raz. Chceli sme sa tak raz a na vždy zbaviť chaotických wordovských dokumentov a excelovských tabuliek, v ktorých nemôžete nič nájsť.
Jednu z výhod vidím v tom, že ABRA Gen ľudí núti vykonávať úkony, ktoré by inak nerobili. Napríklad pokiaľ chcete mať na faktúre vyplnenú nejakú X položku, neuloží sa, pokiaľ ju užívateľ nevyplní.
Využívate nástroj Business Intelligence ABRA BI. Ako vám pomáha a v čom pozorujete hlavné prednosti?
Už od začiatku práce s ABRA Gen sme začali pracovať s externým nástrojom, ktorý podobne ako ABRA BI zbiera dáta a generuje ich do rôznych prehľadov. Tento nástroj bol pre nás zložitý a neohrabaný v tom, že nemal priame prepojenie s ABRA Gen. Aby začali ľudia obchodné prehľady používať, potrebovali jednoduché tlačidlo priamo v ABRA Gen, ktoré zobrazí všetky informácie v prehľadnej podobe. Pokiaľ museli ľudia prejsť ručne na nejaký odkaz a tam si niečo nastavovať, nefungovalo to. Ľudia skrátka potrebujú mať všetko priamo naservírované. Práve túto jednoduchosť nám prinieslo riešenie ABRA BI. Ponúka nám prehľadné výsledky, grafy a farebne vyznačené dôležité informácie. Stačí sa pozrieť na prehľad jedným okom a hneď je jasné, akým smerom sa dáta uberajú.
U nás už sme si na dáta z ABRA BI zvykli natoľko, že keď výnimočne dôjde k výpadku, nastáva skoro panika, pretože ľudia potrebujú mať informácie pre rozhodovanie neustále dostupné online.
V rámci BI máte implementovanú kartu zákazníka, kartu dodávateľa, kartu produktov a mapu zákazníkov. Ako s týmito kartami pracujete a prečo sú pre Vás dôležité?
Dáta sme sa snažili rozdeliť podľa potrieb jednotlivých užívateľov. Napríklad obchodník potrebuje mať informácie o zákazníkovi na jednom mieste. Preto sme urobili kartu zákazníka zvlášť pre ČR a SR. Z nej sú ihneď jasné všetky informácie – vývoj obratu, rabatu a za koľko zákazník nakupuje tovar. V ďalších záložkách máme prehľad produktov, ktoré zákazník často odoberá s možnosťou zoradenia podľa rôznych kritérií, platobnej morálky ukazujúcej vývoj splatnosti faktúr, individuálne ceny, všetku komunikáciu a aktivity so zákazníkom, reklamácie s detailným popisom vrátane finančnej bilancie, trasu k zákazníkovi, ktorá sa automaticky generuje podľa GPS, a konečne výrobky zákazníka, čo je taký manuál pre zákazníkov ukazujúci, aké naše poháre, fľašky či viečka potrebuje pre svoje produkty.
Karta produktov je previazaná s kartou zákazníka. Zobrazuje nám prehľadne všetky informácie o produktoch, aké je množstvo na sklade, kde sa nachádza, predaje, rabaty. Ľahko tak vidíme, ako sa výrobok vyvíja, či je ziskový či stratový. Ďalej vidíme odberateľov v ČR aj SR, zmeny odberu v závislosti na cene a rôznych akciách, marketingové aktivity s previazaním na vyhodnotenie úspešnosti, aktuálne objednávky a špeciálne ceny u vybraných klientov. Podobne funguje aj karta dodávateľov.
Skvelá vec je, že všetky tieto karty a vôbec celý ABRA BI funguje aj na mobilnom telefóne. Takže pred každým jednaním s dodávateľom či zákazníkom, s ktorým som už dlhšiu dobu nebol v kontakte, si napríklad behom cesty k nemu na mobile rýchlo naštudujem všetky potrebné informácie, ktoré mám prehľadne pohromade.
Aké využívate obchodné prehľady? V čom Vám pomáhajú a ako často sa generujú?
Pôvodne sme vyhodnocovali dáta z denných súhrnov generovaných z ABRA Gen. Stále nám ale chýbala grafika – graf, z ktorého je hneď vidieť, či hodnoty stúpajú, či klesajú. V ABRA BI sme si urobili reporty, ktoré sa denne odosielajú do e-mailu všetkým zamestnancom, ktorí hneď vidia za koľko predali, pretože sú podľa toho odmeňovaní. Použitie ABRA BI má výhodu v tom, že nezaťažuje informačný systém ani e-mail a posiela odkaz na predom pripravenú stránku s grafickými prehľadmi. Dáta vidíme zvlášť pre ČR a SR a funguje nám tak medzi pobočkami istá súťaživosť. Preto všetky staré reporty z naplánovaných úloh postupne prerábame do ABRA BI. Najnovší ukazovateľ predaja obchodníkov máme vo forme grafického budíku, ktorý ukazuje nakoľko majú splnené. Podobné prehľady máme v pláne ďalej upravovať a rozvíjať tak, aby predovšetkým motivovali ľudí k vyššiemu výkonu a lepšej produktivite.
Máte pobočky v Českej aj Slovenskej republike, ako sa dáta z oboch pobočiek premietajú do ABRA BI?
Dáta sa do ABRA BI generujú z oboch systémov, českého aj slovenského. V jednotlivých grafických prehľadoch sa potom snažíme porovnávať dáta dohromady, pokiaľ to ide, aby ja ako majiteľ mal rýchly prehľad za obe pobočky. Je skvelé, že mám dáta pohromade a môžem obe firmy porovnávať. Napríklad na karte produktov krásne vidím predaje konkrétnych produktov v ČR a SR a môžem veľmi rýchlo zistiť príčiny, prečo sa ten ktorý produkt predával horšie.
V ABRA BI máte vytvorenú „Olympiádu“, ktorá Vám zobrazuje zákazníkov rozdelených do kategórií podľa obratu. V čom je pre Vás dôležitá?
V našej Olympiáde raz za rok rozdelíme zákazníkov do skupín podľa obratu a priradíme im zlatú, striebornú, bronzovú a zemiakovú medailu. Potom v prehľadnom grafe vidíme, aké je naše zákaznícke portfólio a podľa rôznych kritérií vyhodnotíme obchodné prínosy jednotlivých medailistov. Môžeme tak dôkladne analyzovať vývoj a budúce stratégie, kam investovať peniaze a čas, aby sme dosiahli čo najefektívnejšieho zisku.
Aké sú vaše plány do budúcna? Ako vám pomôže k ich naplneniu informačný systém ABRA Gen?
Máme celý zoznam požiadaviek na ďalšie úpravy ABRA BI, ale teraz v lete sa tomu nemám čas venovať, pretože rozbiehame ranč, kde máme nejaké rodea. Vlastne to je ďalšia prevádzka v gastronómii, kde rovnako plánujeme využiť ABRA BI. Potrebujeme dostať do reportov, či bude prevádzka fungovať správne.
ABRA Gen je super systém, my sme s ním spokojní. Pochopiteľne občas musíme niečo upraviť podľa našich predstáv a s tým nám vychádza v ústrety konzultant ABRA Software. Zapisujeme taktiež svoje poznatky a pripomienky, ktoré by sme radi videli zapracované priamo v systéme, pretože si myslíme, že by ich mohli využiť všetci. Teraz sa snažíme veľkou mierou prispôsobiť v ABRA Gen maloobchodný gastro predaj, aby vyhovoval našim požiadavkám.
Okrem projektu v gastronómii implementujeme Balíkobot a určite budeme pokračovať v reportoch v ABRA BI, ktoré majú slúžiť k motivácii obchodníkov a zefektívneniu práce. Teraz napríklad pracujeme na logistických reportoch. Informačný systém nám poskytuje relevantné dáta, koľko skladníci vyskladnili položiek, ako dlho im to trvalo apod. Na základe nich sme schopní vyhodnotiť skutočné zaťaženie zamestnancov a celej prevádzky. Hľadáme taktiež spôsob, ako zamestnancov motivovať, vylepšujeme systém odmeňovania a snažíme sa zapojiť ABRA BI, aby poskytoval názorné výsledky. Nejlepšie totiž obchodník funguje, keď ráno prevedie nejakú obchodnú akciu a o piatej popoludní už sa dozvie, za koľko predal a akú bude mať výplatu.
V rámci BI máte implementovanú kartu zákazníka, kartu dodávateľa, kartu produktov a mapu zákazníkov. Ako s týmito kartami pracujete a prečo sú pre Vás dôležité?
Dáta sme sa snažili rozdeliť podľa potrieb jednotlivých užívateľov. Napríklad obchodník potrebuje mať informácie o zákazníkovi na jednom mieste. Preto sme urobili kartu zákazníka zvlášť pre ČR a SR. Z nej sú ihneď jasné všetky informácie – vývoj obratu, rabatu a za koľko zákazník nakupuje tovar. V ďalších záložkách máme prehľad produktov, ktoré zákazník často odoberá s možnosťou zoradenia podľa rôznych kritérií, platobnej morálky ukazujúcej vývoj splatnosti faktúr, individuálne ceny, všetku komunikáciu a aktivity so zákazníkom, reklamácie s detailným popisom vrátane finančnej bilancie, trasu k zákazníkovi, ktorá sa automaticky generuje podľa GPS, a konečne výrobky zákazníka, čo je taký manuál pre zákazníkov ukazujúci, aké naše poháre, fľašky či viečka potrebuje pre svoje produkty.
Karta produktov je previazaná s kartou zákazníka. Zobrazuje nám prehľadne všetky informácie o produktoch, aké je množstvo na sklade, kde sa nachádza, predaje, rabaty. Ľahko tak vidíme, ako sa výrobok vyvíja, či je ziskový či stratový. Ďalej vidíme odberateľov v ČR aj SR, zmeny odberu v závislosti na cene a rôznych akciách, marketingové aktivity s previazaním na vyhodnotenie úspešnosti, aktuálne objednávky a špeciálne ceny u vybraných klientov. Podobne funguje aj karta dodávateľov.
Skvelá vec je, že všetky tieto karty a vôbec celý ABRA BI funguje aj na mobilnom telefóne. Takže pred každým jednaním s dodávateľom či zákazníkom, s ktorým som už dlhšiu dobu nebol v kontakte, si napríklad behom cesty k nemu na mobile rýchlo naštudujem všetky potrebné informácie, ktoré mám prehľadne pohromade.
Aké využívate obchodné prehľady? V čom Vám pomáhajú a ako často sa generujú?
Pôvodne sme vyhodnocovali dáta z denných súhrnov generovaných z ABRA Gen. Stále nám ale chýbala grafika – graf, z ktorého je hneď vidieť, či hodnoty stúpajú, či klesajú. V ABRA BI sme si urobili reporty, ktoré sa denne odosielajú do e-mailu všetkým zamestnancom, ktorí hneď vidia za koľko predali, pretože sú podľa toho odmeňovaní. Použitie ABRA BI má výhodu v tom, že nezaťažuje informačný systém ani e-mail a posiela odkaz na predom pripravenú stránku s grafickými prehľadmi. Dáta vidíme zvlášť pre ČR a SR a funguje nám tak medzi pobočkami istá súťaživosť. Preto všetky staré reporty z naplánovaných úloh postupne prerábame do ABRA BI. Najnovší ukazovateľ predaja obchodníkov máme vo forme grafického budíku, ktorý ukazuje nakoľko majú splnené. Podobné prehľady máme v pláne ďalej upravovať a rozvíjať tak, aby predovšetkým motivovali ľudí k vyššiemu výkonu a lepšej produktivite.
Máte pobočky v Českej aj Slovenskej republike, ako sa dáta z oboch pobočiek premietajú do ABRA BI?
Dáta sa do ABRA BI generujú z oboch systémov, českého aj slovenského. V jednotlivých grafických prehľadoch sa potom snažíme porovnávať dáta dohromady, pokiaľ to ide, aby ja ako majiteľ mal rýchly prehľad za obe pobočky. Je skvelé, že mám dáta pohromade a môžem obe firmy porovnávať. Napríklad na karte produktov krásne vidím predaje konkrétnych produktov v ČR a SR a môžem veľmi rýchlo zistiť príčiny, prečo sa ten ktorý produkt predával horšie.
V ABRA BI máte vytvorenú „Olympiádu“, ktorá Vám zobrazuje zákazníkov rozdelených do kategórií podľa obratu. V čom je pre Vás dôležitá?
V našej Olympiáde raz za rok rozdelíme zákazníkov do skupín podľa obratu a priradíme im zlatú, striebornú, bronzovú a zemiakovú medailu. Potom v prehľadnom grafe vidíme, aké je naše zákaznícke portfólio a podľa rôznych kritérií vyhodnotíme obchodné prínosy jednotlivých medailistov. Môžeme tak dôkladne analyzovať vývoj a budúce stratégie, kam investovať peniaze a čas, aby sme dosiahli čo najefektívnejšieho zisku.
Aké sú vaše plány do budúcna? Ako vám pomôže k ich naplneniu informačný systém ABRA Gen?
Máme celý zoznam požiadaviek na ďalšie úpravy ABRA BI, ale teraz v lete sa tomu nemám čas venovať, pretože rozbiehame ranč, kde máme nejaké rodea. Vlastne to je ďalšia prevádzka v gastronómii, kde rovnako plánujeme využiť ABRA BI. Potrebujeme dostať do reportov, či bude prevádzka fungovať správne.
ABRA Gen je super systém, my sme s ním spokojní. Pochopiteľne občas musíme niečo upraviť podľa našich predstáv a s tým nám vychádza v ústrety konzultant ABRA Software. Zapisujeme taktiež svoje poznatky a pripomienky, ktoré by sme radi videli zapracované priamo v systéme, pretože si myslíme, že by ich mohli využiť všetci. Teraz sa snažíme veľkou mierou prispôsobiť v ABRA Gen maloobchodný gastro predaj, aby vyhovoval našim požiadavkám.
Okrem projektu v gastronómii implementujeme Balíkobot a určite budeme pokračovať v reportoch v ABRA BI, ktoré majú slúžiť k motivácii obchodníkov a zefektívneniu práce. Teraz napríklad pracujeme na logistických reportoch. Informačný systém nám poskytuje relevantné dáta, koľko skladníci vyskladnili položiek, ako dlho im to trvalo apod. Na základe nich sme schopní vyhodnotiť skutočné zaťaženie zamestnancov a celej prevádzky. Hľadáme taktiež spôsob, ako zamestnancov motivovať, vylepšujeme systém odmeňovania a snažíme sa zapojiť ABRA BI, aby poskytoval názorné výsledky. Nejlepšie totiž obchodník funguje, keď ráno prevedie nejakú obchodnú akciu a o piatej popoludní už sa dozvie, za koľko predal a akú bude mať výplatu.
